Zeiterfassung-Software: 6 Top-Tools im Vergleich

"Zeiterfassung, yeah!" – said no one ever. Es ist das Lieblingsthema vieler Agenturen und Unternehmen... oder auch nicht. 🧐

Leider hat die klassische Zeiterfassung oft einen fahlen Beigeschmack. Die Mitarbeiter*innen fühlen sich kontrolliert und sind genervt vom ewigen Stunden tracken.

Doch richtig eingesetzt ist die Projektzeiterfassung sowohl für das Unternehmen als auch für jedes Teammitglied eine super Basis für eine effiziente und glücklichere Arbeit. Mit einer smarten Projektzeiterfassung behaltet ihr den Überblick über eure Kapazitäten.

Meetings, das daily Business - alles Zeitblocker, die euch von der Arbeit an den großen Projekten abhalten. Wäre doch toll, diese Stunden mal sichtbar zu machen, oder? 🤩

Wieso eine Projektzeiterfassung wirklich sinnvoll ist

[.toc-name]Warum Zeiterfassung?[.toc-name]

• Wisst ihr, wie viel Zeit jedes Teammitglied wirklich für die Projektarbeit zur Verfügung hat, könnt ihr Meilensteine, Abstimmungen und Deadlines viel realistischer planen. Das hilft euch langfristig sicher im Zeitplan zu bleiben und unnötige Überstunden gehören der Vergangenheit an.

• Eine Krankheitswelle im Team oder die spontane Anfrage eines super-wichtigen Kundens? Dank der transparenten Übersicht der Kapazitäten plant ihr schnell um und die verfügbaren Stunden werden auf neue Aufgaben priorisiert.

• Auch die Erstellung von Abrechnungen, sowohl für Projekte als auch auf Stundenbasis, geht dank der bereits erfassten Zeiten innerhalb weniger Klicks. Endlich keine Stunden mehr schätzen - juhu!

Die Vorteile der Projektzeiterfassung

[.toc-name]Vorteile der Zeiterfassung[.toc-name]

Es ist hilfreich, dass gesamte Team an Bord zu holen, wenn es darum geht, eine Projektzeiterfassung einzuführen. Denn wenn jede*r weiß, aus welchen Gründen die zeitliche Erfassung der Arbeitsstunden eingesetzt wird, ist auch die Motivation viel größer, die eigenen Stunden zu tracken - je nach Tool sogar mit Spaß.

Die wichtigsten Vorteile der Projektzeiterfassung auf einen Blick:

👉 Verbesserte interne Planung und Angebotsstellung

👉 Gesteigerte Produktivität und Selbstmanagement

👉 Effizientes Arbeiten ohne Zeitfresser- Überstunden werden sichtbar

👉 Selbstständiges Arbeiten im Home Office

👉 Rechtzeitige Erledigung von Aufgaben

👉 Einfache Erstellung von Abrechnungen

Tobias Hagenau, Co-Founder von awork, verfolgt auch seine Arbeitszeiten. Dadurch erhält er einen detaillierten Einblick, für welche Bereiche des Unternehmens er seine Zeit aufwendet. Er kann nicht nur den tatsächlichen Aufwand viel besser einschätzen, sondern kennt auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten und kann jederzeit über seine Prioritäten nachdenken. Das macht die Zeiterfassung zu einem unersetzlichen Werkzeug für die kontinuierliche Verbesserung seiner Produktivität.

Funktionen einer guten Projektzeiterfassungssoftware

[.toc-name]Software: Must-Have Funktionen[.toc-name]

1. Automatische Zeiterfassung: Die Software sollte die Arbeitszeit genau und ohne viel Aufwand erfassen.
2. Projekt- und Aufgabenverwaltung: Du solltest Projekte und Aufgaben anlegen und ihnen Zeiten zuordnen können.
3. Berichterstellung: Übersichtliche Berichte für das Controlling und zur Rechnungsstellung sind wichtig.
4. Mobile Kompatibilität: Eine App oder mobile Version ermöglicht die Zeiterfassung auch unterwegs.
5. Integration: Die Software sollte sich in andere Systeme wie Buchhaltung oder Projektmanagement einbinden lassen.
6. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung spart Zeit und fördert die Akzeptanz bei den Nutzern.

[.no-toc]Überblick über die 6 besten Zeiterfassungstools[.no-toc]

Die beste Lösung für eine effiziente Zeiterfassung ist eine Zeiterfassungssoftware, mit der du und dein Team lukrativer arbeiten können. Deshalb helfen wir dir in diesem Artikel, das richtige Zeiterfassungstool zu finden. Wir stellen dir die 6 besten Zeiterfassungssoftwares vor und werfen einen genauen Blick auf ihre jeweiligen Vor- und Nachteile.

Tool #1: awork – Workmanagement-Tool mit Planung im Fokus

[.toc-name]Tool #1: awork[.toc-name]

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awork ist die All-in-One-Lösung für produktive Teams jeder Größe, die nicht nur ihre Zeiten erfassen wollen, sondern auch ein Tool für intelligentes Projektmanagement suchen.

