Endlich hast du es gefunden: das Tool, das dein Projektmanager*innen-Herz Purzelbäume schlagen lässt! Es ist benutzerfreundlich, sieht nice aus und hat alle Funktionen, die du brauchst. Doch du kennst deine Pappenheimer im Team (💜): Statt Begeisterung warten skeptische Blicke und das typische „Aber E-Mail und Excel funktionieren doch auch...“.
Um genau DAS zu vermeiden und dein Team dazu zu bringen, das PM-Tool von Anfang an zu nutzen, haben wir diesen Blog-Beitrag zusammengestellt.
Dieser Beitrag ist was für dich, wenn du:
- verstehen möchtest, warum sich Teammitglieder bei neuen Tools oft schwertun.
- gute Gründe gegen die "gute alte" Lösung brauchst.
- starke Argumente für das neue PM-Tool suchst, mit denen du dein Team überzeugst.
- sichergehen möchtest, dass dein Team das PM-Tool von Anfang an nutzt.
- einen Plan brauchst, der sowohl die technische Seite als auch die Team-Chemie berücksichtigt.
Warum zögern Teammitglieder, eine Projektmanagement-Software anzunehmen?
[.toc-name]Warum zögern Menschen?[.toc-name]
Die Angst vor dem Neuen, die Liebe zum Alten und eine kräftige Portion Skepsis vor Mehraufwand. DAS sind die üblichen Verdächtigen, wenn dein Team bei einer Software-Einführung auf die Bremse drückt.
Wir Menschen sind Kreaturen der Gewohnheit. Deine Teammitglieder haben sich über Jahre mit Tools wie E-Mails und Excel ihre eigenen, kleinen Inseln geschaffen. Diese Systeme fühlen sich sicher an, sind komfortabel und haben auch irgendwie funktioniert. Außerdem bringt ein neues Software-Tool auch Unsicherheit und Skepsis.
Fragen wie „Was, wenn ich das nicht verstehe?” oder „Macht das nicht mehr Arbeit, als es hilft?“ oder “Was, wenn ich dadurch länger brauche?” tauchen mit Sicherheit auf, sobald Teammitglieder ein neues Tool am Software-Himmel entdecken. Das sind Dinge, die du im Hinterkopf behalten solltest und in die du dich einfühlen kannst.
Und weil du darauf vorbereitet bist (weil du diesen Beitrag gelesen hast), kannst deinem Team die Unsicherheit nehmen, die Vorteile zeigen und die Mission "PM-Tool" als erfolgreiches Projekt verbuchen. 💜
Häufige Probleme mit E-Mail und Excel, die ein PM-Tool löst
[.toc-name]Probleme, die ein Tool löst[.toc-name]
Wenn dein Team bisher mit E-Mail und Excel statt einer Projektmanagement-Software gearbeitet hat, kannst du deinem Team typische Probleme bewusst machen. JEDES dieser Probleme wird mit einer modernen Software-Lösung wie awork aus dem Weg geräumt.
👉 Zeitverschwendung beim Suchen von Infos: Teammitglieder verbringen Stunden damit, relevante Infos aus E-Mail-Verläufen und Excel-Dateien zu filtern. Wenn Infos über zahlreiche Kanäle verteilt sind, kommt es ziemlich sicher zu Missverständnissen zwischen den Teammitgliedern. Wichtige Details gehen verloren, es gibt Fehlkommunikation und Doppelarbeit.
👉 Kein Überblick über den Projektfortschritt: Mit Excel und E-Mail ist es mühsam, den aktuellen Stand der Projekte und den Status der Aufgaben zu erfassen und alle Details aktuell zu halten. Das führt zu verpassten Fristen und vergessenen Aufgaben.
👉 Priorisieren von Aufgaben fällt schwer: In Excel und E-Mail ist es schwierig, Aufgaben nach Priorität zu sortieren und zu verfolgen. Im schlimmsten Fall werden Aufgaben zu spät bearbeitet oder gehen komplett unter.
👉 Probleme bei Vertretungen: Jede*r hat sein eigenes Ablagesystem für Mails und Co. Deshalb finden sich Vertretungen im Urlaub oder bei anderen Ausfällen nur schwer zurecht, sind gefrustet und gestresst.
👉 Mehr Aufwand bei der Teamkoordination: Die Abstimmung zwischen Teammitgliedern wird aufwändiger, weil jede Änderung oder Aktualisierung manuell eingetragen und kommuniziert werden muss.
👉 Versionen-Chaos bei Dokumenten: Jeder klickt und speichert und plötzlich gibt es 50 Versionen. We've all been there, we never wanna do it again.
👉 Risiko von Datenverlust: Ein Crash oder falscher Klick führen dazu, dass wichtige Dateien im digitalen Nirvana verschwinden und entweder verloren sind oder unter Stress wiederhergestellt werden müssen.
