🍟 Time-Fries-Release: Balken- & Liniendiagramme für Zeiten

Als Projektmanager*in in einer Agentur jonglierst du täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben – vom Aufgabenmanagement über die Kapazitätsplanung bis hin zur Budgetkontrolle. Um in diesem Multitasking-Dschungel das Kerngeschäft nicht aus den Augen zu verlieren, ist es entscheidend, den Fortschritt deiner Projekte stets im Blick zu behalten. Genau hier setzt das neueste Feature unseres Time-Fries-Release an: die Balken- und Liniendiagramme für Zeiten. Diese bieten dir eine klare und schnelle Visualisierung der Zeiten deiner Projekte, sodass du relevante Daten auf einen Blick ablesen und die Budgetkontrolle effizienter gestalten kannst.

Neben den Balken- und Liniendiagrammen haben wir weitere spannende Features entwickelt, die das Multitasking im Projektmanagement erleichtern. Die vollständig überarbeitete Suchfunktion in awork agiert jetzt als umfassendes Navigationswerkzeug, mit dem du ab sofort auch Details in Kommentaren, Notizen, Projektbeschreibungen und Dateien auffinden kannst. Unsere neu gestaltete Listenansicht für Zeitauswertungen bietet durch ein intuitiveres Design eine klarere Übersicht deiner Auswertungen. Außerdem kannst du jetzt Aufgabenlisten und Kommentare für externe User ausblenden, was die Zusammenarbeit über awork Connect noch flexibler gestaltet. Und als kleines Topping haben wir brandneue, umfassende Integrationen für die ERP-Systeme MOCO und easyJOB entwickelt, die es dir ermöglichen awork mit dem gesamten Finanzprozess deiner Agentur zu verbinden.

Im Time-Fries-Release ist für jeden Geschmack etwas dabei: Entdecke, wie unsere neuen Funktionen dein Projektmanagement optimieren können und dir dabei helfen, die täglichen Herausforderungen in der Agentur effizient zu meistern.

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Visuelle Zeitauswertungen mit Balken- und Liniendiagrammen

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Einfach den Überblick behalten: Mit der neuen Visualisierung von Zeiten – egal ob bezogen auf Projekte, User oder Kunden – kannst du den Fortschritt und Erfolg deines Agentur-Business jetzt noch genauer steuern. Hol dir einen schnellen Überblick über den aktuellen Fortschritt deines Projekts oder werte genau aus, welche User wie viel Zeit auf ein Projekt erfassen. Mit den neuen Balken- und Liniendiagrammen erhältst du schnell und einfach die Übersicht, die du benötigst, um für mehr Effizienz innerhalb deines Projektmanagements zu sorgen.

Balkendiagramme in deiner „Zeiten”-Ansicht

In deinen Projekten, User- und Kundenprofilen kannst du nun Balkendiagramme nutzen, um genau zu verfolgen, wie viel (und welche Art) Zeit in bestimmten Zeiträumen worauf erfasst wurde.

Gehe dafür einfach in den Zeiten-Tab des gewünschten Projektes, Users oder Kunden. Und lass dir alle entsprechenden erfassten Zeiten in der Liste anzeigen. Bei Projektzeiten ist es wichtig, nicht die “Erfasst vs. geplant”-Ansicht, sondern die “Zeiten”-Ansicht aufzurufen.

Über der Auflistung der erfassten Zeiten erscheinen die neuen Balkendiagramme und bieten flexible Möglichkeiten zur Darstellung und Analyse.

Klicke auf das Kalender-Icon rechts oben, um den Zeitraum der Darstellung anpassen – hier kannst du zwischen Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresansicht wählen. Zusätzlich lassen sich die Daten nach folgenden Kriterien gruppieren:

• Abrechenbarkeit: Die Balken werden nach abrechenbar, nicht abrechenbar und bereits abgerechnet unterteilt
• Tätigkeit: Zeigt, welche Tätigkeiten in den erfassten Zeiten ausgeführt wurden
• User (bei Projekten): Die Zeiten werden nach beteiligten Usern gruppiert
• Projekte (bei Usern): Zeigt, auf welche Projekte die Arbeitszeiten der User entfallen

Diese flexiblen Anzeige- und Gruppierungsoptionen ermöglichen es dir, genau die Informationen zu gewinnen, die du benötigst, um effektive Einsichten in die Arbeitszeiten zu erhalten.

