Wir haben mit den aktivsten awork Planer-Usern gesprochen und ihre besten Tipps gesammelt: Wie spart man Zeit in der Planung? Was muss beachtet werden, um Ressourcen optimal zu verteilen? Und wie können Teams durch Planung produktiver werden?
Lerne von den Planer-Champions und finde heraus, wie du awork optimal nutzen kannst, um deine eigene Projektplanung noch effizienter zu gestalten.
Olaf Heinrich, Prozessmanager bei thjnk (450+ User)
[.toc-name]Olaf Heinrich von thjnk[.toc-name]
Als Prozessmanager bei thjnk verantwortet Olaf die interne Projektplanung einer der größten Kreativagenturen Deutschlands. Er weiß genau, wie man strukturierte Planung mit kreativem Freiraum kombiniert, sodass Teams effizient arbeiten, ohne dabei ihre Flexibilität zu verlieren.
#1 Planer-Tipp
“Setzt euch unbedingt in Planungsmeetings zusammen. Dabei muss klar sein, wer was vorbereitet, damit die Planung effizient und praxisnah bleibt.”
Der pragmatische Planungsstil
Ohne eine durchdachte Planung wird Projektarbeit schnell chaotisch. Doch zu detaillierte To-Do-Listen können genauso hinderlich sein. Olaf verfolgt daher einen pragmatischen Ansatz und plant vor allem für die nächsten ein bis zwei Wochen. Das hält sein Team flexibel und stellt sicher, dass es jederzeit auf Änderungen reagieren kann. Wichtige Entscheidungen, etwa bei Änderungen im Projektverlauf, werden in regelmäßigen Planungsmeetings besprochen und direkt in die Tat umgesetzt.
Umsetzung in awork
Olaf setzt im awork Planer auf Buchungen anstatt auf feste Einzelaufgaben, um den kreativen Freiraum seines Teams zu erhalten. Buchungen sind in erster Linie aufgabenunabhängig und blocken trotzdem präzise die Zeiten ausgewählter User. Statt jedes Detail zu verplanen, sorgt er so für eine klare Struktur mit wenigen, aber flexiblen Zeiteinheiten. Das erleichtert spontane Anpassungen und sorgt für eine produktive Balance zwischen Struktur und Freiheit.
Die Key-Takeaways
- Regelmäßige Meetings sind entscheidend, um Aufgaben realistisch zu planen und anpassbar zu bleiben.
- Plane lieber größere Einheiten, statt Mikro-Aufgaben zu definieren, um unnötige Umplanungen zu vermeiden.
- Nutze Buchungen in awork, um Kapazitäten zu verwalten und agile Arbeitsweisen zu fördern.
[.b-important-block]Die thjnk AG zählt zu den führenden Agenturen in der DACH-Region, mit über 450 Mitarbeitenden an fünf Standorten und Kunden wie IKEA, AUDI und REWE. Ihre Erfolgsgeschichte zeigt, wie professionelle Planung und der richtige Einsatz von awork zu beeindruckenden Ergebnissen führen können.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über thjnk[$tag]
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Lukas Hautle, Projektleiter und Mitglied der Geschäftsleitung der Euphoris Digital Gruppe (12 User)
[.toc-name]Lukas Hautle von Euphoris Digital[.toc-name]
Lukas Hautle ist Projektleiter und Mitglied der Geschäftsleitung der Euphoris Digital Gruppe und verantwortlich für das gesamte Management sowie die Planung von Projekten. Sein Fokus: Saubere Strukturen, kontinuierliche Verbesserung und langfristige Planung. Gerade im Agenturgeschäft entscheidet gute Planung über Erfolg oder Scheitern. Durch eine klare Ressourcenverteilung und eine präzise Projektübersicht konnte Lukas die Effizienz des Unternehmens in nur zwei Jahren um 30 % steigern. Sein Erfolgsrezept: Ein detaillierter, aber flexibler Planungsansatz in awork.
#1 Planer-Tipp
“Man kann nicht von Tag 1 mit der perfekten Planung rechnen – wichtig ist, dass man loslegt und sich in das Thema richtig einarbeitet, lernt und sich und die Planung konstant verbessert.”
