Wir sind so aufgeregt, dass wir es einfach nicht verbergen können! Heute kannst du endlich sehen, woran wir in den letzten Wochen und Monaten gearbeitet haben. Und das Ergebnis macht uns sehr stolz.
Aber fangen wir von vorne an: Es gibt viele Tools, um die Arbeit in Themen und Projekten zu planen. Es gibt auch welche, die deinen eigenen Kalender organisieren. Aber bisher hat es noch kein Tool geschafft, die Projekt- und Ressourcenplanung bis hinunter zum persönlichen Kalendertermin herunterzubrechen.
So dachten wir: Herausforderung angenommen. 💪
Von einer groben Idee über Dutzende von Skizzen, Prototypen, Interviews, Nutzertests und mit ein bisschen Magie haben wir das am intensivsten konzipierte und liebevollste Feature geschaffen, das wir je eingeführt haben.
We proudly present: Der neue Planer in awork 🎉
Wäre es nicht super-duper-nice, wenn dein Orga-Tool automatisch einen genauen Überblick über die Workload deines Teams erstellen würde?
Genau das macht der neue Planer, indem er die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert. Das Ergebnis:
Die genaueste Workload Berechnung aller Zeiten.
Die Workload Berechnung umfasst Projekte, Aufgaben, Kalendertermine und sogar Tracking-Zeiten. Von nun an ist keine zusätzliche Kapazitätsplanung in Excel & Co. mehr nötig - das Team Workload wird automatisch auf dem neuesten Stand gehalten.
So kannst du in jeder Phase des Projektablaufs einfach und genau planen:
- Projekte grob prognostizieren 👉 Du kannst direkt sehen, ob noch Kapazitäten im Team vorhanden sind.
- Plane bestätigte Projekte genauer ein 👉 Du erkennst Konflikte in den Kalendern deines Teams sofort.
- Detaillierte Capa-Planung 👉 To-dos landen genau da, wo sie im Kalender hingehören.
Der neue Planungsablauf in 2 Minuten erklärt 💡.
Vom groben Projekt roadmap bis zur stündlichen Arbeitstagsplanung wird alles in diesen drei Ansichten abgebildet:
- Die AnsichtWorkload zeigt dir, wie beschäftigt dein Team in den kommenden Wochen sein wird. Hier kannst du sehen, wie genau sich die Workload deiner Teammitglieder aus geplanten Projekten, Aufgaben und Kalenderterminen zusammensetzt.
- In der Zeitleistenansicht, die du bereits von deinen awork Projekten kennst, werden die geplanten To-Dos deines Teams angezeigt. Du siehst sofort, wer gerade an was arbeitet und kannst ungeplante Aufgaben schnell verteilen.
- Die Kalenderansicht zeigt dir den Kalender deines Teams einschließlich der Termine und Blocker. Hier kannst du neue Aufgaben direkt im Kalender für dich selbst, aber auch für andere Teammitglieder planen.
Keine Ruhe für die Bösen: Wir arbeiten bereits an einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung, damit geplante Aufgaben als Termine in deinem Kalender angezeigt werden. Bleib dran!
Gut zu wissen: Der Planer muss von einem Workspace Admin aktiviert werden.
4 Planungsfälle und wie man sie easy peasy löst ✊
Als Teamleiter/in, Projektmanager/in oder Kreative/r bist du wahrscheinlich mit mindestens einem dieser Szenarien sehr vertraut:
- Schnell herausfinden müssen, ob es genug Kapazität für ein neues Projekt gibt.
- Endlos in Capa-Planungsmeetings sitzen (monatlich, wöchentlich, täglich).
- Lege dringende Aufgaben fest, die SOFORT erledigt werden müssen.
- Der tägliche Kampf mit deinem eigenen explodierenden Kalender.
Der neue Planer löst genau diese vier Probleme für dich.
Fall 1: Herausfinden, ob es noch Kapazitäten für ein Projekt gibt
Dein Team hat einen großen Pitch gewonnen (juhu) und als Teamleiter willst du nun ein Projekt für den neuen Kunden planen. Du kennst dein grobes Zeitbudget, also die ungefähre Projektdauer und -frist. Aber wie kannst du schnell herausfinden, ob du derzeit genug Kapazitäten für das neue Projekt hast?
