Kommt dir das folgende Szenario bekannt vor? Aufgrund aktueller Umstände bist du gezwungen, deinen Arbeitsplatz vom Büro ins Homeoffice zu verlegen. Der Kontakt zu deinen Lieblingskolleginnen und -kollegen schwindet, und auch der tägliche Plausch an der Kaffeemaschine fällt weg.
Plötzlich vermisst du sogar die blöden Witze deiner Kollegen. Stattdessen sitzt du allein zu Hause in einem unaufgeräumten Chaos... Und dann fordert dein Chef das Team auf, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Was hat es damit auf sich?
Zeiterfassung ist ein heiß diskutiertes Thema: Die einen befürworten sie vehement, die anderen halten sie für absoluten Unsinn. In diesem Artikel stellen wir beide Perspektiven gegenüber und erklären, warum Zeiterfassung trotz aller Vorurteile sinnvoll ist.
Zeiterfassung als Mittel der Kontrolle
Jeder, der sich mit dem Thema Zeiterfassung beschäftigt, kennt sie. Ein Manager, der regelrecht Angst vor dem Homeoffice hat und sich krampfhaft an die Ideen der Vergangenheit klammert. Sie sorgen um jeden Preis dafür, dass alle gut arbeiten. Wenn ein Homeoffice genutzt werden soll, dann muss es mit einer akribischen Zeiterfassung kombiniert werden. Die Beschäftigten sind also gezwungen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Sorge, dass sie während der Arbeitszeit Netflix schauen, ist zu groß.
Die Zeitschaltuhr ist Teil der Arbeitswelt von gestern.
Zeiterfassung als Mittel der Kontrolle. Genau deshalb haben so viele Beschäftigte zu Recht eine negative Einstellung gegenüber dem Prinzip der Zeiterfassung. Das ist verständlich, denn Kontrolle widerspricht New Work und der Ownership-Mentalität - niemand lässt sich gerne kontrollieren und ausspionieren.
Außerdem sehen viele die Erfassung ihrer Arbeitszeiten als lästigen Zeitfresser an und wollen sich nicht die Mühe machen, jede einzelne Tätigkeit mühsam einzutragen. Manche haben auch Angst, die erwartete Leistung nicht ganz zu erfüllen, während andere das Prinzip überhaupt nicht ernst nehmen, ganz nach dem Motto: "Die Stechuhr ist Teil der Arbeitswelt von gestern.
Zeiterfassung? Alles Blödsinn! Oder doch nicht?
All diese Vorurteile machen eines deutlich: Da der Grund für die Zeiterfassung oft nur unzureichend oder gar nicht kommuniziert wird, sehen viele Beschäftigte darin eine Bespitzelung ihrer Anwesenheitszeiten. Vor diesem Hintergrund ist es klar, dass niemand seine Arbeitszeiten ständig eintragen möchte.
Der eigentliche Zweck der Zeiterfassung liegt ganz woanders: Das Ziel sollte sein, produktive Zeiten erfassen zu können und eine Zuordnung zu einzelnen Jobs und Projekten zu ermöglichen. Es ist durchaus hilfreich, wenn die Zeiterfassung diesem Zweck dient und nicht als unsinniges Überwachungsinstrument eingesetzt wird.
Die Zeiterfassung hilft der Agenturleitung zum Beispiel dabei, den tatsächlichen Personalbedarf eines Projekts besser einzuschätzen oder sogar rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wenn das Budget überschritten wird. Klingt logisch, nicht wahr?
Was sind die wirklichen Vorteile der Zeiterfassung - besonders im Home Office?
Wir sehen viele Vorteile in der Zeiterfassung, solange der Zweck dieser Methode im Voraus besprochen wurde und sie nicht zur Kontrolle der Beschäftigten eingesetzt wird. Langfristig kann die Arbeitszeiterfassung sowohl den Beschäftigten als auch dem Unternehmen als Ganzes helfen.
Die Zeiterfassung lohnt sich auch für dich in Zeiten der Fernarbeit. Statistisch gesehen arbeiten die Menschen eher im Home Office als im Büro. Anstatt komplizierte Berechnungen anstellen zu müssen, hilft dir die Zeiterfassung, Überstunden klar zu machen.
Außerdem kann die Arbeitszeiterfassung dazu beitragen, selbstmotiviertes Arbeiten zu fördern. Gerade in Zeiten von New Work ist dieser Aspekt nicht mehr unwichtig. Statt eines starren, richtlinienbasierten Tagesablaufs sollten die Beschäftigten im Home Office die Möglichkeit erhalten, ihre Zeit frei zu gestalten. Wenn nun alle Arbeitszeiten im Verhältnis zu den Aufgaben und nicht nur zur Anwesenheit erfasst werden, können Zeitfresser besser enttarnt werden.
Das hilft dabei, die eigene Arbeitszeit besser zu nutzen und so die eigenen Kapazitäten zu managen. Wenn du einen großen Teil deiner Zeit einem bestimmten Thema widmen willst, brauchst du auch eine Methode, um sicherzustellen, dass dir das gelingt.
Auch unser Co-Founder Tobias erfasst seit Jahren regelmäßig seine Arbeitszeit:
Ich erfasse auch die Zeit, die ich für meine Aufgaben brauche. So bekomme ich einen detaillierten Einblick, für welche Bereiche des Unternehmens ich meine Zeit aufbringe. Neben einem viel besseren Gefühl für den tatsächlichen Aufwand kenne ich natürlich auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten. Vor allem aber - und das möchte ich betonen - muss ich immer an meine Prioritäten denken.
