Im letzten Jahr haben wir gelernt, Arbeit neu zu denken.
Corona hat nicht nur unser tägliches Leben verändert, sondern auch die Art und Weise, wie wir in Teams zusammenarbeiten. Obwohl einige unserer Teammitglieder schon vor Corona regelmäßig von zu Hause aus arbeiteten und Erfahrung in der digitalen Teamorganisation und der notwendigen technischen Infrastruktur mitbrachten, war es dennoch eine ungewohnte Situation, das gesamte Team auf hybride Weise zu organisieren.
Nun ist einige Zeit vergangen und die ersten neuen Arbeitsabläufe werden langsam zur Routine.
Letztes Jahr haben wir awork Nutzer gefragt, was für sie die größte Hürde bei der Umstellung war. Eine der häufigsten Antworten: Die Zusammenarbeit im Team kommt zu kurz. Wenn wir jetzt zurückblicken, welche Lehren können wir aus dieser Zeit ziehen? Wie können wir die digitale Zusammenarbeit in Teams langfristig umsetzen?
Unser Team hat die folgenden fünf Kernpunkte identifiziert:
Gemeinsam die Woche beginnen
Seit der Umstellung auf das Home Office hat unser Marketingteam einen zusätzlichen wöchentlichen Kick-off eingeführt und beginnt die Woche nun jeden Montag gemeinsam. Im Büro findet die Teambesprechung normalerweise erst am Ende der Woche statt.
Wenn ihr am selben Ort arbeitet, tauscht ihr euch auch öfter unter der Woche aus. So bekommst du mit, woran alle arbeiten. Spontane Treffen für ein kurzes Team-Update sind auch keine Seltenheit. Aber wenn alle zu Hause sitzen, ist es viel einfacher, aus den Augen zu verlieren, was die anderen unter der Woche tun.
Dank des wöchentlichen Kick-Offs weiß jeder direkt, welche To-Dos im Team anstehen. Es gibt auch eine direkte Abstimmung darüber, wer was macht und an welchen Themen sie gemeinsam arbeiten. Und natürlich ist ein gemeinsamer Start in die Woche auch gut für das Team-Mojo!
Tägliche Update-Meetings einführen
Damit die anderen Teams den gegenseitigen Gedankenaustausch nicht verpassen, haben unsere Kollegen auch mit kurzen täglichen Treffen experimentiert. Gleichzeitig arbeitet unser Entwicklungsteam nach der Scrum-Methode, so dass sie sich auch weiterhin aus der Ferne zum Daily Scrum treffen.
Seit der Umstellung auf das Home Office hat das Support-Team auch eine tägliche Teambesprechung eingeführt. Auch wenn sie nicht am selben Ort arbeiten, können komplexe Themen gemeinsam besprochen werden. Für das Verkaufsteam gehören das morgendliche Einchecken und das abendliche Auschecken jetzt ebenfalls zur täglichen Home-Office-Routine.
Der tägliche Austausch muss gar nicht lange dauern.
Schon 10 bis 15 Minuten reichen aus, um Aufgaben zu verteilen, Informationen über den Fortschritt der anderen auszutauschen und Unklarheiten zu klären. Das ist nicht nur gut für die Teamstruktur, sondern spart auch Zeit. Die zentrale Koordination verhindert, dass To-Dos auf der Strecke bleiben oder Themen doppelt besprochen werden.
Chats richtig nutzen
Kommunikation ist der Schlüssel - das gilt besonders für die Zusammenarbeit im Home Office. Ein Videoanruf ist nicht immer notwendig. Wir nutzen das Chat-Tool Slack für die interne Teamkommunikation. Seit der Umstellung auf das Homeoffice sind bestimmte Funktionen besonders wichtig geworden, damit die Zusammenarbeit auch aus der Ferne reibungslos funktioniert.
Mit der Slack-Integration können wir einen Kanal direkt mit dem jeweiligen awork Projekt verbinden. Alle Ereignisse in awork werden so direkt im Slack-Kanal angezeigt.
Wir nutzen themenbasierte Kanäle für schnelle Absprachen zwischen den Teams. Wenn zum Beispiel der Support eine Frage in seinem Kanal stellt, werden unsere Entwickler benachrichtigt und können schnell und direkt antworten...
Auch wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam an einem Thema arbeiten, richten wir einfach einen eigenen Kanal nur für sie ein. Auf diese Weise werden Fragen zentral geklärt, unabhängig davon, dass alle zu Hause sitzen. Außerdem wird die Kommunikation für alle klar dokumentiert.