📌 Beispiel:

Stell dir vor, dein Team kommt in einem wichtigen Projekt nicht voran, weil unerwartet viel Arbeit anfällt. Mit den neuen Balkendiagrammen kannst du nun einfach erkennen, welche Tätigkeiten am meisten Zeit beanspruchen. Du sortierst das Diagramm nach Tagen und gruppierst es nach Tätigkeiten, um schnell zu erkennen, an welchen Tagen besonders viel Zeit aufgewendet wird. Vielleicht stellst du dadurch fest, dass viele Überstunden durch Aufgaben entstehen, die gar nicht abgerechnet werden können. Mit dieser Einsicht kannst du dann deine Planung anpassen und die Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

Liniendiagramm für deine „Erfasst-vs.-geplant”-Ansicht

Die Liniendiagramme stehen dir nur in deinen Projekten zur Verfügung und zeigen dort die erfassten Arbeitsstunden im Verhältnis zum Projektbudget an. Hier erkennst du auf einen Blick, wie sich die erfasste Zeit im Hinblick auf das geplante Budget entwickelt. Solche Einblicke sind besonders wertvoll, um Trends oder Abweichungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Um das Liniendiagramm zu sehen, wähle den „Zeiten“-Tab im Projekt deiner Wahl und öffne die „Erfasst-vs.-geplant“-Ansicht. Dort wird dir oberhalb der gelisteten Zeiteinträge das Liniendiagramm angezeigt, das automatisch den Fortschritt der letzten sechs Monate visualisiert. Ein Icon oben rechts im Diagramm informiert dich über die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben, wodurch du sowohl den Projekt- als auch den Aufgabenfortschritt gleichzeitig im Blick hast. Sollten die erfassten Stunden das Budget übersteigen, wechselt die Linie die Farbe zu Rot – so siehst du sofort, dass hier deine Aufmerksamkeit gefordert wird.

📌 Beispiel:‍

Dein Projekt nähert sich der Halbzeit, und du möchtest schnell den aktuellen Fortschritt prüfen. In der „Erfasst-vs.-geplant“-Ansicht wirft das Liniendiagramm ein klares Bild auf die Lage: Du stellst fest, dass bereits 70% des geplanten Budgets verbraucht sind, obwohl erst 50% der Aufgaben abgeschlossen sind. Diese Diskrepanz weist auf unerwartete Mehraufwände hin, die es zu analysieren gilt. Jetzt hast du die Möglichkeit, proaktiv zu handeln und nötige Anpassungen vorzunehmen oder das weitere Vorgehen mit dem Kunden abzustimmen, bevor das Budget vollends überschritten wird.

Mit diesem neuen Tool kannst du frühzeitig erkennen, wie sich der Budgetverbrauch in deinen Projekten entwickelt. Das ermöglicht es dir, proaktiv zu handeln und deine Planungen flexibel anzupassen, falls es mal anders läuft als ursprünglich erwartet.

💡 Hilf uns bei der Entwicklung: Budget-Controlling auf dem nächsten Level!

Wir arbeiten aktuell daran, das Budget-Controlling in awork grundlegend zu verbessern und laden dich ein, von Anfang an dabei zu sein. Trage dich auf unserer Warteliste ein und gestalte aktiv mit! Du erhältst Einblicke in unsere Entwicklung, hast die Möglichkeit dein Feedback zu teilen und erhältst die neuen Features als Erstes. Hast du Lust mitzumachen?

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Suche schneller und präziser in deinem awork Workspace

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Die Suche in awork ist dein ultimatives Tool, um blitzschnell die benötigten Informationen zu finden – sie steht an der Spitze unserer Navigationsfunktionen. Jeder kennt die Situation: Ein Berg von Aufgaben und Projekten häuft sich an, und du suchst verzweifelt nach einer bestimmten Aufgabe, deren Name dir einfach nicht einfällt. Um dieses Problem zu lösen, haben wir die Suchfunktion in awork gründlich verbessert. Ab sofort kannst du nahezu alle relevanten Details in awork finden, egal ob Kommentar. Notiz, Beschreibung oder Dateienname. Dabei findest du nicht nur mehr Inhalte, sondern kannst diese auch auch übersichtlich und transparent in einer Liste durchsehen, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Hier sind die Top-Neuerungen der Suche zusammengefasst:

