Plant Projekte über Teams hinweg



Klare Übersicht
für präzise Planung
Reale Verfügbarkeit
in Echtzeit
Workload planen,
anstatt zu raten.

Überlastung und Leerlauf zuverlässig vermeiden.


Das richtige Team für jedes Projekt


Sicher planen, und pünktlich abliefern




































.svg%201.png)







awork ist die einzige Kapazitätsplanungssoftware, die Projektplanung, Zeiterfassung, Kalender und Abwesenheiten nativ in einem System verbindet. Während generische Tools Kapazität nur taskbasiert abschätzen, plant awork auf Basis echter verfügbarer Stunden — live aktualisiert, ohne manuelle Abgleiche zwischen verschiedenen Tools.
„Unsere Kapazitätsplanung basiert dank awork endlich auf Fakten und nicht mehr auf Bauchgefühl."
Nicole Hölscher, CEO @ Kreativ Konzept
Kapazitätsplanung in Agenturen bedeutet, die verfügbaren Arbeitszeiten eurer Teams - unter Berücksichtigung von Abwesenheiten, Meetings, Teilzeitmodellen und Skills - gezielt auf Projekte zu verteilen.
Da Agenturen in der Regel die Zeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen, ist eine gute Auslastung die zentrale Stellschraube für wirtschaftlichen Erfolg: Nur wer weiß, wie viel Kapazität wirklich verfügbar ist und wie viel davon abrechenbar eingesetzt wird, kann Umsatz und Profitabilität steigern.
In einem Alltag voller spontaner Kundenanfragen, paralleler Projekte und häufig wechselenden Anforderungen hilft euch eine belastbare Kapazitätsplanung, Leerlauf zu vermeiden, Überlastung vorzubeugen und Projekte zuverlässig zu liefern.
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar.
Im awork Planer filtert man nach Skills, Rollen oder Seniorität. awork prüft gleichzeitig die echte Verfügbarkeit: Arbeitsstunden minus Kalendereinträge minus Abwesenheiten minus bestehende Buchungen. Die Ressourcen-Entscheidungen, für die man früher eine halbe Stunde gebraucht hat, dauern damit Minuten.
Konkret bedeutet das:
- Echtzeit-Verfügbarkeiten aus Arbeitsverträgen, Kalendern und Abwesenheiten
- Projektpläne mit echten Aufgaben, Aufwänden, Abhängigkeiten und Deadlines
- Skill-basierte Filter für passgenaue Ressourcenzuweisung
- So plant ihr nicht nur effizienter, sondern steigert auch eure Billability – also den Anteil abrechenbarer Stunden – messbar.
- Automatische Unterstützung durch awork AI bei Engpässen oder kurzfristigen Änderungen
So plant ihr nicht nur effizienter, sondern steigert auch eure Billability – also den Anteil abrechenbarer Stunden – messbar.
„Der Planer erleichtert meinen Alltag, weil ich genau sehen kann, wer wann zur Verfügung steht. Ich kann Aufgaben mit ein paar Klicks verschieben."
Jennifer Niketta, Projektleiterin @ Kreativ Konzept
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar.
awork erkennt potenzielle Überlastungen frühzeitig. In der Workload-Übersicht seht ihr auf einen Blick, wo Überlastung oder Leerlauf entstehen. Automatische Warnungen und die awork AI unterstützen euch bei der Umplanung – auf Basis von Skills, Verfügbarkeit und aktuellen Projektprioritäten.
In Agenturen wird oft auf 100 % Auslastung geplant – ohne Puffer. Kommen unvorhergesehene Anfragen oder Verschiebungen hinzu, führt das schnell zu Überarbeitung und Stress.
Mit smarter Ressourcenplanung schützt ihr sowohl eure Projektpläne als auch die Gesundheit eurer Mitarbeitenden.
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar.
Ja – awork unterstützt sowohl kurzfristige Einsatzplanung als auch strategische Langfristplanung.
Ihr könnt Aufgaben und Kapazitäten über Wochen und Monate hinweg planen, saisonale Schwankungen berücksichtigen und Platzhalter für noch nicht finalisierte Projekte einfügen.
Urlaube, Krankheit, Teilzeitmodelle und Feiertage werden automatisch berücksichtigt, sodass eure Planung auch bei häufigen Projektänderungen realistisch und belastbar bleibt, perfekt für euren dynamischen Agenturalltag.
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar
Allgemeine Tools wie Asana oder Monday.com zeigen lediglich an, wie viele Aufgaben eine Person hat – nicht, wie viele Stunden dies entspricht oder wann tatsächlich Zeit zur Verfügung steht. awork plant in tatsächlichen Stunden: Wochenarbeitszeiten, Teilzeitregelungen, Urlaub, Besprechungen und bestehende Projektbuchungen werden in Echtzeit berücksichtigt. Das ist der Unterschied zwischen einer groben Richtlinie und einer verlässlichen Kapazitätsschätzung.
awork löst dieses Grundproblem, indem es Verfügbarkeiten, Projektpläne, Skills und Kalenderdaten live synchronisiert und in einem Tool zusammenführt.
Der Unterschied:
- Live-Daten statt Schätzungen oder Bauchgefühl
- Skill-basierte Planung statt „wer ist gerade frei?“
- AI-gestützte Umplanung bei Ausfällen oder Engpässen
- Direkte Integration mit Tools wie Personio, Google Calendar, Outlook & Agentursoftware
So wird eure Kapazitätsplanung transparent, flexibel und zukunftssicher – genau wie es moderne Agenturen brauchen.
Kapazitätsplanung beantwortet: „Wie viel Zeit hat mein Team insgesamt?" Ressourcenplanung beantwortet: „Wer kann welche Aufgabe wann übernehmen?" awork deckt beides ab: Die Workload-Übersicht zeigt Gesamtkapazitäten, der Skills-Filter und der Planer ermöglichen die konkrete Ressourcenzuweisung auf Aufgabenebene.
awork zahlt direkt auf die zentralen KPIs erfolgreicher Agenturen ein: Umsatz, Profitabilität und Billability.
Dank realistischer Kapazitätsplanung und AI-gestützter Projektsteuerung werden Projekte effizienter abgewickelt, Zeitbudgets eingehalten und Mitarbeitende gezielter eingesetzt. Gleichzeitig reduziert awork den internen Abstimmungsaufwand erheblich.
„Billability ist eine elementare KPI für uns im Agenturalltag. Und awork hilft uns dabei, diese präziser zu tracken und auf der anderen Seite durch die bessere Ressourcenplanung auch einfacher Ressourcen anbieten zu können."
Nils Hartmann, Managing Director @ Parasol Island
Das Ergebnis: Höhere Auslastung auf abrechenbaren Projekten, zufriedenere Teams und verlässlichere Projektlieferungen – auch bei kurzfristigen Anfragen oder Ausfällen.
Ihr könnt awork kostenlos testen – mit vollem Funktionsumfang und so vielen Nutzer:innen wie ihr möchtet.
In der Testphase könnt ihr direkt loslegen: Aufgaben planen, Kalender synchronisieren, Abwesenheiten einpflegen und euer erstes Projekt mit dem Team planen.
Zusätzlich unterstützen wir euch mit:
- kostenlosen Intro-Webinaren
- Tipps für die ersten Schritte mit awork
- persönlichem Support & Demo-Terminen
So gelingt der Einstieg in eure neue Agentursteuerung ganz easy.

























