Die Herausforderung: 100+ Projekte gleichzeitig planen – und trotzdem gelassen bleiben
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PHOENIX, ein preisgekröntes Produktinnovationsstudio, hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Zukunft des Wohlbefindens mit exzellenten Produkt-Designs für ihre Kund:innen neu zu erfinden. Sie sehen sich als “People Business” und jonglieren an zwei Standorten, Stuttgart und Shanghai, gleichzeitig mehr als 100 Kundenprojekte parallel. Von kleinen 40-Stunden-Aufträgen bis zu großen 2.500-Stunden-Projekten ist alles dabei – und jede Woche bringt neue Anforderungen, die das Team aus internationalen Designexpert:innen flexibel meistern muss. Doch wie managed man das Ganze nun effizient, ohne die Kreativen administrativ und mit Workload zu überlasten?
Kapazitätsplanung im Fokus
Ein zentraler Faktor für PHOENIX ist hier das Kapazitätsmanagement. Jedes ihrer Projekte wird individuell geplant und gestafft. Da 97 % der Projektkosten auf Stunden basieren, ist eine präzise Planung der Ressourcen (Planstunden) sowie die Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeiten (Ist-Stunden) für die Agentur entscheidend, um auch ihre Finanzen unter Kontrolle zu haben.
Ein altes System mit Frust-Faktor
Doch die bisherige Projektmanagement-Software – nach über 10 Jahren im Einsatz – stieß an ihre Grenzen. Eine ihrer größten Schwächen: Sie wurde von den Creatives, die bei PHOENIX ganze 80 % der Belegschaft ausmachen, aufgrund der komplizierten Benutzerführung schlichtweg nicht akzeptiert. Dadurch fehlte es an Transparenz für effektive Kapazitätsplanung und die Planung im gesamten Team – was besonders problematisch war, da die Designer:innen bei PHOENIX in einer Doppelrolle auch die Projektleitung übernehmen. Ein unintuitives Tool mit hohem administrativen Aufwand ist da keine große Hilfe.
[.b-testimonial]Ein System, das nicht [von allen] genutzt wird, ist wertlos.[.b-testimonial]
Die Folge: Frust im Team, eine spürbare Trennung zwischen Administration und Design sowie ein Workflow, der weder effizient war noch für Zufriedenheit im Team sorgte. Eine Situation, die nicht nur PHOENIXs Anspruch an exzellente Arbeit, sondern auch ihrer Vision von Work Happiness entgegenstand.
Die Lösung: Ein Tool, das Kreative lieben – und das Planung einfach macht
[.toc-name]Die Lösung[.toc-name]
Die Suche nach einer neuen Lösung führte PHOENIX zu awork, da die integrierte Kapazitätsplanung sowie die einfache Benutzeroberfläche ohne unnötige Komplexität genau den Anforderungen entsprachen, die die Agentur an ein neues Projektmanagement-Tool hatte.
1. Transparente und flexible Kapazitätsplanung:
Mit dem Planer von awork schaffte PHOENIX schnell die nötige Transparenz über ihre Kapazitäten im Team sowie ihren gesamten Workload. Damit ist das Staffing über alle parallel laufenden Projekte hinweg nun deutlich schneller und zuverlässiger.
Und da kein Projekt so abläuft, wie zu Beginn geplant, ist die Agentur nun in der Lage, ihre Kapazitäten bis hin zu einzelnen Tasks schnell und mit wenigen Klicks an die Wirklichkeit anzupassen. Dazu kombinieren sie ihre Planung auf Projekt- und Aufgaben-Ebene auch mit den Eigenen Feldern in awork, um ihre Plan- und Ist-Stunden immer up-to-date zu halten.
[.b-testimonial]Der Planer in awork ist das Beste, was wir in Sachen Kapazitätsmanagement auf dem Markt gesehen haben.[.b-testimonial]
2. Mehr Freude an der Arbeit – dank intuitiver UX und moderner UI
PHOENIX hat mit awork endlich Tschüss zum Tool-Frust gesagt. Dank der intuitiven Bedienung und dem modernen, ansprechenden User Interface ist die Nutzung für das Team jetzt eine echte Erleichterung im Alltag – und kein lästiger Pflichtpunkt mehr. Das Ergebnis: Heute arbeitet das gesamte Team (100 %) mit awork, während das vorherige System gerade einmal von 20 % der Mitarbeitenden genutzt wurde.
