🚨 Die Herausforderung
Ineffiziente Workflows kosten Zeit und Ideen
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“Wir glauben an den einen Gedanken, der die Kraft hat, alles zu verändern” – dies ist das Credo der Kreativagentur thjnk. Nicht nur bei der Arbeit für und mit ihren Kund:innen – sondern auch bei internen Prozessen. Deswegen lautete ihre Mission vor einiger Zeit: Noch mehr Raum für großartige Gedanken und Ideen schaffen – und ihre interne Digitalisierung vorantreiben.
thjnk hat ihre Prozesse somit unters Mikroskop gelegt. In diesen 2 Bereichen im Workflow haben sich die Hindernisse am stärksten manifestiert:
Herausforderung #1: Zu viele Tools bremsen die Effizienz
Es war einmal: Ein neues, spannendes Kreativprojekt startet. Spontane Anfrage, komplexes Projekt und die Deadline ist natürlich auch knapp. Also, los geht’s! Oder?
Nicht ganz. Zunächst muss das neue Projekt mit allen Aufgaben angelegt werden. Dafür gibt es natürlich ein Tool. Um gut organisiert zu starten, muss außerdem eine ausführliche Kapazitätsplanung passieren. Dafür gibt’s natürlich ein weiteres Tool. Im Laufe des Projekts müssen die Teams auch ihre Zeiten tracken können, dafür gibt’s wieder ein Tool. Und für die Projektkommunikation? Richtig geraten, dafür gibt es überraschenderweise noch ein Tool.
❓ Quizfrage: Wie viel Zeit haben die Teams beim Wechseln zwischen den Tools verloren?
💬 Antwort: Zu viel.
Für die täglichen Workflows nutzte das Team von thjnk früher viele verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche Aufgabenbereiche. Diese waren nicht miteinander verbunden. Das Team musste jeden Schritt separat bearbeiten; die administrativen Aufgaben haben damit viel Zeit verschlungen, die jedoch viel besser bei Kundenprojekten aufgehoben gewesen wäre. Gleichzeitig waren viele Prozesse einfach redundant.
[.b-testimonial]Die Effizienz lag bei null.[.b-testimonial]
Herausforderung #2: Kommunikation, die sich schwer nachvollziehen lässt
Ineffiziente Workflows sind eine Sache. Ineffiziente Workflows, die sich nur schwer nachvollziehen lassen, eine andere. Schuld daran war der Kommunikationskanal, den thjnk zuvor hauptsächlich nutzte: E-Mail.
Und Hand aufs Herz: Wer würde den Überblick nicht verlieren, wenn am Tag 50-60 (!) interne und externe E-Mails zu verschiedenen Kundenprojekten im Postfach landen? Problematisch war dabei auch, dass häufig einzelne Personen im Verlauf der Kommunikation aus dem Verteiler geflogen sind; besonders für neue Teammitglieder war die gesamte Projektkommunikation ohnehin ein großes Rätsel, das erstmal gelöst werden musste.
Ein Herzstück im Projektmanagement soll die Workflows zusammenbringen
Für thjnk war also ganz klar: Time for change! Im gleichen Atemzug, in dem die Digitalisierung des Unternehmens laufend stattfindet, lag der Fokus darauf, einen einheitlichen Standard für das Projektmanagement zu schaffen. Das Herzstück dafür sollte ein neues Workflow-Tool bilden, das alle Arbeitsprozesse transparent abbildet und die einst separaten Schritte in einem vereint.
💜 Die Lösung
awork vereint die Workflows: Endlich mehr Raum für großartige Ideen
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Heute arbeiten alle der 500+ Mitarbeiter:innen bei thjnk mit awork. Sie bilden darin ihre operativen Aufgaben ab, erfassen regelmäßig und vollständig ihre Zeiten, managen Projekte, planen ihre Kapazitäten und organisieren ihre Kund:innen.
[.b-testimonial]Früher waren wir bei etwa 70% Zeiterfassung, nach der Einführung von awork sind wir jetzt bei 98%[.b-testimonial]
Auf der Mission, das Unternehmen zu digitalisieren, hat thjnk mit awork die Standardisierung ihres Projektmanagements abgeschlossen. Beratung und Kreation treffen sich nun jenseits von Kommunikationsbarrieren und bleiben jederzeit auf dem Laufenden, denn alle Projekte sind in awork nun an einem zentralen Ort für alle zugänglich. Und egal, wann jemand neu ins Projekt oder Unternehmen einsteigt: Alle Stakeholder können zu jeder Zeit auf alle Infos zugreifen.
Das trägt Früchte: Statt vorher 50-60 E-Mails pro Tag, landen heute im Schnitt ca. 50% weniger Mails in den Postfächern bei thjnk – hauptsächlich extern. Denn die interne Kommunikation findet vollständig in awork statt.
Ein Tool, weniger Kosten
Vorbei ist nun auch die Zeit der vielen Tools. Mit awork bündelt thjnk unterschiedliche Bereiche in einer Software. Möglich macht’s die offene API, die eine einfache Integration zu anderen Dienstleistern zulässt. Dadurch arbeitet das Team von thjnk nur noch in awork und erledigt darin auch ihre Zeiterfassung und Kapazitätsplanung – statt auf externe Tools zu wechseln.