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8 Dinge, die dein Team an awork lieben wird 💜
[.toc-name]Dinge, für die awork beliebt ist[.toc-name]
Als nächstes schauen wir uns an, was deine Teammitglieder an einem Projektmanagement-Tool lieben (auch wenn sie es JETZT noch nicht wissen.)
1) Personalisiertes Dashboard und intuitive UX: Mit awork können alle ein eigenes Dashboard gestalten und für ihre Bedürfnisse und Arbeitsweise individualisieren. Die intuitive UX von awork macht es euch leicht, Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Ressourcenplanung und Zeiterfassung easy und effektiv zu nutzen.
2) Faire Kapazitätsplanung: Mit der Kapazitätsplanung habt ihr die Arbeitslast exakt im Blick. Das ermöglicht eine kluge Verteilung von Aufgaben und verhindert eine Überlastung einzelner Personen.
3) Einfache und schnelle Zeiterfassung: Wenn es etwas gibt, das niemand vermisst, dann ist es das mühsame Buchen von Arbeitszeiten. In awork erfasst ihr Zeiten easy und schnell mit der integrierten Stoppuhr und der Möglichkeit, Kalendereinträge direkt in Arbeitszeiten umzuwandeln.
4) Stressfreie (Urlaubs-)Vertretungen: Die transparente Darstellung von Aufgaben und Projekten erleichtert es allen im Team, schnell einzuspringen und den Überblick zu behalten, wenn jemand im Urlaub oder krank ist.
5) Zeitsparende Automatisierungen: awork nimmt euch Routineaufgaben ab, indem es Abhängigkeiten in den Aufgaben automatisch aktualisiert und wiederkehrende Tasks für euch plant.
6) Eine saubere, aktuelle Ablage: Vergesst überall verstreute E-Mails und endlose Excel-Tabellen. Mit awork findet und teilt ihr alle Infos an einem Ort. Feedback wird direkt in den Aufgaben eingebettet und jede*r im Team sieht Änderungen sofort. Das hält alle auf dem gleichen Stand und macht ständiges Nachfragen und Teilen von Status-Updates überflüssig.
7) Saubere Projektplanung: Mit awork ist jedes Projekt und jede Aufgabe perfekt organisiert. Ihr seht auf einen Blick, was zu tun ist und welche Deadlines anstehen. Keine wichtige Aufgabe geht mehr unter, Projektpläne gehen auf.
8) Sicherer Zugriff von überall: Dank der awork-App habt ihr eure Projekte immer dabei. Jedes Projekt ist nur einen Tap entfernt und immer auf dem neuesten Stand. Dabei sind eure Daten jederzeit sicher in der Cloud gespeichert. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass ihr euch nie wieder Sorgen um verlorene Daten machen müsst.
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Methoden zur Software-Implementierung: Big Bang vs. Iterative Methode
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Bei einer Software-Einführung gibt es zwei gängige Wege, die ihr wählen könnt: den Big-Bang-Rollout oder die iterative Methode.
Big-Bang-Rollout
Bei der Big-Bang-Strategie stellt direkt das ganze Unternehmen auf die neue Projektmangement-Software um. Eine sorgfältige Vorbereitungen ist dabei entscheidend: Dazu gehören der Technik-Check plus Schulungen und alle müssen auf dem Laufenden sein, bevor der große Tag kommt. Ist die neue Software einmal live, muss das Projektteam ready sein. Alle Projektmanager*innen erstellen ihre Projekte, weisen Teams und Mitglieder zu, legen erste Aufgaben an - und bei Fragen sind die aworkies mit am Start.
Iterative Methode
Wenn ihr bei der Software-Einführung auf den iterativen Ansatz setzt, startet ihr mit einer Pilotgruppe von Testfahrern, die das Tool ausprobieren. Ihr sammelt Feedback, macht Anpassungen und erst DANN rollt ihr das Tool Schritt für Schritt im ganzen Unternehmen aus. Ihr bleibt flexibel und findet den Projekt-Flow, der perfekt zu eurem Team passt.
[.b-important-block]Die Big-Bang-Methode ermöglicht eine schnelle und umfassende Implementierung. Dieser Ansatz bei einer Software-Einführung ist sinnvoll und effektiv, wenn zum Beispiel ein schneller Umstieg gewünscht ist oder ihr neu mit einem Projektmanagement-Tool startet. Die iterative Methode führt die Software schrittweise ein, wodurch ihr individueller auf die Bedürfnisse der Teammitglieder eingehen könnt. Das ermöglicht eine smoothe und gezielte Anpassung.[.b-important-block]
[$tag]💡Welche Strategie ist besser?[$tag]
4 Phasen zur Einführung einer Software
[.toc-name]4 Phasen zur Einführung einer Software[.toc-name]
Die Software-Einführung kann das allererste awork-Projekt sein, dass du anlegst 🎉. Wir haben eine kleine Übersicht mit Tipps erstellt, welche Phasen wichtig sind und wie dich awork dabei unterstützt.
