Jeder Tag läuft absolut perfekt ab. Kunden sind immer total zufrieden und happy. Deadlines? Haltet ihr easy-peasy ein! Keine Engpässe bei den Ressourcen, kein Jonglieren mit Projekten. So sieht ein sehr berechenbarer, kontrollierbarer Alltag im Projektbusiness aus. Aber am wichtigsten: Auch ein sehr, sehr UNREALISTISCHER. Deshalb findest du in diesem Artikel 6 ziemlich realistische Szenarien in der Ressourcenplanung - und wie du sie ein für alle Mal angehen kannst, um dem Traumszenario, das wir gerade gemalt haben, näher zu kommen. Also los geht's! 🚀
Szenario 1: “Bling!” – die spontane Freitagsanfrage
[.toc-name]Die spontane Freitagsanfrage[.toc-name]
POV: Freitagmittag (alternativ: kurz vor dem Urlaub oder einem Feiertag). Du bist gedanklich schon fast im Feierabend.
Fantasie: Deine Lieblingsplaylist spielt den perfekten Song. Die Vorfreude auf das Wochenende steigt und du stellst dir vor, wie du im Garten sitzt oder den Serienmarathon startest. Im Hinterkopf die Gewissheit: Deine Kapazitätsplanung war wasserdicht. Alle Aufgaben sind erledigt. Deine Kund*innen sind zufrieden.
Die Realität: “Bling!” Deine Vorfreude wird unterbrochen. Das Postfach zeigt eine neue Mail. Du riskierst einen Blick… Es geht um eine Idee, die a) ganz spontan und b) super DRINGEND ist. Das frühe Wochenende? Rückt in die Ferne. Deine Kapazitätsplanung? Schwankt gefährlich. Dein Team? Geht in Deckung. 🤯
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Task definieren: Mach die Kundenanfrage zum klar formulierten Task, sodass dein Team direkt loslegen kann.
✅ Kapazitätsplanung checken: Kläre ab, wer im Team noch freie Kapazitäten hat und die neue Aufgabe übernehmen kann.
✅ Priorität festlegen: Gib dem Task den VIP-Status in der Kapazitätsplanung.
✅ Plan prüfen: Schau parallel, ob du andere Aufgaben nach hinten schieben kannst, um Platz für den neuen Ressourcenbedarf zu machen.
✅ Kommunikation sicherstellen: Halte dein Team im Loop und die Kapazitätsplanung im Blick.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
✅ Projektplanung 🤝 Kalender: awork verbindet deine Projektplanung direkt mit den Kalendern deiner Teammitglieder. So siehst auf einen Blick, wer noch Luft für weitere Tasks hat.
✅ Zack – Zeit geblockt: Du ziehst die dringende Aufgabe direkt in den Kalender deines Teammitglieds. So kann kein anderes Projekt den Slot wegschnappen.
✅ Bye-bye Überbuchung: Mit einem Klick in die Workload-Ansicht gehst du auf Nummer sicher, dass trotz knapper Deadlines niemand überbucht ist.
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Szenario 2: Das halbe Projekt-Team ist krank (oder im Urlaub)
[.toc-name]Das halbe Projekt-Team fehlt[.toc-name]
POV: Du machst die Kapazitätsplanung für die neue Woche.
Fantasie: In diesem Szenario ist Montagmorgen. Du klappst den Laptop auf und alles läuft wie am Schnürchen. Deine Teammitglieder und Projektleiter*innen sind happy, von Überlastung keine Spur, jedes Projekt ist auf Ziel-Kurs. Deine Kapazitätsplanung geht voll auf.
Die Realität: Deine Kollegin ist auf dem Weg in den Urlaub, zwei Mitarbeiter sind krank und der Praktikant hatte vergangene Woche seinen letzten Tag. Du schaust auf einen Berg von Projekten, die alle “DRINGEND” schreien. Deine Projektplanung wackelt. 😳
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Überblick verschaffen: Schau dir deine Kapazitätsplanung genau an und prüfe, welche Projekte betroffen sind.