Die Zeiterfassung beantwortet also auch die Frage: "Womit verschwendest du deine Zeit?": Da Zeitverschwender geschickt entlarvt werden, kannst du deine Selbstkontrolle verbessern und die Produktivität steigern. Außerdem wird eine logische Aufschlüsselung der Arbeitskosten für Kunden transparenter - du arbeitest lukrativer und kannst individuelle Preise besser festlegen.
Wenn ich mir zum Beispiel vornehme, mindestens 50 Prozent meiner Arbeitszeit mit strategisch relevanten Themen zu verbringen, bekomme ich sofort eine Einschätzung, ob mir das gelungen ist. Ich kann auch Themenbereiche identifizieren, die neue oder andere Prozesslösungen benötigen. Als agiles Team wollen wir Zeit in Projekte investieren, die uns tatsächlich weiterbringen. Das macht die Zeiterfassung zu einem unersetzlichen Werkzeug, um unsere Produktivität kontinuierlich zu verbessern."
Die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung
- Gesteigerte Produktivität und Selbstmanagement
- Verbesserte interne Planung
- Effizientes Arbeiten ohne Zeitfresser
- Überstunden werden deutlich
- Selbstbestimmtes Arbeiten im Homeoffice
- Rechtzeitige Erledigung von Aufgaben
Genau so gelingt die Einführung eines Zeiterfassungssystems auch in deinem Unternehmen
Damit dein Unternehmen vom Prinzip der Zeiterfassung profitieren kann, müssen die folgenden zwei Kriterien erfüllt sein: Um keine Missverständnisse zu provozieren, ist es wichtig, dass alle beteiligten Parteien über die Vorteile der Zeiterfassung informiert sind. Deshalb ist es wichtig, dass der Zweck dieser Methode vor der Einführung klar kommuniziert wird.
Außerdem solltest du ein praktisches Tool (wie awork) wählen, das die Zeiterfassung super einfach macht. Alle Beteiligten sollten in der Lage sein, es richtig zu nutzen, damit es keine zusätzliche Arbeit gibt.
Außerdem kann es sinnvoll sein, einen Workshop zur Einführung eines Zeiterfassungssystems anzubieten, in dem der Nutzen sowie die Vorteile der Zeiterfassung für die Beschäftigten und das Unternehmen klar kommuniziert werden. Ziel dieses Workshops ist es, die Akzeptanz der Beschäftigten zu fördern und Transparenz zu schaffen.
Zeiterfassung in awork
Willst du den ersten Schritt machen und dich mit der Zeiterfassung anfreunden? Gute Entscheidung! awork ist das perfekte Tool für dein Team. Dank der integrierten Zeiterfassung kannst du die erfassten Zeiten nicht nur super einfach auswerten, sondern auch sofort berechnen.
Die Zeiterfassung in awork ist direkt in die Projektarbeit integriert. Sie fügt sich nahtlos in deinen Arbeitsablauf ein und erfordert keinen zusätzlichen Aufwand. Insgesamt gibt es drei Optionen für die Zeiterfassung in awork.
Eine Möglichkeit, die Zeiterfassung in awork zu starten, ist der Timer. Du kannst deinen Timer für die Zeiterfassung nicht nur innerhalb deiner Projekte oder bei einzelnen Aufgaben starten, sondern auch über die globale Zeiterfassung. Diese kannst du von überall in awork aktivieren. Sie ist besonders nützlich, um schnell neue Aufgaben zu starten, zum Beispiel wenn du einen Anruf annimmst. Langes Suchen innerhalb deiner Projekte gehört damit der Vergangenheit an. Hier kannst du mit nur einem Klick direkt loslegen und auch nachträglich noch Details hinzufügen.
Eine zweite Möglichkeit ist, die Arbeitszeit im Nachhinein über das Zeiterfassungsfenster zu erfassen. Dort kannst du ganz einfach das Datum deiner Aufgabe sowie eine Start- und Endzeit hinzufügen und Details wie die Tätigkeit, Projekte oder Notizen eingeben.
Du kannst auch Termine aus externen Kalendern, wie z.B. Google, Microsoft oder iCloud, in deine awork Zeiterfassung integrieren. Mit den Symbolen in jedem Termin kannst du zwischen den verschiedenen Anbietern unterscheiden und mit einem einfachen Klick auf den Termin eine Zeiterfassung daraus machen.
Alle erfassten Arbeitszeiten findest du auf awork im Bereich Meine erfassten Zeiten. In dieser Übersicht kannst du zwischen den drei Ansichten Mein Tag, Meine Woche und Meine Zeiten wechseln. Der Ladekreis auf der linken Seite zeigt dir, wie viel von deiner täglichen Arbeitszeit du bereits erfasst hast. Alle Einträge können jederzeit einfach per Drag-and-Drop bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden, damit du immer den Überblick über deine Zeiten behältst.
Fazit
Wir von awork finden die Zeiterfassung absolut nützlich und hilfreich, solange sie richtig eingesetzt wird. Das Prinzip der Zeiterfassung hilft nicht nur dir und deinem Team, eure Produktivität zu steigern und lässt euch viel lukrativer arbeiten, sondern zahlt sich langfristig auch für das gesamte Unternehmen aus.
Willst du klare Zuordnungen ermöglichen und jederzeit entsprechende Maßnahmen ergreifen können? Mit awork wird das möglich!