Phase 1: Vorbereitung
Unabhängig davon, welche der Einführungsstrategien du wählst, startet alles mit einer soliden Vorbereitung. Plane zunächst das Projekt und gegebenenfalls Workshops, in denen jede*r das Tool kennenlernt.
👉 So nutzt du awork dafür:
- Projektplanung: Erstelle ein Projekt für die Software-Einführung und definiere klare Ziele. Nutze die Aufgabenfunktion, um Trainingseinheiten, Feedback-Sessions und technische Checks anzulegen.
- Schulungsplanung: Erstelle einen detaillierten Schulungsplan, in dem du die Schulungsdaten, die jeweiligen Inhalte und die Teams definierst.
- Ressourcenverwaltung: Verwende die Kalenderfunktion, um die Software-Implementierung und Schulungstermine zu planen und sicherzustellen, dass es keine Überschneidungen mit anderen Terminen gibt.
Phase 2: Datenmigration
Die Datenmigration bei einer Software-Einführung von awork ist easy (mehr dazu erfährst du hier). Dieser Schritt ist elementar, damit beim offiziellen Start alles perfekt läuft und alle smooth losarbeiten können.
👉 So nutzt du awork dafür:
- Migration durchführen: Verwende die benutzerfreundlichen Import-Funktionen von awork, um deine Daten sicher und einfach zu übertragen.
Phase 3: Software-Rollout
Die neue PM-Software geht offiziell live! Ab jetzt nutzt jeder im Team das Tool. Alle sehen, wie die neuen Funktionen ihren Arbeitsalltag erleichtern 🫶.
👉 So nutzt du awork dafür:
- Feedback sammeln: Erstelle in awork Feedback-Aufgaben, um Rückmeldungen einfach zu verwalten.
- Proaktive Unterstützung: Plane Aufgaben und Erinnerungen ein, um Teammitgliedern proaktiv Unterstützung anzubieten.
Phase 4: Feedback einholen
Nach der Software-Einführung ist es wichtig, regelmäßig Feedback zu sammeln, um das Nutzererlebnis kontinuierlich zu verbessern und das Tool optimal an die Bedürfnisse anzupassen.
👉 So nutzt du awork dafür:
- Feedback-Management: Organisiere regelmäßige Feedback-Sessions, in denen Teammitglieder ihre Erfahrungen, Vorschläge und Wünsche teilen.
- Projektanpassung und Dokumentation: Nutze das gesammelte Feedback, um dein awork-Setup gezielt an euer Team anzupassen. Priorisiere Anpassungen nach ihrer Wichtigkeit und dokumentiere alle Änderungen.
So unterstützen wir dich bei der Software-Einführung
[.toc-name]Support from awork[.toc-name]
Wir haben ein Support-System auf die Beine gestellt, das dich bei der Einführung einer neuen Software unterstützt. Hier ein kleiner Überblick:
- "awork in 5 Minuten"Video: Startet mit unserem Quick-Start-Video, das euch die Grundlagen in nur 5 Minuten zeigt. Ideal, um einen Überblick über die wichtigsten Funktionen zu bekommen.
- awork Onboarding-Projekt: Das Onboarding-Projekt führt euch durch die wichtigsten Schritte und hilft, das Tool effektiv zu nutzen – von der ersten Aufgabe bis zur fortgeschrittenen Funktion.
- Live-Support: Zusätzlich sind wir bei awork immer live für euch erreichbar und unterstützen dein Unternehmen bei der Software-Implementierung. Ob über unseren Chat-Support, per E-Mail oder telefonisch.
- Helpcenter: Unser Helpcenter bietet umfassende Unterstützung bei Fragestellungen, die öfter auftauchen. Das Helpcenter findest du hier.
- Community: Die awork-Community ermöglicht es dir und anderen User*innen, euch gegenseitig zu unterstützen, Tipps auszutauschen und Workflows zu teilen.
[.no-toc]Ready für eine erfolgreiche Software-Einführung? 🙌[.no-toc]
Du planst den nächsten Software-Schritt – die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools? awork erleichtert nicht nur die Arbeit in sämtlichen Projektphasen, sondern macht die Einführung neuer Software im Unternehmen einfach, schnell und erfolgreich. Bist du bereit, das Projektmanagement in deiner Agentur, deinem Start-up oder deiner IT-Beratung zu modernisieren? Dann hol dir awork jetzt für dein Unternehmen.
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