✅ Skills checken: Können andere Teammitglieder die To-Dos übernehmen?
✅ Fokus setzen: Entscheide, welche Projekte und Aufgaben am wichtigsten sind. Stufe sie in der Kapazitätsplanung hoch.
✅ Aufgaben neu zuordnen: Mach dich an die neue Verteilung der Tasks und passe die Deadlines an.
✅ Backup-Plan: Wenn deine interne Kapazität ans Limit stößt, zieh die Joker-Karte und hole Freelancer*innen ins Boot.
✅ Communication is key: Halte alle Teammitglieder auf dem Laufenden. Lieber per Chat und Benachrichtigung statt über nervige Mails.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
✅ Übersicht garantiert: In awork sind Krankheitstage, Urlaube und Co. direkt sichtbar. In Nullkommanichts ist klar, welche Aufgaben eigentlich bei den kranken Teammitgliedern liegen.
✅ To-dos einfach verteilen: Du bringst die offenen Aufgaben bei anderen Mitarbeiter*innen unter, die noch Kapa haben. Du kannst die Tasks so lange verschieben, bis alle untergebracht sind.
✅ Visuelles Kapa-Management: Der Workload-Balken zeigt sofort, falls jemand überbucht ist.
✅ Rechtzeitige Warnung vor Engpässen: Ein Projekt lässt sich nicht unterbringen? Bei dir klingeln sofort die Alarmglocken. So kannst du Deadlines oder weniger dringende To-dos verschieben und deine Kund*innen rechtzeitig informieren.
Szenario 3: Das Projekt muss überarbeitet werden. Jetzt.
[.toc-name]Neue Projektanforderungen[.toc-name]
POV: Dein Team und du stellen ein wichtiges Kundenprojekt vor.
Fantasie: Ihr präsentiert und die Kund*innen sind begeistert. Konfetti fliegt in die Luft und ihr feiert. Dann lehnst du dich zurück und nimmst einen Schluck von deinem After-Work-Cocktail. Genau SO läuft das jedes Mal. Das Leben ist schön.
Die Realität: Ihr präsentiert und dann fällt ein einziger Satz. DER Satz. “Das ist aber nicht das, was wir uns vorgestellt haben…” Ihr müsst alles neu denken und das am liebsten gestern. Deine Kapazitätsplanung? Im Eimer. Das Leben ist nicht schön. 😤
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Feedback einholen: Nimm das Feedback und die Informationen deiner Kund*innen auf und prüfe, welche Änderungen notwendig sind.
✅ Priorisieren: Bewerte, welche Änderungen am wichtigsten sind und welche eventuell später bearbeitet werden können.
✅ Aufgaben neu zuweisen: Checke die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter*innen und verteile die Aufgaben entsprechend.
✅ Back-Up-Plan erstellen: Hole dir Freelancer*innen ins Boot, um Kapazitäten auszugleichen.
✅ Kommunikation sicherstellen: Halte deine Kund*innen und das Team up-to-date. Am besten per Chat oder Benachrichtigung.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
✅ Einfache Auslastungsübersicht: Mit einem Klick auf die Workload-Ansicht checkst du teamübergreifend, wer in den nächsten Wochen stark ausgelastet ist. Freie Kapazitäten sind direkt sichtbar.
✅ Schnelle Anpassung: Du hast sofort auf dem Schirm, wer sich um die Änderungen kümmern kann, wie ihr Aufgaben ruckzuck neu verteilt und ob andere Teams eventuell supporten können.
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Szenario 4: Team ohne Team-Lead. Help!
[.toc-name]Teamlead ist OOO[.toc-name]
POV: Du machst die Kapa-Planung und dein Team-Lead soll eine Entscheidung treffen.
Fantasie: Dein Team-Lead ist jederzeit erreichbar und du kannst deine Kapazitätsplanung ohne Probleme abstimmen. Er oder sie ist immer da, nie krank und nimmt auch keinen Urlaub. Du erhältst Feedback jedes Mal rechtzeitig und hast eine perfekte Planungssicherheit.
