Was sind “Retainer-Budgets”?
Retainer-Budgets sind Vereinbarungen, bei denen Kunden ein festes monatliches Honorar an eine Agentur zahlen. Zu diesem vereinbarten Budget erbringt die Agentur Leistungen für die Kunden. Es wird klar festgelegt, welche Aufgaben übernommen werden – von laufender Beratung über Design und Programmierung bis hin zu technischer Wartung. Die Höhe des Retainers wird individuell berechnet, basierend auf dem geschätzten Aufwand, den Stundensätzen der Agentur und dem vereinbarten Leistungsumfang. Besonders häufig kommen Retainer-Budgets in Bereichen wie Kreativ-Agenturen oder Digital-Agenturen zum Einsatz, die kontinuierlich an Kundenprojekten arbeiten.
Was macht Retainer-Budgets besonders?
In der Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden gibt es viele Möglichkeiten, Projekte zu organisieren – von klar abgegrenzten Einmalprojekten bis hin zu langfristigen Partnerschaften.
Klassische Projekte mit einem einmaligen Budget sind meist zeitlich begrenzt. Sie verfolgen ein klares Ziel, wie die Erstellung einer Website oder die Entwicklung einer Kampagne, und enden mit deren Abschluss.
Im Gegensatz dazu bieten Retainer-Budgets eine klare Struktur für langfristige Projekte. Sie eignen sich besonders für Vorhaben, bei denen regelmäßige Aufgaben wie strategische Beratung, laufende Kampagnen oder technische Wartung anfallen. Mit einem Retainer-Budget haben Agenturen und Kunden Planungssicherheit: Sie wissen genau, welche Leistungen kontinuierlich abrufen werden können, während gleichzeitig genug Flexibilität bleibt, um auf neue Anforderungen zu reagieren.
Warum sind Retainer-Budgets vorteilhaft?
Immer mehr Agenturen entscheiden sich für Kundenprojekte mit Retainer-Budgets, weil sie die Zusammenarbeit strukturierter, effizienter und einfacher machen – mit Vorteilen für beide Seiten.
Für Agenturen schaffen Retainer-Budgets Planungssicherheit und eine optimale Auslastung des Teams. Das feste monatliche Budget ermöglicht eine vorausschauende Ressourcenplanung und bietet eine stabile finanzielle Basis für strategisches Wachstum und nachhaltiges Arbeiten.
Für Kunden bieten Retainer-Budgets maximale Flexibilität. Statt alle Leistungen im Voraus festzulegen, können sie gemeinsam mit der Agentur auf aktuelle Anforderungen reagieren. So bleibt die Zusammenarbeit agil und trotzdem planbar.
Retainer-Budgets bringen Transparenz und Struktur in die Zusammenarbeit. Kunden können genau nachvollziehen, wie das Budget genutzt wird, und aktiv mitbestimmen, welche Aufgaben die Agentur priorisieren soll. Die Agentur erhält dadurch klare Vorgaben, kann gezielt auf die aktuellen Anforderungen reagieren und durch die strukturierte Arbeitsweise effizient agieren.
Das Ergebnis? Eine flexible und partnerschaftliche Zusammenarbeit, die sich mühelos an wechselnde Bedürfnisse anpasst und langfristig erfolgreich bleibt. 🤝🏼
Ein Beispiel aus der Praxis
Stell dir vor, du arbeitest in einer Website-Agentur und entwickelst für deine Kundin eine neue Website. Hier gibt es oft eine Kombination aus zwei Ansätzen, wie das Projekt umgesetzt werden kann:
1️⃣ Einmaliges Budget: Zunächst wird die Website entwickelt, mit einer klar definierten Deadline und einem festen Umfang. Nach der Fertigstellung wird die Website übergeben, und das Projekt ist offiziell abgeschlossen.
🔄 Retainer-Budget: Nach dem Launch kommt der Retainer ins Spiel. Du übernimmst regelmäßige Aufgaben wie Updates, Sicherheitschecks und Content-Anpassungen, die über die initiale Entwicklung hinausgehen. Dafür wird ein monatliches Retainer-Budget festgelegt, das flexibel auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt ist.
Für deine Agentur ist diese Kombination ein echter Gewinn: Du kannst die Website zu einem guten einmaligen Preis verkaufen und gleichzeitig eine langfristige Zusammenarbeit für die weiterführende Pflege und Betreuung sichern. Dein Kunde profitiert von der Planungssicherheit und der Gewissheit, dass seine Website immer optimal betreut wird.
Retainer-Budgets managen – Warum klassische Tools oft nicht ausreichen
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Retainer-Budgets sind für Agenturen ein echter Gamechanger – wenn sie richtig gemanagt werden. Doch genau hier kommen klassische Projektmanagement-Tools schnell an ihre Grenzen. Sie sind oft nicht für die Besonderheiten von Retainern ausgelegt, was die Verwaltung und Planung von Projekten unnötig kompliziert macht.
Eine der größten Herausforderungen ist, dass viele Tools gar keine Möglichkeit bieten, Projekte als Retainer anzulegen. Stattdessen muss das Budget monatlich manuell ergänzt werden – ein umständlicher Prozess, der viel Zeit kostet und die Arbeit unnötig verkompliziert.