Die Lösung: Ein Blick auf die Workload-Übersicht zeigt dir sofort, wie ausgelastet dein Team in nächster Zeit sein wird, wer gerade an welchen Projekten arbeitet und wer im Urlaub ist. Wenn du mit dem Mauszeiger darüber fährst, kannst du die Verteilung der Workload sehen, z.B. um herauszufinden, warum jemand überbucht ist, und kannst abschätzen, ob noch Kapazitäten für ein anderes Projekt vorhanden sind.
Wenn genügend Ressourcen verfügbar sind, planst du das neue Projekt mit einem groben Zeitbudget. Et voilà, die Kapazität des Projektteams wird sofort gesperrt und in die Workload aufgenommen.
Fall 2: Das endlose Planungs- und Kapazitätstreffen
Du bist ein Projektmanager und koordinierst mehrere Projekte gleichzeitig. Deshalb brauchst du einen wöchentlichen Überblick über alle aktiven Projekte, du musst die Fristen im Auge behalten und die Aufgaben gerecht im Team verteilen. Wie entscheidest du am besten, wer sich um welche Aufgabe kümmern soll?
Die Lösung: Wirf gemeinsam mit deinem Team einen Blick auf die Zeitleistenansicht. Verlängere Aufgaben, die sich hinziehen, schnappe dir ungeplante Aufgaben und verteile sie auf das Team.
Mit einem Klick auf die Ansicht Workload kannst du sehen, wer diese Woche besonders viel zu tun hat und wer noch Platz hat. Auch kurzfristige Abwesenheiten, wie z.B. Krankheitsurlaub, sind sichtbar, damit du bei Bedarf umplanen und Aufgaben neu verteilen kannst.
Fall 3: Plane dringende Aufgaben ein, die SOFORT erledigt werden müssen
Der Klassiker: An einem Donnerstagmorgen hat ein hochkarätiger Kunde eine Reihe von kleinen, aber sehr dringenden Aufgaben für dich, die bis Ende der Woche erledigt sein müssen. Als Teamleiter musst du herausfinden, wie du sie schnell erledigen kannst und wer im Team sich darum kümmern kann.
Die Lösung: Bleib ruhig und benutze die Kalenderansicht. Filtere die Liste der ungeplanten Aufgaben einfach nach Fälligkeitsdatum, um einen Überblick über die dringendsten To-Dos zu bekommen. Im Kalender kannst du genau sehen, was deine Teammitglieder in den nächsten Tagen auf dem Tisch haben.
Dein Kollege hat heute Nachmittag noch ein paar Stunden Zeit? Gut, dann ziehe die dringende Aufgabe einfach per Drag & Drop in seinen Kalender, um Zeit dafür zu blockieren. Mit einem Klick kannst du in der Ansicht Workload überprüfen, dass niemand überbucht ist - trotz knapper Fristen.
Fall 4: Der tägliche Kampf mit deinem explodierenden Kalender
Als Kreativer kennst du das wahrscheinlich: Am Montag türmt sich ein Berg neuer Aufgaben auf deinem Schreibtisch. Du musst einen Weg finden, sie neben Kundengesprächen, Teambesprechungen und so weiter in deinen Wochenplan einzubauen.
Die Lösung: Von nun an kannst du deinen Arbeitstag in der Kalenderansicht organisieren. Termine, wie wöchentliche Teambesprechungen oder Kundengespräche, sind dort sichtbar - so weißt du genau, wann du Zeit für Projektaufgaben hast. Ziehe sie einfach per Drag & Drop von der Aufgabenliste auf den freien Platz in deinem Kalender.
Super cool: Mit nur zwei Klicks kannst du im Kalender geplante Aufgaben in getrackte Zeiten umwandeln.
Übrigens: Langfristige Aufgaben, die du nicht in einem Rutsch erledigst, kannst du mehrmals in deiner Kalenderwoche einplanen. Deine Workload wird dann im Planer entsprechend angezeigt. Persönliches Planungsniveau: Experte!
Los, los, los, probier es gleich aus! Überzeuge dich selbst davon, wie toll die Kombination aus Projektplanung und persönlichem Kalender funktioniert. Wie du deinen Kalender integrierst und wie der Planer im Detail funktioniert, wird im Helpcenter von awork erklärt.
PS: Folge unserem Co-Founder & CEO Tobias auf LinkedIn und bleibe auf dem Laufenden, woran wir hinter den Kulissen arbeiten und was sonst noch auf awork los ist. 🤗
