Stell dir vor, du könntest in den Urlaub starten und dein einziges Problem wäre, ob du genug Snacks und Bücher eingepackt hast. Keine letzten Mails vom Flughafen, keine offenen Todos und absolut null Bauchweh, wenn du an die Arbeit denkst. Wie das geht? Mit einer Urlaubsübergabe, die geschmeidiger ist als Pulverschnee oder die Wasserrutsche im Badeparadies.
Tipps für so eine Urlaubsübergabe haben wir zusammengestellt, damit du deine Auszeit wirklich genießen kannst.
Dieser Beitrag ist was für dich, wenn du:
- sicherstellen willst, dass während deines Urlaubs alles reibungslos läuft.
- dir der peace of mind deiner Teammitglieder am 💜 liegt.
- einen einfachen und klaren Prozess für die Urlaubsübergaben in deinem Team aufbauen willst.
- ein Tool brauchst, um Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten easy und effizient zu managen.
- deinen Urlaub genießen willst, ohne mit Cringe-Gefühl an die Rückkehr ins Office zu denken.
Urlaubsübergabe-Fails, die jeder kennt (und wie du sie vermeidest)
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Hier sind typische Stolpersteine bei einer Urlaubsübergabe, die dir und deinem Team den Urlaubsantritt vermiesen:
👉 Zeitmanagement
- Zu spät anfangen: Starte nicht kurz vor knapp mit der Vorbereitung deiner Urlaubsübergabe – da sind Chaos und Hektik vorprogrammiert. Idealerweise legst du zwei Wochen im Voraus los.
- Übergabe in letzter Minute: Schick deine Übergabe NICHT Sonntagabend raus, wenn du Montag in Urlaub gehst (Freitagabend ist genauso 💩)
👉 Kommunikation
- Oberflächliche Übergabe: Eine flüchtige Übergabe in letzter Minute führt nur dazu, dass später wichtige Details fehlen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich mit deiner Urlaubsvertretung durchzugehen, um Fragen und kritische Punkte zu klären.
- Schlechte Abstimmung mit dem Team: Informiere dein Team rechtzeitig und wiederhole die Erinnerung an deine bevorstehende Abwesenheit.
Mache klare Ansagen wie „Denkt daran, ich bin von [Tag hier einfügen] bis [Tag hier einfügen] weg. Wer noch etwas von mir braucht, bitte bis [Tag hier einfügen] Bescheid geben.“ - Fehlende Kundenkommunikation: Setze deine Kunden rechtzeitig über deine Abwesenheit in Kenntnis und stelle sicher, dass sie wissen, wer in dieser Zeit Ansprechpartner*in sein wird.
👉 Aufgabenmanagement
- Fehlende Priorisierung der Aufgaben: Mach in deiner Urlaubsübergabe klar, welche Aufgaben Priorität haben und hinterlege diesen Status in den Aufgaben.
- Überforderung der Vertretung: Überlade deine Teammitglieder nicht. Sie können nicht alles genauso schnell erledigen wie du und erledigen deine Todos zusätzlich zu ihrem eigenen Workload.
- Comeback schlecht geplant: Nimm bei der Vorbereitung auch deine Rückkehr aus dem Urlaub ins Visier und erstelle dafür einen Plan. So ist deine Erholung nach dem Urlaub nicht direkt wieder futsch.
👉 Dokumentation
- Unvollständige Dokus: Sorge dafür, dass alle Infos leicht zu finden und aktuell sind. Nichts ist ärgerlicher, als wenn deine Vertretung zum Detektiv werden muss.
- Veraltete Kontaktlisten: Aktualisiere deine Kontakte und stell sicher, dass deine Vertretung weiß, wen sie in welcher Situation kontaktieren muss.
- Technische Stolpersteine: Geh auf Nummer sicher, dass deine Vertretung alle Passwörter und Zugänge hat, die nötig sind.
[.no-toc]Mit diesen 7 Schritten gehst du entspannt in den Urlaub (und bleibst danach relaxed) 🏖️[.no-toc]
Vor jeder Abwesenheit gibt es einige Schritte, die den Übergang unkompliziert und erfolgreich machen und dir auch die Rückkehr versüßen.
1. Übergabeplan und Aufgabenliste erstellen
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Ein ausgefeilter Übergabeplan und eine vollständige Aufgabenliste sind wie eine Gebrauchsanweisung für dein Team. So wissen alle genau, was zu tun ist und es ist safe, dass nichts wichtiges unter den Tisch fällt.
Übergabeplan anlegen: Erstelle eine Übersicht über alle laufenden Projekte und Tasks, die in deiner Abwesenheit wichtig sind. In awork kannst du alles Todos in übersichtliche Boards packen.
Prioritäten und Zuständigkeiten festlegen: Definiere, welche Aufgaben du vor deinem Urlaub abschließt und welche dein Team übernimmt. awork hilft dir, diese Tasks klar zu strukturieren und verantwortliche Personen hinzuzufügen.
Offene Aufgaben und Deadlines hinterlegen: Füge Aufgaben mit allen Details in den jeweiligen Projekten hinzu und setze Deadlines.
