kreativkarussell belebt die Online-Auftritte von über 500 Kund*innen mit Webseiten, Online-Shops und Marketing-Aktivitäten. Dafür nutzt die Digital-Agentur awork als All-in-One-Tool für alle projektbezogenen Workflows. Das Ergebnis: Mehr Überblick und Struktur, reibungsloses Teamwork und sofort knapp 50 Rechnungen (outgoing 😉) mehr im Monat – nice!
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Die Grundlage für transparente Projektorganisation
Vor awork waren bei kreativkarussell die Informationen zu Projekten und Aufgaben auf unterschiedliche Tools verteilt (z.B. GoogleDocs, Mails, Notizen oder auch mal Stift und Papier). Bei knapp 20 Projekten und 100 Retainern im Monat die Übersicht zu behalten wurde unweigerlich eine echte Herausforderung. Besonders die Agilität der Agentur war dadurch zunehmend eingeschränkt.
Das Team von kreativkarussell hat das früh erkannt und daher die eigene Projektorganisation komplett neu gedacht. Klares Ziel dabei war es, bestehende Prozesse zu vereinfachen, mehr Übersicht zu schaffen und dem Team eine einfache und intuitive Lösung für Arbeit und Kommunikation bereitzustellen.
[.b-testimonial] awork ist eine Software, die wir rund um die Uhr geöffnet haben, und deshalb muss das ganze Team Spaß daran haben, sie zu benutzen. Das kann nur funktionieren, wenn auch die technische Umsetzung stimmt. Deshalb waren Benutzerfreundlichkeit und Effizienz die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl. [.b-testimonial]
Nach umfangreichem Vergleichstest hat sich awork als beste Lösung entpuppt und wurde als neues All-in-One-Tool eingeführt. Seitdem finden sämtliche Prozesse rund um Projekt-Management, Kapa-Planung, Zeiterfassung, Kommunikation, Auswertung und Rechnungsstellung an einem zentralen Ort statt: Transparent und übersichtlich in awork. Die Verbesserung der Projekt-Rentabilität ist nur einer der vielen positiven Effekte.
awork überzeugt mit hoher Geschwindigkeit und flexiblen Workflows. Aber besonders die intuitive Nutzbarkeit von awork führte schnell zu einer hohen Akzeptanz im Team – ein besonders relevanter Faktor für die Agentur. Dass damit auch eine Steigerung der Effizienz erreicht wurde, wird anhand der Unternehmenszahlen deutlich. Seit der Einführung von awork schreibt die Agentur knapp 50 Rechnungen mehr – pro Monat.
[.b-testimonial] Es gibt nicht mehr so viele überfällige Aufgaben, und die Bearbeitungszeit für Aufgaben hat sich auch verkürzt, weil wir mit awork einen besseren Überblick über alles haben als früher. [.b-testimonial]
Direkte Kommunikation bringt Effizienz
Agile Teams sind auf gute Kommunikation angewiesen, um effizient arbeiten zu können. Das gilt sowohl intern, als auch extern, wie etwa mit Kundinnen oder Freelancerinnen.
Eine Kickoff-Veranstaltung und ein paar einfache Kommunikationsregeln später, ist bei kreativkarussell der interne Mailverkehr nahezu eingestellt worden. Heute findet stattdessen etwa 95% der schriftlichen Kommunikation in awork statt. Das gilt auch für einige Kund*innen, die mithilfe von Gastlizenzen in awork direkt in die Prozesse miteinbezogen werden. So gehen Aufgaben und Absprachen insgesamt schneller voran.
[.b-testimonial] awork ist für uns die Kommunikationsplattform Nummer 1. Alles, was mit Aufgaben und Projekten zu tun hat, läuft über awork. Man kann schnell Leute einbeziehen, Fragen stellen oder Aufgaben zuweisen, und das macht die Zusammenarbeit im Team wirklich angenehm. [.b-testimonial]
Das Team selbst beschreibt die Kommunikation mit awork als einfacher, schneller und wesentlich näher am Projekt. Auch der Spaß kommt durch den direkten Austausch nicht zu kurz. Auf Kundenseite ist das Feedback ebenfalls positiv: Der Kontakt zwischen Agentur und Kund*in ist präsenter, agiler und vor allem effizienter.