• Mehr Platz für deine Ergebnisse: Deine Suchergebnisse genießen nun mehr Platz. Das ermöglicht es uns, dir mehr Ergebnisse gleichzeitig zu zeigen und so für eine bessere Übersicht zu sorgen.
• Suche nach mehr Details: Unsere Suche deckt jetzt fast alle Bereiche ab, sodass du nun auch nach folgenden Details suchen kannst:
  • Kommentare (Aufgaben, Projekte)
  • Notizen auf dem Dashboard (Text)
  • Beschreibungen (Aufgabe, Projekt)
  • Dateien (Aufgaben, Projekte)
  • Aufgabenlisten
• Detail-Treffer: Wenn du nach etwas suchst, zeigt dir unsere Suche jetzt genau an, welches Detail mit deiner Suche übereinstimmt.
• Tooltips für passende Details: Kleine Info-Fenster zeigen dir direkt an, wo genau deine Suchbegriffe in den Ergebnissen zu finden sind.
• Nach awork Links suchen: Links zu Aufgaben, Aufgabenlisten und Projekten können direkt in die Suche eingefügt und angesteuert werden. Dies ist besonders nützlich für Desktop-User, die keine Links in der Adressleiste ihrer App einfügen können.
• Mehr Ergebnisse pro Suche: Die Anzahl der angezeigten Suchergebnisse hat sich von 10 auf 40 Ergebnisse erweitert, durch die du nun scrollen kannst.
• Neuer Shortcut “Tab”: Mit der “Tab”-Taste kannst du jetzt zwischen den verschiedenen Suchbereichen (gesamter Workspace, Projekte, Aufgaben, User oder Kunden) wechseln.
• Ergebnisse im neuen Browser-Tab öffnen: Such-Ergebnisse können nun direkt aus der Suche über das Drei-Punkte-Menü in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden, ohne den aktuellen Ort in awork zu verlassen. Das geht auch via Shortcut, indem du CMD (Mac) bzw. STRG/CTRL (Windows) gedrückt hältst, während du auf das Ergebnis klickst.

Nutze die verbesserten Suchfunktionen, um deine Effizienz in awork zu steigern und schneller die Informationen zu finden, die du benötigst!

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Die neue Listenansicht für die Übersicht deiner Zeitauswertungen

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Zeitauswertungen sind das A und O, wenn es um die Profitabilität und Abrechnung von Projekten geht. Damit man auch bei einer Vielzahl an gespeicherten Auswertungen immer schnell findet, was man sucht, haben wir die Ansicht von Zeitauswertungen verbessert.

Die neue Listenansicht bringt mehr Ordnung und bietet bessere Möglichkeiten zur Suche und Sortierung. Zudem ermöglicht das praktische Aktionsmenü rechts neben jeder Auswertung das Teilen von Auswertungen direkt aus der Listenansicht heraus, ohne diese erst öffnen zu müssen.

Nutze die neue Übersicht in Listen, um deine Zeitauswertungen leichter zu verwalten und schnell die gewünschten Daten zu finden.

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Verbergen von Kommentaren und Aufgabenlisten für Externe

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Mit awork Connect arbeiten externe User wie Kunden, Freelancer oder andere Agenturen direkt mit deinem Team in deinem Projekt. Damit diese stets auch nur das sehen, was für ihre Arbeit relevant ist, gibt es jetzt die Möglichkeit ganze Aufgabenlisten, sowie einzelne Kommentare für Externe verbergen.

Aufgabenlisten für Externe verbergen

In jedem Projekt kannst du nun Aufgabenlisten für externe User verbergen. Dazu öffnest du das Aktionsmenü rechts neben der gewünschten Liste und wählst die Option „Liste für Externe verbergen“. Dadurch wird die gesamte Liste für externe User unsichtbar. Das Symbol eines durchgestrichenen Auges über der Liste signalisiert, dass sie für Externe ausgeblendet ist.

Wenn du einen externen User zu einer Aufgabe in einer verborgenen Liste hinzufügst, wird diese Liste für ihn sichtbar, jedoch ausschließlich mit der betreffenden Aufgabe. Entfernst du den externen User wieder von dieser Aufgabe, verschwindet sowohl die Aufgabe als auch die gesamte Liste erneut aus der Ansicht im Projekt.

Wird ein externer User innerhalb einer Aufgabe aus einer verborgenen Liste erwähnt, ohne dieser zugewiesen zu sein, erhält er keine Benachrichtigung darüber. Nur User, die grundsätzlich die Aufgabe sehen können, erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.

Dateien, die zu verborgenen Aufgaben gehören, sind für externe User ebenfalls nicht sichtbar.

📌 Beispiel:

Ihr arbeitet an einem spannenden Projekt zusammen mit externen Freelancer*innen und dabei fallen spezifische interne Organisationsaufgaben an. Um den externen Projektbeteiligten stets den optimalen Überblick zu gewähren, habt ihr nun die Möglichkeit, Aufgabenlisten, die ausschließlich für interne Augen gedacht sind, einfach vor Externen zu verbergen. Diese Aufgaben bleiben somit intern und eure externen User erhalten ausschließlich Einsicht in die Informationen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Kommentare für Externe verbergen

In allen Aktivitätsbereichen deiner Projekte (Projektdetails oder Aufgabendetails) hast du nun die Möglichkeit, vor dem Versenden eines Kommentars diesen vor Externen Usern zu verbergen. Klicke dafür auf das Auge-Symbol innerhalb des Kommentar-Feldes, um den Kommentar für Externe unsichtbar zu machen. Ein rotes Auge im Kommentarfeld signalisiert, dass der Kommentar verborgen ist. Ein erneuter Klick auf das Symbol stellt die Sichtbarkeit wieder her. Auch nachträglich lassen sich so bestimmte Kommentare ein- bzw. ausblenden, indem du den entsprechenden Beitrag bearbeitest und entsprechend einstellst.