Der strukturierte Planungsstil
Lukas setzt auf geplante Weitsicht, kombiniert mit präziser Kontrolle. Dabei sucht er dauerhaft nach Möglichkeiten, die Planung weiter zu optimieren – sei es in der Struktur von Aufgaben, Teamzuweisungen oder neuen Features von awork. Am liebsten plant er Projekte, die über ein ganzes Jahr gehen und dabei alle Abteilungen der Agentur einbinden. Die Projekte werden dabei zwar stark strukturiert, aber enthalten nur wirklich notwendige Aufgaben und Informationen. Sobald ein neues Learning entsteht, passt Lukas die Planung an und überträgt das neue Wissen in eine passende Projektvorlage, um zukünftig eine noch bessere Basis nutzen zu können.
Umsetzung in awork
Mit der Workload-Ansicht im awork Planer hat Lukas erstmals eine ganzheitliche Sichtbarkeit über alle Ressourcen der Agentur bekommen – ein echter Gamechanger. Er nutzt die detaillierte Ressourcenplanung, um zu erkennen, wer wie stark ausgelastet ist und kann so verhindern, dass zu viele Projekte im gleichen Zeitraum angenommen werden. Besonders für Retainer-Kunden bietet der Planer Lukas die Möglichkeit, auch direkt mit den Kunden ein strukturiertes Controlling durchzuführen. Mithilfe von Automatisierungen und Benachrichtigungen bleibt er außerdem stets up-to-date über den Stand der Projektbudgets. Auch die Vorlagen helfen ihm dabei, die Erfahrungen aus vergangenen Projekten einfach und direkt auf neue Projekte anwenden zu können.
Die Key-Takeaways
- Starte deine Planung einfach und strukturiert, statt auf Perfektion zu warten – du wirst den Prozess kontinuierlich optimieren.
- Nutze Reporting-Features und Automatisierungen, um Budgetkontrolle und Effizienz sicherzustellen.
- Arbeite mit Projektvorlagen, um den Planungsaufwand für wiederkehrende Projektarten zu reduzieren und aktualisiere diese immer weiter, gemäß deiner Erfahrungen.
[.b-important-block]Die Euphoris Digital Gruppe ist ein gefragter Partner für Content Creation und Social Media, angetrieben von einem motivierten Team aus 12 kreativen Köpfen, die Innovation und Top-Ergebnisse für ihre Kunden vorantreiben.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über die Euphoris Digital Gruppe[$tag]
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Daniel Windelband, Head of Project Management bei PHOENIX Design (70+ User)
[.toc-name]Daniel Windelband von PHOENIX Design[.toc-name]
Als Head of Project Management bei PHOENIX Design verantwortet Daniel das Kapazitätsmanagement und die strategische Vorausplanung – mit einer Besonderheit: Im Unternehmen gibt es keine festen Projektteams. Für jedes neue Projekt wird dynamisch und anhand von Skills und Verfügbarkeiten ein passendes, neues Team zusammengestellt.
#1 Planer-Tipp
„Der Erfolg steht und fällt damit, dass alle ihre Aufgaben sauber pflegen und ihre Stunden tracken – nur so spiegelt der Plan die Realität wider und sorgt für fundierte Entscheidungen.“
Der überblickende Planungsstil
Seine Arbeit macht Daniel aus der Vogelperspektive – er plant nicht jedes Detail in den Einzelprojekten, sondern behält das große Ganze im Blick. Die Feinplaung der Projekte wird dann von den verantwortlichen Projektleitungen übernommen. Dieser überblickende Ansatz ermöglicht es ihm, grobe Pläne für die Early-Stage von Projekten zu erstellen und dabei die richtigen Teams und Kompetenzen zusammenzubringen. Außerdem fällt es ihm dank der guten Übersicht leicht, kurzfristige Veränderungen zu erkennen und schnell zu reagieren.
