Stell dir vor, du könntest deine Projektmanagement mit einem Klick auf Autopilot stellen. Solange der Autopilot dich nicht warnt, wüsstest du, dass alles nach Plan läuft, und du könntest dich entspannt um andere Dinge kümmern. Eine coole Idee, nicht wahr? Das dachten wir uns auch und haben an einer Funktion gearbeitet, die diese Idee Wirklichkeit werden lässt.
Der awork Autopilot (Beta)
Die erste Version des awork Autopiloten besteht aus einer Reihe von intelligenten Mails, die den Projektleiter und das Projektteam über den Projektfortschritt informieren. Die Mails, die der Projektleiter erhält, unterscheiden sich von denen, die an das Team gesendet werden. Während das Team hauptsächlich über seine eigenen anstehenden und dringendsten To-Dos informiert wird, unterstützt der awork Autopilot den Projektleiter bei seiner Hauptaufgabe: Projektmanagement.
Läuft das Projekt gut?
Läuft das Projekt wie geplant? Sind wir im Zeitplan? Liegst du mit den geplanten Ressourcen im Zeitplan? Anstatt dir selbst ständig den Kopf über diese Fragen zu zerbrechen, kannst du die Antwort jetzt getrost dem Autopiloten überlassen. Solange der Autopilot keinen Alarm auslöst, ist alles in Ordnung. Wenn das Zeitbudget oder ein Termin nach dem anderen überschritten wird, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.
Agile Projektmanagement oder Wasserfallmethode?
Sobald du von nun an ein Projekt in awork erstellst, wirst du gefragt, ob du den awork Autopiloten verwenden möchtest. Im Autopilot-Modus hast du die Möglichkeit, zwischen einem agilen Projekt oder der Wasserfallmethode zu wählen.
Agile Projektmanagement ist dadurch gekennzeichnet, dass ein Projekt (oder Produkt) Schritt für Schritt entwickelt wird. Das Team konzentriert sich auf die nächsten wichtigen Schritte und arbeitet selbstorganisiert und interdisziplinär zusammen. Durch die Unterteilung des Projekts in mehrere Phasen ist es außerdem möglich, flexibel auf Änderungen während des Projekts zu reagieren.
Die Wasserfallmethode ist im Prinzip das Gegenteil des agilen Ansatzes. Bereits zu Beginn des Projekts wird der gesamte Projektumfang festgelegt. Außerdem wird davon ausgegangen, dass eine abgeschlossene Projektphase die nächste einleitet und dass jede Phase auf der anderen aufbaut. Dieser Ansatz ist zwar weniger flexibel als bei einer agilen Methode, dafür ist die Planungssicherheit viel höher. Daher eignet sich die Wasserfallmethode am besten für Projekte, bei denen z.B. genaue Richtlinien oder hochwertige Standards eingehalten werden müssen. Ursprünglich stammt das Modell aus der Bau- und Produktionsbranche. Gerade in diesen Branchen müssen stark strukturierte Prozesse eingehalten werden, um teure Änderungen zu vermeiden (manchmal werden diese Änderungen am Ende unmöglich).
IIn Autopilot solltest du den agilen Modus für alle Projekte wählen, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den verfügbaren Arbeitszeiten als an festen Terminen (z. B. Kanban oder Scrum). Die Wasserfallmethode eignet sich am besten, wenn du bereits Fristen und feste Zuständigkeiten kennst. Wenn du also mit Meilensteinen und einem Gantt-Diagramm arbeitest und der Zeitfaktor entscheidend ist, ist die Wasserfallmethode die bessere Wahl.
Lies jetzt: 5 Projektmanagement Methoden, die jeder kennen sollte
Checkliste: Welche Projektmanagement Methode passt zu meinem Projekt?
- Im agilen Modus sorgt der Autopilot dafür, dass alle Aufgaben am Ende des Projekts abgeschlossen sind. Die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben und der Burn-Down der Aufgaben sind relevant für den Fortschritt (die Planung der Aufgabe ist linear).
- Im Wasserfallmodus sorgt der Autopilot dafür, dass alle Aufgaben innerhalb der Frist erledigt werden. Der Autopilot macht auch einzelne Nutzer/innen darauf aufmerksam, dass ihre Aufgaben fällig oder überfällig sind.
- Bei dauerhaften Projekten ohne Enddatum oder Projekten mit ständig neuen To-Dos (z. B. Team-Orga-Projekte) kannst du den Autopiloten bei Bedarf auch abschalten.
Wie funktioniert der awork Autopilot?
Du erhältst ein erstes Mailing mit einer Checkliste, sobald du ein Projekt im Autopilot-Modus erstellt hast .
Achtung! Der Autopilot startet nur, wenn das Projekt von "In Planung" auf "Läuft" gesetzt wurde.
Alle weiteren Mailings basieren auf einem ausgeklügelten System. Welche E-Mails du oder eines deiner Teammitglieder erhältst, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Der Autopilot sendet nur die E-Mails und Informationen, die für diese Person am relevantesten sind.
Grundsätzlich wird bei intelligenten Mailings zwischen Hinweisen und Warnungen unterschieden. Benachrichtigungen können Ankündigungen über anstehende Aufgaben oder Informationen über den Projektfortschritt enthalten. Warnungen werden verschickt, wenn das Projekt aus dem Ruder laufen könnte. In diesem Fall wurde z.B. eine Frist nicht eingehalten oder das Zeitbudget wurde überschritten. Diese wichtigen Warnungen erkennst du immer an dem roten Warnsymbol in der Kopfzeile der E-Mail.
Wichtige Einstellungen
Der Projektmanager erhält die meisten E-Mails. Er wird über den Fortschritt, den Zeitplan und das Zeitbudget des Projekts informiert. Der Projektinhaber kann im Projektteam ausgewählt werden.
Du kannst die Autopilot-Einstellungen auch über die Projektdetails anpassen. Wenn du zum Beispiel auf den awork Bot im Projekt klickst, kannst du den Autopiloten jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Du kannst auch zwischen agilen und Wasserfall-Projekten wechseln.
Du kannst in den Projektdetails auch festlegen, welche Benachrichtigungen der Autopilot auslösen soll oder welche E-Mails du nicht mehr erhalten möchtest.
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