Die Realität: Dein Team-Lead ist krank oder im Urlaub. Er oder sie hat normalerweise den Überblick über ALLE aktiven Projekte, behält Deadlines im Blick und verteilt Aufgaben fair im Team. Wer legt jetzt fest, welche Aufgaben an wen gehen? Panik macht sich breit. Du kommst ziemlich ins Schwitzen. 🙃
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Ersatz finden: Prüfe, wer kurzfristig Teile der Aufgaben übernehmen kann. Gibt es die Möglichkeit, dass ein anderer Team-Lead einspringt?
✅ Ressourcen prüfen: Schau in der Kapazitätsplanung nach, welche Ressourcen vorhanden sind, um die zusätzlichen Aufgaben zu bewältigen.
✅ Aufgaben verteilen: Priorisiere die Aufgaben und weise sie den Mitarbeiter*innen entsprechend zu.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
✅ Gemeinsame Planungsübersicht: Werft als Team einen Blick auf die awork Timeline. Hier seht ihr alle Aufgaben, Meilensteine und Deadlines.
✅ Flexible Task-Anpassung: Verschiebt Tasks, die länger dauern, schnappt euch ungeplante Aufgaben und verteilt diese auf die Teammitglieder.
✅ Kein Chaos mehr: Kein hektisches “Wer macht was?” mehr, sondern ein klarer Flow.
Szenario 5: Ein zweites Briefing sprengt den Kapazitätsbedarf
[.toc-name]Kapazität am Limit[.toc-name]
POV: Dein Team und du arbeiten mit Hochdruck an einem Prio-Projekt.
Fantasie: Dein Arbeitstag läuft wie geschmiert: Jedes Teammitglied liefert pünktlich, die To-dos werden zuverlässig erledigt. Das Projekt wird sogar vor der Deadline abgeschlossen. Engpässe bei den Kapazitäten? Gibts nicht. Ein anderes Projekt, das in die Quere kommt? Nicht in Sicht. Dein Projektmanagement ist on point.
Die Realität: Plötzlich tauchen neue Herausforderungen für deine Kapa-Planung auf. Ein*e Prio-Kund*in brieft ein Projekt ein, das JETZT an den Start gehen soll. Jedes Unternehmen will der Headliner auf dem Festival sein, aber du weißt: Es sind nur genügend Kapazitäten für EIN Kundenprojekt da. Du fängst an, deine Kapazitätsplanung umzukrempeln und Tetris mit den vorhandenen Ressourcen zu spielen. 😅
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Kapazitätsplanung prüfen: Checke zuerst die Teamkapazitäten. Gibt es überhaupt Kapazität für ein neues Projekt? Falls ja, wer arbeitet an Projekt A, wer an Projekt B?
✅ Prioritäten ordnen: Welches Projekt hat Vorrang? Wie groß ist der Ressourcen-Aufwand für die Produktion des gewünschten Outputs?
✅ Teilaufgaben schieben: Prüfe die Möglichkeiten, um Teilaufgaben zu verschieben und Platz für das zweite Projekt zu schaffen.
✅ Externen Support an Bord holen: Wenn die Ressourcen knapp werden oder die Qualifikationen fehlen, hole dir externe Mitarbeiter*innen ins Team.
✅ Neue Teammitglieder einstellen: Denkt darüber nach, mittel- und langfristig neue Mitarbeiter*innen zu rekrutieren, um die Kapazitätsbedarfe zu optimieren.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
➡️ Meistens wisst ihr schon vorab, ob Kund*innen eventuell noch weitere Projekte mit euch starten möchten. Aber festlegen will sich da natürlich noch niemand. 🙃 Das Motto: Erst einmal schauen, ob das Projekt eingetütet wird. Fair enough – und mit dem richtigen Kapa-Tool kein Problem.
✅ Zeitsparfuchs: Mit den Buchungen in awork kannst du schnell Zeit für das nächste Projekt reservieren.