👍 Pro: 

• awork ist ein praktisches PM-Tool für die Teamplanung
• Cloud-basierte Software mit Servern in Deutschland  
• ‍Smartes Projektmanagement mit smarter Zeiterfassung
• Integriert die Zeiterfassung einfach in deinen Arbeitsablauf
• Erfasse Zeiten auf Projekte und Aufgaben per Stoppuhr, Drag & Drop oder direkt im Browser
• Nutze die Kalenderintegration, um Meetings direkt in Zeiten umzuwandeln
• Exportiere die Zeiterfassung für Benutzer, Projekte, Kunden - setze einfach die Filter, wie du willst - und exportiere in PDF oder Excel
• Praktische Integrationen zu Rechnungs- und Personaltools

👎 Con:

• awork ist kein kostenloses Tool

[.b-button-primary] awork Video: Zeiterfassung & Reports [.b-button-primary]

Es überrascht nicht, dass wir glauben, dass unser eigenes Produkt awork zu den besten Zeiterfassungssoftware für Teams auf dem Markt gehört. Kann das nicht jeder sagen? Stimmt - aber wirf einen Blick auf unsere Kundenrezensionen, und sie werden es dir auch sagen. Wenn du dich selbst davon überzeugen willst, starte einfach die kostenlose 14-tägige Testversion.

[.b-testimonial]Besonders die Kombination von Zeiterfassung und mobile App ist für mich sehr angenehm.[.b-testimonial]

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Tool #2: Monday – Simples und einfaches Erfassen von Arbeitszeiten

[.toc-name]Tool #2: Monday[.toc-name]

Amerikanischer Marktführer in puncto Zeiterfassung Software und für Teams geeignet, die keinen Wert auf DSGVO-Konformität legen.

👍 Pro: 

• Zeiterfassung des amerikanischen Marktführers kann direkt ohne Setup genutzt werden
• Zeiterfassung auf Projekte und Aufgaben innerhalb der Projektmanagement-App: Timer beim Starten und Stoppen der Arbeit anklicken

👎 Con: 

• Die Server von Monday befinden sich in den USA

[.b-related-article] awork als Alternative zu monday.com [.b-related-article]

Tool #3: TimO24 – Vielseitige Zeitmanagement-Software

[.toc-name]Tool #3: TimO24[.toc-name]

Mit dieser Möglichkeit zur Zeiterfassung sind besonders kleine bis mittlere Teams gut beraten.

👍 Pro: 

• DSGVO-konforme Zeiterfassungssoftware
• Bietet Nutzern ein individuelles Konto zur Verwaltung der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsanträge
• Ermöglicht verschiedene Auswertungen der Zeitangaben
• Schnittstellen zu DATEV, Lexware & Co.
• Per Webbrowser, App oder auch per Terminal nutzbar

👎 Con: 

• TimO24 ist spezialisiert auf kleine bis mittlere Teams und bietet keine kostenlose Lösung

Tool #4: Timetac – Benutzerfreundliche, flexible Zeiterfassung

[.toc-name]Tool #4: Timetac[.toc-name]

Timetac ist ideal für Teams, die flexibel arbeiten wollen und ist auf geräteübergreifende Zeiterfassung spezialisiert.

👍 Pro: 

• Unterstützt schnelles und flexibles Zeitmanagement
• Sie kann geräteübergreifend genutzt werden
• Synchronisiert zwischen allen Geräten
• Buche deine Arbeitszeit mit ein paar Klicks , je nach Arbeitssituation - ob Meeting, Reisezeit oder Pausenzeit

👎 Con: 

• Timetac ist keine kostenlose Lösung

Tool #5: ZEP Zeiterfassung – Projektorientiertes Arbeiten mit Zeiterfassungssoftware

[.toc-name]Tool #5: ZEP Zeiterfassung[.toc-name]

Individualisierbare Zeiterfassung für alle Branchen und Teamgrößen.  

👍 Pro: 

• Webbasiertes Tool für die Online-Zeiterfassung
• Geeignet für die Erstellung von Stundenzetteln und bietet eine integrierte Reisekostenabrechnung
• Geeignet für alle Branchen und Teamgrößen
• Individuelle Zusatzfunktionen wie Erinnerungen für die Rechnungsstellung, Kalenderserver für Geschäftstermine usw. können zusätzlich gebucht werden

👎 Con: 

• Zep ist keine freie Software

Tool #6: Kimai – Die Open-Source-Lösung

[.toc-name]Tool #6: Kimai[.toc-name]

Kostenloses Zeiterfassungstool, welches aufgrund seiner Einfachheit und der Beschränkung auf die wichtigsten Funktionen besonders für Einsteiger geeignet ist.

👍 Pro: 

• Erfasse und verwalte deine Arbeitszeiten und exportiere sie in Excel, HTML und PDF
• Kostenlose Zeiterfassungssoftware
• Du kannst deinen Browser sogar schließen, während die Zeiterfassung läuft, um es bequemer zu haben
• Verschiedene Auswertungen zu deiner Arbeitszeit sind über das Dashboard sichtbar
• Drucke Rechnungen an Kunden direkt aus Kimai mit Zielformaten wie DOCX oder HTML

👎 Con: 

• Kimai hat nur grundlegende Funktionen und ist daher für komplexere Aufgaben weniger geeignet

Warum für eine Software bezahlen, wenn es kostenlose gibt?

