Du stehst bis zum Hals im Wasser? Nicht mehr! Mit unserem Narwhal Release kommst du ohne Probleme durch die stressige Vorweihnachtszeit. 🐳
Die beste Kapazitätsplanung der Welt zu bieten - das ist eines unserer Ziele bei awork.
Der awork Planer ist seit Mai in der Beta-Phase. Schon jetzt macht er möglich, was andere Tools nicht können: Die Kombination von Projektplanung mit den persönlichen Kalendern des Teams.
Warum aktualisieren wir den Planer also erneut? Seit dem Start des Planers haben wir unglaublich viel Feedback von dir erhalten, zahlreiche Usability-Tests durchgeführt und bereits einige fehlende Details ergänzt.
Dabei kamen immer wieder drei Punkte zur Sprache:
- Die Ansicht Workload ist unverzichtbar, um Workload zu überprüfen, und sie funktionierte hervorragend als Grundlage für die Zeitleiste, um Aufgaben zu planen. Aufgrund der getrennten Ansichten waren die Arbeitsabläufe jedoch manchmal unverständlich.
- Obwohl der Wert der einzelnen Ansichten sofort erkennbar ist, machte das notwendige Springen zwischen den Varianten die Nutzung unnötig schwer. Vor allem der Einstieg in den Planer wurde dadurch negativ beeinflusst.
- Bei der groben Planung auf Projektebene fehlt es an Details, und die Planung auf Aufgabenebene ist zu zeitaufwändig, um nur ein paar Benutzer einzuplanen. Der Weg zu einer genauen Workload Berechnung wurde dadurch zu mühsam.
All das ist nun Geschichte. Mit diesem Update haben wir alle gesammelten Erkenntnisse zusammengetragen.
Das Ergebnis ist die beste Kapazitätsplanung, die es gibt 🤩 - dank dieser neuen Funktionen :
Neues, übersichtliches Planer-Layout
Manchmal ist weniger mehr. Im neuen Planer-Layout findest du nur noch zwei Ansichten: Kalender und Zeitleiste. Die Ansicht Workload ist direkt in die Zeitleiste integriert. Das macht deine Teamplanung noch übersichtlicher. In der Zeitleiste kannst du deine geplanten Projekte sehen. Mit einem Klick auf ein Projekt kannst du direkt dessen Zeitleiste öffnen. So kannst du ganz einfach durch deine Projektaufgaben gehen und weißt, was als Nächstes ansteht. Diese Ansicht ist auch ideal, um eine konkrete Planung innerhalb deines Projekts vorzunehmen. In der Projektzeitleiste kannst du per Drag-and-Drop neue Projekte für den ausgewählten Zeitraum erstellen.
Super praktisch: In der Planer-Timeline kannst du jetzt im unteren Bereich die Workload der Nutzer sehen. So hast du parallel zur Projekt- oder Aufgabenplanung immer einen Überblick über die Workload deines Teams und stellst sicher, dass niemand überbucht ist.
Indem du die Ansicht Workload maximierst, kannst du die Aufgaben mithilfe der neuen Aufgaben-Seitenleiste (die jetzt immer sichtbar ist) ganz einfach verteilen.
Blende die Workload Diagramme aus, um den maximalen Überblick darüber zu erhalten, wer an was arbeitet. Ziehe neue Aufgaben, Abwesenheiten und jetzt auch Buchungen einfach per Drag & Drop an den unteren Rand der Workload Zeitleiste. Von nun an kannst du auch die Kapazität deiner Teammitglieder reservieren - dazu gleich mehr. Die Kalenderansicht ist immer noch so wie du sie kennst und weitgehend unverändert. Allerdings verfügt der Kalender jetzt auch über die neue Aufgaben-Seitenleiste. Auf diese Weise kannst du deine Aufgaben schnell planen. 😎
NeueAufgaben-Seitenleiste
Mit der neuen Aufgaben-Seitenleiste kannst du schneller auf genau die Aufgaben zugreifen, die du planen musst . Es war noch nie so einfach, Aufgaben aus verschiedenen Projekten den richtigen Teammitgliedern zuzuweisen. Jetzt musst du nur noch loslegen.
Wir haben bereits einige Vorarbeiten geleistet, um die Nutzung für dich so einfach wie möglich zu machen. In der Seitenleiste wählst du einfach zwischen deinen bestehenden Aufgabenfiltern, Projekten oder den drei vordefinierten Filtern: Meine, Neu, Privat. Unter "Neu" findest du alle Aufgaben, die du in den letzten sieben Tagen erstellt hast oder denen du zugewiesen wurdest.
Detailliertes Popup für einen besseren täglichen Überblick
Du willst wissen, was heute für dich relevant ist? Das ist kein Problem. Fahre einfach mit dem Mauszeiger über eine Workload Tabelle und du siehst, was für den Tag geplant ist - mit oder ohne geplanten Aufwand. Auf diese Weise hast du volle Transparenz darüber, wie sich dein Workload an diesem Tag zusammensetzt.