2. Vertretungen finden und onboarden
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Das Aufsetzen der Vertretungsmütze ist kein zufälliges Auswählen. Das musst du beachten:
Kapazität checken: Macht als Team einen Check, wie viel jede*r in deiner Urlaubszeit um die Ohren hat. Niemand, der bereits am Limit ist, solltest du noch eine Extra-Portion Arbeit auf den Teller laden.
Fähigkeiten abklären: Vergewissere dich, dass die Person, die du im Blick hast, auch wirklich geeignet ist für die Aufgaben, die du übergeben musst.
Gut einarbeiten: Wenn du weißt, wer es wird, dann bring ihn oder sie auf den neuesten Stand. Infos, Zugänge, laufende Projekte – alles, was nötig ist, damit die Person so problemlos wie möglich weitermachen kann.
3. Kalender prüfen und Meetings anpassen
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Bevor du in den Urlaub düst, wirf einen kritischen Blick auf deinen Kalender.
- Termine frühzeitig überprüfen: Mit dem awork-Kalender checkst du, welche Meetings oder Kundentermine in deiner Abwesenheit anstehen.
- Termine verschieben oder delegieren: Falls nötig, verschiebe Meetings direkt per Drag&Drop im Kalender oder pack sie in den Kalender deiner Urlaubsvertretung.
- Relevante Infos hinzufügen: Hinterlege wichtige Dokumente, den aktuellen Stand und Infos zu den Meetings in awork, damit dein Team direkt Bescheid weiß.
4. Dokumentationen updaten
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Aktualisiere vor deinem Urlaub alle wichtigen Unterlagen und Checklisten.
Anleitungen für deine Aufgaben: Nutze awork, um detaillierte Arbeitsanweisungen direkt bei den entsprechenden Aufgaben zu speichern.
Checklisten für wiederkehrende Prozesse: Erstelle Vorlagen für Checklisten in awork, die deine Crew nutzen kann.
Zugangsdaten und Passwörter: Übergib alle wichtigen Zugangsdaten und Passwörter an deine Vertretung.
5. Wichtige Kontakte informieren
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Stelle sicher, dass keiner deiner Kontakte aus allen Wolken fällt, wenn du nicht da bist und er sich mit einem Anliegen an dich wendet.
Kontakte informieren: Schicke eine Urlaubsübergabe-E-Mail an Kunden, Dienstleister und Partner, in der du sie über deinen Urlaub informierst.
Kontaktdaten weitergeben: Stell sicher, dass du die Kontaktdaten deiner Vertretung hinzufügst, damit jeder weiß, an wen er sich wenden kann.
6. Abwesenheitsnotiz erstellen
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Eigentlich easy und logisch, aber wie oft passiert’s, dass man im Urlaub plötzlich merkt: Mist, Abwesenheitsnotiz für die E-Mail vergessen! Deshalb hier der Reminder 🙌
Rückkehrdatum und Vertretung angeben: Richte in deinem E-Mail-Programm sowie in internen Chat-Tools wie Slack und Teams eine automatische Abwesenheitsnotiz ein, die deine Urlaubszeiten klar kommuniziert, wann du wieder erreichbar bist und wer deine Vertretung ist.
Hinweis auf verzögerte Antwortzeiten: Erwähne in der Notiz, dass es bei der Beantwortung von Nachrichten zu Verzögerungen kommen kann.
Idee für deine Abwesenheitsnotiz gesucht? We got you.
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Hey xxx,
von xxx bis xxx bin ich auf kulinarischer Weltreise, um den besten Burger zu finden. Meine E-Mails sind nicht auf der Speisekarte und werden deshalb erst nach meiner Rückkehr beantwortet.
Bei dringenden Anliegen kannst du (Name) unter (Telefonnummer/Mail) erreichen. Sie kennt zwar das Burger-Geheimnis nicht, hilft dir aber gerne und supergut weiter.
Danke und bis bald 💜
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7. Comeback nach deinem Urlaub planen
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Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub: Plane schon in deiner Urlaubsübergabe, wie es nach deinem Urlaub weitergeht.
Follow-up festlegen: Blocke einen Termin für ein Follow-up und lade alle relevanten Teilnehmer ein. So bist du von Anfang an wieder voll im Film.
Zeit blocken nach dem Urlaub: Reserviere dir ein paar Stunden oder sogar einen ganzen Tag, um wieder reinzukommen. Nutze awork, um den Fortschritt der Aufgaben zu checken und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Lege eine Liste mit Aufgaben an: Erstelle eine Liste in awork, die alle Aufgaben enthält, die du nach deiner Rückkehr prüfen willst.
Abwesenheiten & Urlaubsübergabe ohne Drama – mit awork 💜
[.toc-name]Abwesenheiten ohne Drama - mit awork 💜[.toc-name]
Ob Agenturen, IT-Unternehmen oder Beratungen – sie alle schwören darauf, dass eine Urlaubsübergabe mit awork schnurrt wie ein Kätzchen. Mit awork hast du das perfekte Tool an der Hand, um deinen Urlaub und die Übergabe mühelos und stressfrei zu managen. Dein Team bleibt auf Kurs und du kannst in den Urlaub düsen, ohne dass du dir Sorgen um Titanic-Momente oder Chaos machen musst.
Neugierig, wie so eine geniale Urlaubsübergabe aussieht? Schau dir hier das Übergabe-Projekt in awork an und ab geht die Post!
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