Umsetzung in awork
In awork setzt Daniel den Planer gezielt ein, um einen vollständigen Überblick auf die tägliche Auslastung der 70+ User zu haben. Dafür hat er rund um die Uhr die Workload-Ansicht aller Mitarbeitenden geöffnet. Bei der Planung von neuen Projekten hilft ihm die Struktur von awork ebenfalls: Anhand von klar definierten Skills und sauber gepflegten Verfügbarkeiten, kann er einfach nach passenden Teammitgliedern filtern und das optimale Team zusammenstellen.
Die Key-Takeaways
- Sorge dafür, dass alle Teammitglieder in awork ihre Aufgaben und Stunden regelmäßig aktualisieren, um eine möglichst realitätsnahe Grundlage zu schaffen.
- Beachte in der Vorausplanung die genaue Zusammenstellung deines Projektteams, basierend auf Skills und Verfügbarkeiten.
- Behalte den vollständigen Überblick auf die gesamte Auslastung deiner Mitarbeitenden, um frühzeitig auf Veränderungen reagieren zu können.
[.b-important-block]Als Innovations- und Designstudio schärft PHOENIX seit Jahrzehnten die Identität globaler Unternehmen und sorgt durch progressive Strategien für nachhaltige Erfolge. Mit einem internationalen Team aus rund 70 Design- und Innovationsexperten macht PHOENIX die Zukunft seiner Partner greifbar und begleitet sie mit Studios in Shanghai und Stuttgart von initialen Ideen bis zum Markterfolg.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über PHOENIX Design[$tag]
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Hanna Hack, Projektmanagerin bei Hi–TiDE™ (12 User)
[.toc-name]Hanna Hack von Hi–TiDE™[.toc-name]
Hanna ist Projektmanagerin bei der Kreativagentur Hi–TiDE™ und verantwortlich dafür, dass alle Projekte reibungslos und effizient ablaufen – selbst wenn spontane Anfragen oder enge Deadlines das Tagesgeschäft bestimmen. Ihre größte Herausforderung? Bei knappen Timings, viele parallele Aufgaben fair zu verteilen, ohne das Team zu überlasten. Dabei setzt sie auf clevere Wochenplanung mit dem awork Planer, um für maximale Transparenz und Effizienz im Team zu sorgen. Ihr ist es besonders wichtig, Projekte mit der “echten Kapazität” ihres Teams zu planen, um eine ausgewogene Auslastung ohne Terminkollision zu erreichen.
#1 Planer-Tipp
„Das Wichtigste für eine klare Planung: Verknüpft euren Kalender mit dem awork Planer! So seht ihr nicht nur Aufgaben, sondern auch alle Termine und Blocker – für eine realistische und vor allem faire Planung.”
Der rücksichtsvolle Planungsstil
Ein häufiger Fehler in der Agenturwelt besteht darin, Deadlines ohne Abgleich mit den realen Terminen und Kapazitäten aller Beteiligten festzulegen. Darum verfolgt Hanna einen rücksichtsvollen und teamzentrierten Ansatz. Sie achtet genau darauf, das Team nicht zu überlasten und Aufgaben fair zu verteilen. Dabei geht sie noch einen Schritt weiter und berücksichtigt gezielt die individuellen Stärken und Interessen ihrer Teammitglieder. So sorgt sie nicht nur dafür, dass alle gleichermaßen ausgelastet sind, sondern auch dass jede Person an Aufgaben arbeitet, die ihr liegen und Spaß machen.
Umsetzung in awork
Damit alle im Team auf realistische Deadlines und eine faire Aufgabenverteilung vertrauen können, ist der Planer in awork Hannas wichtigste Anlaufstelle. Hier holt sich sich täglich einen Überblick über alle Aufgaben und den Workload einzelner Teammitglieder. Da alle im Team ihre Google Kalender mit awork verknüpft haben, können ausstehende Meetings und Verpflichtungen direkt in die Planung integriert werden, um realistische Zeitpuffer zu schaffen. Mit dieser Grundlage kann Hanna die verfügbaren Kapazitäten fair verteilen da sie auf einen Blick sieht, wer gerade woran arbeitet und bereits wie ausgelastet ist. Auch bei spontanen Änderungen ist es so ein leichtes, dynamisch und stressfrei umzuplanen.