✅ Clever Kapazitäten blocken: Du kannst Kapazitäten bei deinem Team buchen, ohne direkt ein Projekt einzustellen.
✅ Flexibilität: awork macht die Grobplanung so flexibel, wie sie sein muss.
Szenario 6: Gefühlte Auslastung vs. echte Kapazitäten
[.toc-name]Kapazität: Gefühlt vs. Realität[.toc-name]
POV: Die Geschäftsführung fragt nach der "gefühlten Auslastung".
Fantasie: Du schaust in deinen Terminkalender und denkst: “Meine Planung ist perfekt!”. Dein Kapazitätsplan geht auf, dein Team ist in Höchstform und die Geschäftsführung spendiert Donuts. Auf die Frage nach der “gefühlten Auslastung” antwortest du ganz entspannt. Du blickst auf ein märchenhaftes Kapazitätsmanagement und eine optimale Auslastung.
Realität: Und in echt? Während du noch versuchst, den Überblick zu behalten und die Kapazitätsplanung zu fixen, kommt die Geschäftsführung vorbei und fragt nach den “gefühlten” Kapazitäten. Ein Sales-Teammitglied meint, dass noch Kapazitäten für weitere Projekte da sind. Du fragst dich, ob du in einem Paralleluniversum gelandet bist. 😳
Basic Steps für deine Kapazitätsplanung:
✅ Reality Check: Zeige den echten Workload der Mitarbeiter*innen auf Grundlage deiner Ressourcenplanung.
✅ Klare Kommunikation: Nutze regelmäßige Meetings, um allen klar zu machen, wo das Unternehmen hinsichtlich des Kapazitätsbedarfs gerade steht.
✅ Grenzen setzen: Setze klare Limits, was die Kapazitäten deiner Mitarbeiter*innen angeht.
✅ Vorteile der Kapazitätsplanung für Personalentscheidungen: Nutze die Chance, um mit der Geschäftsführung über das Recruiting zusätzlicher Mitarbeiter*innen zu sprechen.
Next-Level-Kapazitätsplanung mit awork:
➡️ Bye-bye, gefühlte Kapazitäten, hello, Realität! awork zeigt dir die tatsächliche Auslastung deines Teams. Was logisch ist, wird endlich sichtbar: Wer 4 Stunden am Tag in Meetings oder Kunden-Calls steckt, hat keine 8 Stunden mehr für andere To-dos.
✅ Realistische Workload-Einschätzung: Die Workload-Ansicht zeigt dir in Echtzeit, wie ausgelastet deine Kolleg*innen WIRKLICH sind. Du siehst direkt, wenn jemand überbucht ist.
✅ Detaillierte Kapazitätsplanung: awork zeigt den Workload aus geplanten Projekten bzw. Aufgaben und Kalender-Terminen (und sogar erfassten Zeiten).
✅ Klare Teamübersicht: Du erkennst ganz genau, mit welchen To-dos und Projekten ihr tatsächlich beschäftigt seid.
Fazit: Die perfekte Kapazitätsplanung? Gibts nicht. Aber: die Realität kann ziemlich nahe dran kommen.
[.toc-name]Das Fazit[.toc-name]
In der täglichen Kapazitätsplanung finden wir uns oft genug in Momenten wieder, in denen wir uns nach Superkräften und Perfektion sehnen. Denn wer wünscht sich keine Abläufe ohne Zwischenfälle, Stress und Task-Tetris? Die gute Nachricht: Für eine gelungene Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung brauchen wir keine PERFEKTION. Was wir tatsächlich brauchen, sind ein klarer Kopf, eine optimierte Ressourcen-Organisation, offene Kommunikation im Unternehmen und einen Joker in der Hinterhand – ein smartes Tool*, das uns bei der Ressourcen-Kapazitätsplanung unterstützt.
*zum Beispiel awork ☺️
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Noch Fragen zu einer realistischen Kapa-Planung für Teams?
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