Ta-da, eine Win-Win-Situation! 🥳
[.b-testimonial] Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern hat sich definitiv verbessert, weil jeder näher am Projekt dran ist. Mit Hilfe von Benachrichtigungen und Zuweisungen gibt es einen perfekten Arbeitsablauf und einen Überblick darüber, was als Nächstes kommt. [.b-testimonial]
Mit den tatsächlichen Ressourcen planen
Bei mittlerweile über 30 Mitarbeitenden wurde es irgendwann unübersichtlich, wer zu welchem Zeitpunkt noch Ressourcen frei hat. Vor allem bei der Vielzahl an parallel laufenden Projekten.
Mit dem Planer in awork ist das Team auf alle Szenarien vorbereitet: kreativkarussell plant bereits Wochen im Voraus, um aktive, sowie kommende Projekte und Aufgaben im Team bestmöglich zu verteilen. Dabei wird der individuelle Workload jeder einzelnen Person einfach und flexibel berücksichtigt.
Überlastung oder Leerlauf gehören dadurch der Vergangenheit an. Auch kurzfristig lässt sich mithilfe des Planers schnell reagieren: Spontane To-Dos werden einfach in awork erstellt, je nach Workload an geeignete Mitarbeitende zugeteilt und direkt bearbeitet.
Das hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen hat sich die durchschnittliche Bearbeitungsdauer von Aufgaben insgesamt verringert und es sind weniger überfällige Aufgaben vorhanden. Zum anderen ist immer klar und transparent erkennbar, wer was bis wann zu tun hat. Eine große Arbeitshilfe für alle – von Projekt-Management, Kreation, Entwicklung bis hin zur Buchhaltung und Geschäftsführung.
[.b-testimonial] Vor allem im Bereich der Prognosen und der Kapazitätsplanung haben wir mit awork einen großen Sprung nach vorne gemacht. Wir haben jetzt einen viel klareren, schnelleren und besseren Überblick darüber, wo wir in unseren Projekten gerade stehen und was als nächstes passieren muss. Mit dem Planer weiß jeder immer, welche Aufgaben für den Tag anstehen, welche Termine oder Fristen beachtet werden müssen. Dadurch hat awork für uns einen höheren Stellenwert gewonnen als der E-Mail-Posteingang. [.b-testimonial]
Per API-Schnittstelle zur individuellen Lösungen
Prozessoptimierung und Effizienz stehen bei kreativkarussell hoch im Kurs. Dafür nutzt die Agentur unter anderem auch die offene API von awork.
Um awork noch besser in die eigenen Workflows der Agentur zu integrieren, hat das Team bereits mehrere Lösungen mithilfe der API entwickelt. So konnte repetitive, manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert werden.
Ob für die interne Performance-Auswertung, zum Anlegen von Tickets oder auch für automatisierte Workflows zwischen awork und dem Rechnungswesen. Kurzerhand mithilfe der API Schnittstelle eingerichtet, liefert awork in alle gewünschten Bereiche Informationen in Echtzeit.
Ein Beispiel aus der Praxis bei kreativkarussell: Erreicht ein Ticket einen bestimmten Status, werden alle relevanten Informationen direkt an das Rechnungssystem übergeben. Dort wird automatisch die entsprechende Rechnung erstellt und abschließend verschickt. Smarte Lösung!
Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch die Fehlerquote, da awork als “single source of truth” eine einheitliche und zentralisierte Datenbasis darstellt.
[.b-testimonial] Die API bietet eine hervorragende Grundlage für die Implementierung von Automatisierungen, wie z.B. für unser Rechnungstool. Das war auch ein entscheidender Faktor für uns im Auswahlprozess. [.b-testimonial]
Möchtest du selbst eine Schnittstelle basteln? Dann schau gern in unseren Developer-Docs.
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