📌 Beispiel:

Die Grafikabteilung war gerade mitten in der spannenden Aufgabe, ein neues Logo zu gestalten, als ein kleines Problem auftauchte. Keine Sorge! Mit der cleveren Funktion der verborgenen Kommentare in awork hat das Team die perfekte Möglichkeit gefunden, sich intern abzustimmen, ohne awork verlassen zu müssen oder den Kunden mit ins Boot zu holen. So konnten sie in Ruhe eine Lösung erarbeiten. Das Ergebnis: eine ungestörte Lösungsfindung und ein tolles Logo mit zufriedenen Kunden.

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easyJOB & MOCO Integrationen für komplexere Workflows

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awork ist das ideale Tool für das umfassende Projektmanagement deiner Agentur. Mit wachsender Agenturgröße nehmen jedoch auch die Komplexität der Prozesse rund um das Projektmanagement zu. Um die komplexere Abläufe vor, während und nach den Projekten nahtlos in deinen awork Workflow zu integrieren, bieten wir dir zwei leistungsstarke Integrationen, die auch bei größeren Teams und vielfältigen Projektbeteiligungen einen reibungslosen Workflow sicherstellen – diese sind als kostenpflichtige Add-ons zu deinem awork Plan verfügbar.

MOCO-Integration

MOCO unterstützt den kompletten Projektablauf von der ersten Kundenkontaktaufnahme bis zur Rechnungsstellung und bietet einen umfassenden Überblick über wichtige Kennzahlen wie Rentabilität und Budgets. Hier gibt es bereits eine superschlanke Integration zur Übertragung von Zeiten aus awork an Rechnungen in MOCO. Zusätzlich bieten wir euch jetzt eine umfassende, neu entwickelte Integration an, die eure Arbeit mit MOCO und awork reibungsloser macht:

Die neue MOCO-Integration ermöglicht es, Projekte aus MOCO zu awork (oder andersherum) zu übertragen – inklusive aller Details, wie Budget, Kunde und Deadlines. Außerdem können erfasste Zeiten im laufenden Projekt automatisch mit MOCO synchronisiert werden, sodass stets alle Zeiteinträge in MOCO zur Abrechnung verfügbar sind. So spart ihr den regelmäßigen Abgleich, reduziert Fehler und macht aus zwei Prozessen einen.

Hört sich das gut an für dich? Dann buch dir doch einen Termin mit unserem Sales-Team und erfahre mehr zu unserer Integration!

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easyJOB-Integration

easyJOB ist eine Agentursoftware, die sich auf optimale Finanzprozesse spezialisiert – von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung. Mit der Integration von easyJOB und awork kannst du deine Projekte und Aufgaben ganz einfach synchronisieren. Egal, ob du dein Projektmanagement verbessern oder deine Zeiterfassung automatisieren möchtest – die Verbindung der beiden Tools macht dein Team noch produktiver. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren, während die Technik im Hintergrund nahtlos arbeitet.

Wenn du an einer Integration mit easyJob interessiert bist, dann vereinbare gerne einen Termin mit unserem Sales-Team und erfahre mehr zur Integration!

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Mit dem Time-Fries-Release zur perfekte Beilage für dein Projektmanagement

[.toc-name]Die perfekte Beilage für dein Projektmanagement[.toc-name]

Mit dem Time-Fries-Release von awork erreicht das Projektmanagement eine neue Ebene der Einfachheit und Übersichtlichkeit. Nutze die neu eingeführten visuellen Diagramme, um deine Projekte proaktiv zu managen, jederzeit den Überblick zu behalten und strategisch auf Budgetveränderungen zu reagieren. Die überarbeitete Suchfunktion revolutioniert, wie du Informationen in awork findest und abrufst. Zudem sorgen die neuen Integrationen mit easyJOB und MOCO dafür, dass alle deine Agenturprozesse nahtlos in dein Projektmanagement einfließen.

Diese Updates verbessern nicht nur die Verwaltung deines Budgets und beschleunigen die Navigation, sondern erweitern auch die Möglichkeiten, um awork tiefer in deine Agenturprozesse zu integrieren.

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