Die Key-Takeaways
- Verknüpfe deinen Kalender mit dem awork Planer, um mit dem echten Workload deines Teams planen zu können, anstatt dich auf die Wochenarbeitszeit zu verlassen.
- Sorge für eine faire und angenehme Arbeitsverteilung im Team, um die Zufriedenheit und Kreativität zu fördern.
- Schaffe bei der Definition von Deadlines realistische Zeitpuffer, um stressfrei auf spontane Änderungen reagieren zu können.
[.b-important-block]Hi–TiDE™ ist ein Team aus Brand-Expert:innen mit einer Passion für Design in jeglicher Form. Sie connecten Insights mit Kreativität, um einzigartige Markenstrategien, Designs und Ideen zu entwickeln, die sich von der Masse abheben und perfekt zur gewünschten Zielgruppe passen.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über Hi–TiDE™[$tag]
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Samuel Gioia, Business Consultant bei Ontrex AG (25 User)
[.toc-name]Samuel Gioia von Ontrex[.toc-name]
Samuel arbeitet als Senior Business Consultant bei der Ontrex AG und ist täglich mit anspruchsvollen Service-Management-Projekten beschäftigt. Er und seine Kollegen sorgen dafür, dass das Team der Ontrex Consultants effizient arbeitet, Ressourcen optimal genutzt werden und trotzdem genügend Flexibilität bleibt, um spontane Kundenanfragen oder Supportfälle einzuplanen. Eine strukturierte, aber nicht zu granulare Planung ist für ihn der wichtigste Schlüssel zum Erfolg.
#1 Planer-Tipp
„Plane nicht zu kleinteilig! Nutze in der langfristigen Planung lieber Hauptaufgaben statt viele kleine Einzelaufgaben zu erstellen. So vermeidest du ständiges Umplanen und bleibst flexibel, ohne den Überblick zu verlieren.”
Der vorausschauende Planungsstil
Samuel zeigt, wie man mit einer vorausschauenden, aber nicht überladenen Planung ein Team effizient orchestriert. Sein Geheimnis? Statt Dutzende kleine Aufgaben granular einzuplanen, setzt er auf Hauptaufgaben, die als Rahmen für die Detailarbeit dienen. Dadurch kann er weiter vorausplanen, ohne alle Details kennen zu müssen. Außerdem kann das Team so schneller auf Änderungen reagieren, da bei der Umplanung keine Einzelaufgaben berücksichtigt werden müssen. Zudem blockt Samuel für sein Team gezielt bestimmte Zeiträume, um Kapazitäten für spontane Anfragen und Supportfälle freizuhalten – so führt nicht gleich jede dringende Kundenanfrage sofort zu Überlastung.
Umsetzung in awork
Samuel nutzt den awork Planer mehrfach täglich, um die Consultants der Ontrex AG effizient auf Kundenprojekte zu verteilen. Dabei plant er langfristig mit wesentlichen Hauptaufgaben und kurzfristig mit festen Zeitblöcken (bspw. Vormittag & Nachmittag) für einzelne Wochen. Die Verteilung der Aufgaben findet dann in einem wöchentlichen Planungsmeeting statt, indem neue Aufgaben gemeinsam auf die frei verfügbaren Zeitblöcke verteilt werden. Das Planungsmeeting dient hierbei ebenfalls als zentrales Werkzeug und sorgt dafür, dass alle synchron arbeiten und flexibel auf neue Anforderungen reagieren können.
Die Key-Takeaways
- Nutze bei langfristiger Planung lieber größere Aufgabenpakete, anstatt in Mikro-Tasks zu denken – das spart Zeit und reduziert den Aufwand, fall etwas umgeplant wird.
- Nutze regelmäßige Planungsmeetings und verteile Aufgaben gemeinsam mit deinem Team, um Up-to-Date zu bleiben und eine optimale Auslastung zu erreichen.
- Arbeite mit wiederkehrenden Aufgaben, um Kapazitäten für spontane Anfragen und Supportfälle freizuhalten.