Das sorgt nicht nur für effizientere Workflows, sondern hat auch Auswirkungen auf die Kosten: Im Vergleich zu vorher sorgt awork bei thjnk für ca. 30% mehr Kosteneffizienz, da ein Tool gleich mehrere ersetzt.
Ein Tool, das auch die Kund:innen begeistert
Wie Iron Man mit den Avengers oder Harry mit Dumbledore’s Armee: thjnk bildet mit ihren Kund:innen nun echte Projekt-Dreamteams. Dank Gastzugängen in awork wissen Kreativteam und Kund:innen zu jeder Zeit, wie der aktuelle Stand im Projekt aussieht. Ganz automatisch kann thjnk so mehr Vertrauen schaffen, da volle Transparenz vorhanden ist.
Gleichzeitig kann das zusammengesetzte Projektteam schneller arbeiten und auf Änderungen reagieren, da die Prozesse individuell an das Team und die Kund:innen angepasst werden.
[.b-testimonial]Durch awork können wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Projektteam-Gefühl kreieren.[.b-testimonial]
🚀 Der Impact
Ein Dreamteam der Workflow-Effizienz
[.toc-name]Der Impact[.toc-name]
Eine Kreativagentur hat ihren Flow wieder gefunden, dank awork. Es ist aus dem Alltag von thjnk nicht mehr wegzudenken und gehört nun zu den Top 3 Tools in ihrem täglichen Tool-Stack. Und im Gegenzug liefert thjnk auch wertvollen Input für das Team von awork; so hat die Agentur schon bei einzelnen Features im Tool ihren Fingerabdruck hinterlassen. Auch hier ist ein echtes Dreamteam entstanden – so wie thjnk es nun mit ihren Kund:innen bildet und weiterhin großartige Ideen entstehen lässt.
Das ist sie also, die perfekte Mischung für einen effizienten Workflow: Hürden erkennen und überwinden, mit einem intuitiven Tool, das viele in einem bündelt und ein für alle Mal Barrieren in der Kommunikation aufbricht. Das Ergebnis: Ein kosteneffizienter Prozess, der von Anfang bis Ende transparent nachvollziehbar ist und in dem Zusammenarbeit einfach einfach wird.
[.b-important-block]Zusammenarbeiten wird nun noch besser, mit awork Connect! Das Feature, das es dir ermöglicht, deine Business Partner direkt in deine Projekte einzuladen. Erfahre mehr über awork Connect[.b-important-block]
[$tag]🤝 Besser Zusammenarbeiten[$tag]
⭐️ Extra: So geht die Implementierung
Ein neues Work-Management-Tool in großen Teams einführen: The thjnk way
[.toc-name]So klappt die Implementierung[.toc-name]
Wie bringt man nun 500+ Mitarbeiter:innen dazu, alte Gewohnheiten fallen zu lassen und ein neues Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren? Die Lösung von thjnk: Baby steps 🍼 – und zwar in zweierlei Hinsicht:
- In kleinen Teams starten
Bevor sich gleich alle in das neue Tool stürzten und das Chaos ausbrach, hat sich thjnk für ein kleines Team als Testobjekt entschieden. Hier sammelte die Agentur Feedback und Erfahrungen, die den anderen Teams zugutekamen. Zudem wurde pro Standort auch eine Person als awork Orakel auserkoren, das immer auf Fragen antworten konnte.
- Funktionen nach und nach erkunden
Große Projekte werden einfacher, wenn man sie in kleinere Häppchen unterteilt. Das gleiche gilt auch für den Rollout von einem neuen Tool. Statt also gleich mit dem vollen Funktionsumfang loszurennen, hat das Team von thjnk einen gemütlichen Spaziergang von Feature zu Feature gemacht: Erst ging es zur Aufgabenverwaltung, weiter zur Zeiterfassung, bis hin zur Kapazitätsplanung. Ganz entspannt, nach und nach, ohne die Teams direkt zu überfordern.
Über thjnk
Die 2012 gegründete Agenturgruppe thjnk AG wird heute geleitet von Armin Jochum (Co-Gründer, CEO und CCO) und Horst Wagner (COO und CFO). Mit Flagships in Hamburg, Berlin, München, Düsseldorf, Prag, New York und Zürich ist die thjnk AG seit 2017 Teil des weltgrößten Marketing-Service-Anbieters WPP – und arbeitet für und mit Kund:innen, wie AUDI, IKEA, IHK, SWISS, Paulaner, HD+, Helios oder Dallmayr.
Zur thjnk Gruppe gehören: loved (Corporate Identity, Marken und Design), thjnk Media, Upljft (Social Media Marketing Tools, Technologie und Kreation aus einer Hand) und 24/7 (Spezialist für datengetriebene, individualisierte Content-Generierung, Automatisierung und Distribution). Die Agenturgruppe thjnk zählt zu den meist ausgezeichneten Agenturen.
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