Hinzu kommt der fehlende Überblick. Oft wissen Agenturen nicht genau, wie viel Budget ihnen für den restlichen Monat noch zur Verfügung steht – oder ob sie Gefahr laufen, es zu überschreiten. Ohne eine klare, visuelle Darstellung des laufenden Retainer-Budgets und dessen Nutzung bleiben potenzielle Probleme lange unbemerkt. Das führt nicht nur zu Stress im Team, sondern kann auch die Erwartungen und Zufriedenheit der Kunden gefährden.
Auch die Abrechnung wird zur Geduldsprobe: Daten müssen mühsam zusammengesucht und überprüft werden, um sicherzustellen, dass Kunden nur für die tatsächlich erbrachten Leistungen zahlen.
Zuletzt scheitern viele klassische Tools daran, Retainer-Budgets in einem einzigen, übersichtlichen Projekt abzubilden. Da Retainer nicht als einmalige Projekte funktionieren, passt das traditionelle Projektmodell vieler Tools einfach nicht – und das führt zu Chaos in der Planung.
💡 Es ist klar: Retainer-Budgets erfordern spezialisierte Lösungen, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden vereinfachen. Und genau hier wird awork ansetzen.
Retainer-Budgets in awork – Die smarte Lösung für deine Agentur
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Mit awork wird es schon bald möglich sein, Retainer-Budgets übersichtlich und intuitiv zu verwalten. Unser Ziel ist es, die typischen Herausforderungen bei der Verwaltung von Retainern in Projektmanagement-Tools zu lösen. Dafür entwickeln wir Werkzeuge, die dir ermöglichen, dein Budget jederzeit im Griff zu haben – klar, einfach und flexibel.
Was macht awork anders?
awork wird dir alle nötigen Funktionen bereitstellen, um Retainer-Projekte effizient zu verwalten und monatlich anzupassen – und das mit minimalem Aufwand. Eine neue Übersicht sorgt für maximale Transparenz, sowohl intern für dein Team als auch extern für deine Kunden. So bleibt die Zusammenarbeit über die gesamte Projektdauer hinweg strukturiert, nachvollziehbar und reibungslos.
Hier ein paar Details:
- Individuelle Anpassung: Beim Erstellen eines Projekts wirst du entscheiden können, ob du mit einem einmaligen Budget oder einem Retainer-Budget arbeiten möchtest. Retainer-Projekte lassen sich flexibel einrichten – von der Budgethöhe bis zur Abrechnungsperiode. Auch der Umgang mit überschrittenen oder ungenutzten Budgets wird individuell anpassbar sein.
- Umfassender Überblick: Praktische Diagramme werden dir eine vollständige Übersicht über dein Retainer-Budget liefern, damit du den Status jederzeit im Blick hast – Monat für Monat und über die gesamte Projektdauer hinweg.
- Klare KPIs: Die wichtigsten Kennzahlen deiner Retainer-Projekte wirst du auf einen Blick verfolgen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen und deine Planung zu optimieren.
- Automatisierte Budget-Alerts: Mit passenden Automatisierungen wirst du jederzeit im Blick haben, wie viel Prozent deines Budgets bereits verbraucht sind – so erlebst du keine Überraschungen und kannst rechtzeitig reagieren.
Mit diesen Funktionen wirst du die volle Kontrolle über deine Retainer-Budgets haben, wertvolle Zeit sparen und gleichzeitig mehr Transparenz für dein Team und deine Kunden schaffen. 🎯
Retainer-Budgets + awork = Perfekte Synergie
Retainer-Budgets entfalten ihr volles Potenzial in awork, weil sie von allen weiteren Features und Möglichkeiten profitieren, die das Tool bietet.
Dank awork Connect kannst du deine Kunden kostenlos in das Projekt mit Retainer-Budget einbinden. Sie können direktes Feedback geben, Aufgaben kommentieren und den aktuellen Status jederzeit einsehen – so bleiben sie immer auf dem Laufenden und Abstimmungen erfolgen mühelos direkt im Projekt.
Und was ist mit der Abrechnung? Dank der Integration mit gängigen Agentur-ERP-Systemen wird die Abrechnung deiner Retainer-Projekte unkompliziert und zeitsparend erledigt.
Diese Synergie sorgt nicht nur für eine reibungslose Kommunikation mit deinen Kunden, sondern auch für weniger administrativen Aufwand und mehr Effizienz in deinem Team.
Sneak Peek: Retainer-Budgets in awork
Bist du schon gespannt, wie Retainer-Budgets in awork aussehen werden? Perfekt! Schon in wenigen Wochen kannst du mit dieser Funktion in deinem Workspace rechnen. Und weil Vorfreude bekanntlich die schönste Freude ist, geben wir dir hier einen kleinen Vorgeschmack, wie diese in deinem Workspace schon ganz bald aussehen könnten:
Retainer-Budgets in awork – Dein nächster Schritt für effizienteres Projektmanagement
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Mit Retainer-Budgets in awork vereinen wir Retainer-Verwaltung und Projektmanagement in einem Tool. Als eines der ersten Projektmanagement-Tools mit diesem Feature legen wir die Grundlage für eine effiziente und stressfreie Zusammenarbeit mit deinen Kunden.
Dieser Schritt ist zugleich ein Meilenstein für besseres Budget-Controlling – und wir sind noch längst nicht am Ziel! Unsere Vision ist es, weitere Werkzeuge zu entwickeln, die die Planung und Kontrolle von Projektbudgets vereinfachen und optimal auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind. Mehr Transparenz, mehr Kontrolle – damit du deine Projekte noch effektiver steuern kannst. 🎉 Neugierig, was als Nächstes kommt?
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