Ein echter Gamechanger für die gesamte Projektplanung, vor allem auch für ein zentrales Element der Stundenabrechnung: Die Zeiterfassung. Diese erfolgt nun von allen vollständig – ohne hinterher rennen – und direkt an der zugehörigen Aufgabe, was dazu beiträgt, dass das Kapazitätsmanagement reibungslos läuft und das Budget eingehalten werden kann.
Das Team hat endlich mehr Spaß daran, im Tool zu arbeiten und die Vollständigkeit aller Projekt-relevanten Infos an einem Ort gebündelt, ermöglicht es PHOENIX, Unter- oder Überlastungen schnell zu erkennen und flexibel umzuplanen. All das trägt dazu bei, dass das Wohlbefinden im Team steigt.
[.b-testimonial]Die joy of work wird in awork spürbar, weil das Tool wirklich genutzt wird – es trägt direkt zu unserem Wellbeing bei.[.b-testimonial]
3. Zeitersparnis im gesamten Workflow
PHOENIX plant ihr gesamtes Projekt-Geschäft nun in awork. Neue Projekte werden mithilfe von individuellen Vorlagen nun innerhalb von 2 Minuten angelegt. Außerdem profitiert das Team von der hohen Reaktionsgeschwindigkeit von awork und der Vielzahl an praktischen Shortcuts. Genau mit dieser Geschwindigkeit des Tools ist das Team dabei besonders zufrieden: Egal, ob via Desktop oder Browser, awork reagiert schnell und zuverlässig – ein wichtiger Aspekt für eine Agentur mit zwei Standorten auf unterschiedlichen Kontinenten.
Nicht nur ihre Kundenprojekte hat PHOENIX nach awork verlegt und damit effizienter gestaltet. Auch interne Prozesse wie beispielsweise das Onboarding neuer Mitarbeitenden wird nun in awork gemanaged. Sobald jemand neues startet, wird ein übersichtliches Onboarding-Projekt bereit gestellt, das alle Tasks und anstehende Termine sowie eine Übersicht der kommenden Monate bündelt – so gehen keine Informationen verloren und neue Mitarbeitende fühlen sich sofort abgeholt.
Der Impact: Ein “People Business” baut Brücken zwischen Administration und Creatives
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Mit Klarheit zu mehr Wohlbefinden
Mit awork hat PHOENIX einen entscheidenden Wandel erlebt: Erstmals arbeiten sie mit einem System, das ihnen ermöglicht, ihre Ziele im Kapazitäts- und Budgetmanagement zuverlässig zu erreichen. Dank des Anstiegs der Zeiterfassungsquote von 60 % auf nun 90 % haben sie ihren Workload zuverlässig im Blick. Das wirkt sich auch direkt auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden aus: Über- und Unterlastung lassen sich frühzeitig erkennen und besser ausgleichen.
Projektmanagement im High-Speed-Modus
Gleichzeitig sparen sie wertvolle Zeit – nicht nur im Finance-Bereich durch die präzisere Stundenerfassung, sondern auch im Projektmanagement, das jetzt durch die gemeinsame transparente Übersicht, die flexible Kapazitätsplanung und die hohe Geschwindigkeit etwa 50 % schneller läuft. Der gegenseitige Austausch zwischen Creatives und Administration wurde durch awork ebenfalls stark verbessert: Alle arbeiten in einem gemeinsamen Tool, für ein gemeinsames Ziel.
Die Highlights im Überblick:
- Überblick und Balance: Besseres Kapazitätsmanagement sorgt für ausgeglichene Workloads und zufriedene Mitarbeitende.
- Effizientes Arbeiten: Zeiterfassung stieg von 60 % auf 90 %, Projektplanung ist jetzt 50 % effizienter unterwegs.
- Reibungslose Zusammenarbeit: Creatives und Administration treffen sich in einem zentralen, schnellen Tool.
- Positive Auswirkungen aufs Business: Mehr Transparenz, höhere Präzision und besserer Workflow – das gesamte Unternehmen profitiert.
awork hat PHOENIX nicht nur effizienter, sondern auch als Team stärker gemacht – so sieht ein „people’s business“ in Bestform aus.
Über PHOENIX
PHOENIX ist ein Produktinnovationsstudio, das Marken zu Gewinnern der Wohlfühl-Megaökonomie von morgen macht. Als unabhängiges, preisgekröntes Studio macht PHOENIX die neblige Zukunft für seine Partner sichtbar und begleitet sie von der Idee bis zum Markterfolg. Heute erfindet das Team aus rund 70 internationalen Designexpert:innen in Stuttgart und Shanghai die Zukunft des Wohlbefindens neu und steht damit für exzellentes Design - das bestätigen über 994 Designpreise.
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