[.toc-name]Warum für ein Tool zahlen?[.toc-name]

• Die meisten kostenlosen Apps decken nur die grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung ab, wohingegen Smart Work Management, wie awork, verschiedene Zeiterfassungs- und Berichtsoptionen bietet.
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• Mit awork hast du mehrere Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten, um sinnvolle und wertvolle Zeitauswertungen zu erstellen.
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• Neben der praktischen Zeiterfassung ist awork ein vollwertiges Werkzeug für Projektmanagement und Teamorganisation.
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• Statt mehrerer Tools brauchst du nur noch ein Tool, um den Arbeitsfortschritt deines Teams zu verfolgen.

[.b-testimonial]Wir sind von Asana zu awork gewechselt. Die Flexibilität von awork von der Zeiterfassung bis hin zur Aufgabenerstellung gefällt mir bei awork ganz besonders.[.b-testimonial]

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Für welche Branchen ist eine Projektzeiterfassungssoftware sinnvoll?

Eine Projektzeiterfassungssoftware ist für viele Branchen sinnvoll, besonders für solche, in denen Projektarbeit zentral ist. Dazu gehören IT und Softwareentwicklung, Ingenieurwesen, Architektur, Beratungsfirmen, Marketing- und Werbeagenturen, sowie Bauunternehmen. Sie hilft dabei, den Überblick über Arbeitsstunden, Ressourcenplanung und Budgeteinhaltung zu behalten. Auch Freelancer und Agenturen profitieren von einer genauen Zeiterfassung für eine transparente Abrechnung gegenüber ihren Kunden

Du suchst nach weiteren Informationen über Zeiterfassungssoftware? Schau dir die Zeiterfassungsfunktionen auf awork an.

[.b-button-primary] awork Zeiterfassung [.b-button-primary]

Wie kann Projektzeiterfassung zur Effizienzsteigerung beitragen

Projektzeiterfassung hilft euch, einen genauen Überblick zu bekommen, wie viel Zeit einzelne Arbeitsvorgänge in Anspruch nehmen. So erkennt ihr, welche Projekte oder Aufgaben besonders zeitintensiv sind und könnt Prozesse optimieren. Das führt zu einer effektiveren Ressourcenplanung und kann die Produktivität des Teams steigern, da Engpässe identifiziert und Arbeitsabläufe besser koordiniert werden. Durch die genaue Zeiterfassung von Projekten habt ihr außerdem die Möglichkeit, Kosten transparenter zu kalkulieren und eure Projektplanung zukünftig noch präziser zu gestalten.

Projektzeiterfassungssoftware meets New Work

Die Erfassung von Arbeitszeiten kann dir helfen, das Selbstmanagement deiner Kolleg*innen zu fördern. Gerade in Zeiten von New Work ist dieser Aspekt nicht mehr unwichtig. Anstelle eines starren, richtlinienbasierten Tagesablaufs ist es  du deinem Team im Home Office die Möglichkeit geben, ihre Zeit frei zu gestalten. Wenn nun alle Arbeitsstunden aufgabenbezogen erfasst werden, statt nur die Anwesenheit, können Zeitfresser besser entlarvt werden. Das hilft dabei, die eigene Arbeitszeit besser zu nutzen und so die eigenen Kapazitäten zu managen

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Smoother Start einer neuen Projektzeiterfassungssoftware

Wenn du eine Zeiterfassungssoftware einführst, kommuniziere die Entscheidung im Voraus transparent mit deinem Team!

Der wichtigste Aspekt bei der Auswahl der Software ist einfach: Du musst wissen, ob dein Team sinnvoll damit arbeiten kann - ein hochkomplexes Tool nützt nichts, wenn niemand in deinem Team freiwillig die Arbeitszeiten erfasst. 🤓

Bei der Auswahl einer Software empfehlen wir dir, je nach Teamgröße und Anforderungen auch auf die Vielfalt der Möglichkeiten zur Zeiterfassung und -auswertung zu achten.

Arbeite zunächst selbst mit dem neuen Zeiterfassungstool, um es zu bewerten, und bitte dein Team nach der Einführung um Feedback. Alle Beteiligten sollten in der Lage sein, es richtig zu nutzen, damit keine zusätzliche Arbeit entsteht.

Es kann auch sinnvoll sein, einen Workshop zur Einführung eines Zeiterfassungssystems anzubieten. Indem du die Vorteile der Zeiterfassung für die Beschäftigten und das Unternehmen klar kommunizierst, kannst du die Akzeptanz in deinem Team fördern und Transparenz schaffen.

Fazit

Im Dschungel der Zeiterfassungstools haben wir von awork den richtigen Überblick und zeigen dir die Vor- und Nachteile der Top 6 Zeiterfassungssoftware. Hast du schon deinen Favoriten gefunden?

Wenn du awork ohne Angabe einer Kreditkarte und ohne Verpflichtung testen möchtest, hast du jetzt die Gelegenheit dazu!

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