Neu: Buchungen für Nutzer & Projekte
Ist dein Projekt immer noch zu ungenau oder die Zeitplanung für deine Projekte zu zeitaufwändig (z.B. wegen der vielen kleinen Mini-Aufgaben)? Dann mach dir das Leben leichter mit den neuen Buchungen für die Ressourcen- und Workload Planung. Sie ist schnell, transparent und ermöglicht eine ganz neue und einfache Art der Teamplanung in awork.
Mit dieser Release haben wir das Reservieren von Zeit für Benutzer auf Projektebene abgeschafft und stattdessen "Buchungen" im Planer eingeführt. Mit Buchungen lassen sich Kapazitäten blockieren, z. B. um bestimmte Teammitglieder für anstehende Projekte in der Grobplanung zu reservieren. Sobald das Projekt detaillierter geplant ist, können die Buchungen einfach auf Aufgaben übertragen werden.
Buchungen können per Drag-and-Drop in der Zeitleiste im Planer oder direkt im Projekt erstellt und bearbeitet werden, so wie du es bereits von Aufgaben kennst. Eine Buchung gehört immer zu einem bestimmten Projekt, sowie einem Nutzer und hat einen geplanten Aufwand.
Der Benutzer ist für dieses Projekt im Zeitraum gebucht (reserviert), was sich natürlich auch in der Workload widerspiegelt. An diesem Punkt müssen Aufgaben nicht mehr als lästige Platzhalter dienen.
Du kannst den Nutzern so viele dieser Buchungen pro Projekt zuweisen, wie du möchtest. Das macht die Grobplanung viel flexibler als die bisherigen Projektbuchungen. Übrigens: Buchungen erscheinen nicht in Aufgabenlisten.
Farbcodierung von Projekten
Verlierst du manchmal den Überblick über all die Projekte in deiner Timeline? Wir kennen das Problem. Deshalb kannst du den Projekten jetzt über das Aktionsmenü oder die Aufgaben-Seitenleiste eine Farbe zuweisen. Entsprechende Projekte, Aufgaben und Buchungen werden dann auch in der Zeitleiste in der entsprechenden Farbe angezeigt. Auf diese Weise kannst du besser und schneller sehen, was zu welchem Projekt gehört. Wähle zum Beispiel Webdesign-Projekte in blau und Druckprojekte in gelb aus - so siehst du auf einen Blick, wie viel in welchem Bereich ansteht.
Neuer Aufgabenzeitplan innerhalb eines Projekts
Die Arbeit im Planer ist mit diesem Update so viel einfacher und besser geworden. Aber ein letzter Schritt fehlt noch: Es sollte für dich so einfach wie möglich sein, von der Grob- zur Feinplanung zu wechseln. Um sie perfekt zu verknüpfen, haben wir eine neue Aufgabenzeitleiste innerhalb der Projekte erstellt.
Sie hat die gleichen Funktionen wie vorher, ist aber mit einigen praktischen Verbesserungen gespickt:
- Das Design der Zeitleiste wurde optimiert
- Der Beginn jedes Projekts wird nun auch visuell markiert
- Aufgaben, die in der Zeitleiste geplant sind, werden jetzt beim Überfahren mit dem Mauszeiger angezeigt, um den vollständigen Namen zu sehen
- Hier kannst du deinen Aufgaben direkt einen geplanten Aufwand zuweisen
- Der Timeline-Export ist jetzt auch als Vektorgrafik im svg-Format verfügbar
Einzeln betrachtet sind diese Änderungen nur kleine Dinge, aber zusammengenommen verbessern sie die Nutzung des Aufgabenzeitplans erheblich. Du wirst schnell sehen, was wir meinen 😉 .
Goodie: Google Sheets Add-on für Berichte mit awork Daten
Aber das war noch nicht alles. Neben dem Planer-Upgrade haben wir auch eine kleine Überraschung für dich.
Parallel dazu haben wir ein Add-on (Plugin) für Google Sheets entwickelt, das du aus dem Add-on-Katalog (bei Google Sheets) hinzufügen kannst.
Mit dem awork Plugin kannst du Daten wie Projekte, Aufgaben, Nutzer & Zeiten direkt in dein Google Sheet laden und für Auswertungen und Dashboards nutzen. Wie cool ist das denn? Auf diese Weise ist dein Dashboard für das Projektmeeting in Sekundenschnelle fertig. Auch die monatliche Zeitauswertung für Kunden ist viel schneller. Aber das sind nur zwei von vielen weiteren Anwendungsfällen. Probiere es selbst aus!
Das Team von awork wünscht dir viel Spaß mit dem neuen Update - bald bist du auf der Höhe der Zeit. Alle neuen Funktionen des Updates werden in unserem Hilfecenter ausführlich erklärt.
Spaßfakt: Narwale sind übrigens auch als die "Einhörner des Meeres" bekannt und tauchen manchmal bis zu 1500 Meter tief. 💜🐳