Durch die vermehrte Nutzung von Chats im Home Office kann das dazu führen, dass du in viele Diskussionen verwickelt wirst. Aber auch bei bestimmten Themen ist Konzentration gefragt. Um ohne Ablenkungen zu arbeiten, solltest du nicht nur deinen eigenen Status auf Abwesend stellen, sondern auch deine Chat-Benachrichtigungen vorübergehend anhalten.
Mehr Transparenz mit Status schaffen
Transparenz ist der Schlüssel zu einer produktiven Zusammenarbeit im Home Office. Dazu gehört auch zu wissen, wer gerade verfügbar ist und wer nicht. Seit der Umstellung auf Home Office nutzt unser Team die Statusfunktion in Slack noch intensiver.
Wir haben zum Beispiel bestimmte Status vordefiniert. So kannst du deinen eigenen Status mit einem Klick in "In einer Besprechung" oder "Mittagessen" ändern. So kannst du leicht sehen, wer gerade verfügbar ist und musst nicht ungeduldig auf eine Antwort warten.
Wenn jemand für längere Zeit wegen Urlaub oder Krankheit abwesend ist, weiß das ganze Team sofort Bescheid.
Für noch mehr Transparenz im Home Office ist es auch hilfreich, Zeiten direkt für bestimmte Aufgaben zu erfassen. Unser Team nutzt dafür natürlich awork ! So lässt sich leichter einschätzen, wie zeitintensiv einzelne Aufgaben sind.
Außerdem hast du dank der individuellen Zeitauswertungen einen Überblick darüber, wer wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. So bleibt die Kapazität der Teammitglieder transparent, auch im Home Office.
Lege eine klare Tagesordnung für die Treffen fest
Wir haben festgestellt, dass viele unserer Teams seit der Umstellung ihre Treffen anders organisieren. Im Homeoffice finden Meetings seltener spontan statt, was eine genauere Planung und bessere Vorbereitung ermöglicht.
Das Onboarding-Team zum Beispiel sammelt jetzt die Themen, die gemeinsam besprochen werden sollen, im Voraus. Das bedeutet, dass jeder vor dem Treffen über die Themen nachdenken kann und so besser vorbereitet ist. Alle relevanten Informationen werden dann während des Treffens ausgetauscht und besprochen.
Die Kommunikation in Fernmeetings ist konzentrierter und zielgerichteter.
Unbeantwortete Fragen können nicht wie im Büro bei einem kurzen Plausch am Kaffeeautomaten besprochen werden. Dafür müsste ein neuer Videoanruf im Home Office angesetzt werden. Eine klare Tagesordnung hilft außerdem, das Treffen auf das Wesentliche zu beschränken und die Zeit so effizient wie möglich zu nutzen.
Was kommt nach dem Home Office?
Durch den Übergang haben wir einige Lektionen gelernt, die uns helfen werden, die Teamarbeit in Zukunft noch besser zu gestalten.
Was wollen wir in unserem Büroalltag beibehalten?
- Regelmäßige Team-Updates: Die Umstellung auf Homeoffice hat noch deutlicher gemacht, wie wichtig ein regelmäßiger Austausch im Team ist. Die gegenseitige Abstimmung ist nicht nur effizient, sondern auch gut für den Teamgeist. Für eine noch produktivere Zusammenarbeit bleiben Team-Updates auch im Büro ein fester Bestandteil - ob als wöchentlicher Kick-off, abendlicher Check-out oder Daily Scrum.
- Effiziente Kommunikation: Wir werden auch mehr Chats nutzen, wenn wir ins Büro zurückkehren. Auf diese Weise lassen wir uns nicht so leicht durch Zwischenfragen aus der Bahn werfen. Es können sich mehr Leute an den Diskussionen beteiligen, und Vereinbarungen werden für alle sichtbar dokumentiert. Ein weiterer Tipp, den wir gelernt haben: Wenn du eine Umgebung ohne Ablenkungen brauchst, schrecke nicht davor zurück, Push-Benachrichtigungen für eine Weile auszuschalten. Wir werden auch weiterhin eine zielgerichtete Kommunikation durch eine klare Tagesordnung in den Meetings im Büro pflegen.
- Noch mehr Transparenz: Auch nach der Corona-Krise sollte jeder wissen, ob jemand im Büro ist, aus der Ferne arbeitet oder im Urlaub ist. Wir werden auch weiterhin unsere eigenen Slack-Status im Büroalltag pflegen. Wir werden auch weiterhin die Zeit für Aufgaben erfassen, um unsere eigene Kapazität transparent zu machen und To-Dos innerhalb des Teams besser zu verteilen.
Obwohl das Home Office viele Vorteile hat, freuen wir uns jeden Tag darauf, das Team wieder im Büro zu sehen. Unabhängig davon, ob alle zu Hause arbeiten oder im Büro zusammensitzen, ist eines sicher: Teamwork macht den Traum wahr!