[.b-important-block]Die Ontrex AG ist eine erfolgreiche Schweizer IT-Dienstleisterin, spezialisiert auf System-, Service-, Security- und Endpoint-Management. Sie vertreibt, implementiert und betreut Software-Lösungen für namhafte Grossunternehmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über die Ontrex AG[$tag]
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Marco Wengert, Geschäftsführer bei MW Smart Home (18 User)
[.toc-name]Marco Wengert von MW Smart Home[.toc-name]
Marco Wengert ist der Kopf hinter der MW Smart Home, einem innovativen Unternehmen für smarte Energielösungen und Gebäudesicherheit. Als Geschäftsführer jongliert er 30-40 Projekte gleichzeitig, steuert Kundentermine und entwickelt sein Business weiter – ohne dabei im Planungschaos unterzugehen. Seine Lösung? Ein strukturiertes Wochen-Framework, das sich nahezu automatisch füllt und ein Planungssystem, das den Unterschied zwischen “viel arbeiten” und “produktiv arbeiten” konsequent beachtet.
#1 Planer-Tipp
„Es kommt nicht auf Fleiß an, sondern auf Produktivität. Und um produktiver zu werden, musst du verstehen, dass Planung kein Zeitfresser, sondern dein individueller Schlüssel zum Erfolg ist.”
Der akribische Planungsstil
Für Marco ist besonders wichtig, dass ein Kalender nicht chaotisch wächst, sondern strukturiert aus sinnvollen Terminen besteht. Dafür kombiniert er ein klar definiertes Wochen-Framework mit automatisierten Terminvergaben. Einmal pro Woche verteilt er offene Aufgaben auf die passenden Slots in der Wochenplanung, um eine besonders hohe Produktivität zu erreichen und sicherzustellen, dass an den richtigen Dingen gearbeitet wird. So schafft er eine grundlegende Routine, die sicherstellt, dass verfügbare Kapazitäten optimal genutzt werden.
Umsetzung in awork
Marco setzt den awork Planer als zentrales Tool ein, um seine Wochenplanung konsequent umzusetzen. Er verwaltet alle Projekte und Aufgaben in awork und plant diese einmal wöchentlich in fest definierte Zeitfenster ein. Feste Blocker aus wiederkehrenden Aufgaben für Termine via Outlook oder Calendly sind ebenfalls eingeplant und füllen sich dank Automatisierung eigenständig. Das Ziel: Möglichst ablenkungsfrei im Flow zu bleiben, ohne den Überblick zu verlieren.
Die Key-Takeaways
- Plane deine Woche bewusst im Voraus – nicht zwischendurch, im Tageschaos. Eine klare Wochenstruktur hilft, ohne Zeitverlust die richtigen Aufgaben anzugehen.
- Routinen schaffen Produktivität. Je klarer die Zeitfenster vordefiniert sind, desto weniger Entscheidungen müssen getroffen werden = weniger Stress und mehr Output.
- Nutze Automatisierungen für Termine und Aufgaben, um die Zeit für Abstimmungen und Planung zu reduzieren.
[.b-important-block]MW Smart Home ist ein innovatives Unternehmen für smarte Energielösungen und Gebäudesicherheit. Das junge Team rund um Marco Wengert kümmert sich um die Beratung sowie Umsetzung von Smart-Home-Projekten für Eigenheim und Gewerbe.[.b-important-block]
[$tag]💡 Über MW Smart Home[$tag]
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Werde selbst zum Planer-Champion!
Ob Kreativagentur, IT-Dienstleister oder Smart-Home-Unternehmen – die erfolgreichsten Planer:innen haben eines gemeinsam: Sie kombinieren klare Strukturen mit Flexibilität, behalten den Überblick über Ressourcen und Deadlines und nutzen den awork Planer, um effizient und produktiv zu arbeiten.
Jeder Planer-Champion verfolgt dabei seinen eigenen Stil, doch sie alle setzen auf regelmäßige Abstimmungen, eine realistische Workload-Betrachtung und die kontinuierliche Optimierung ihrer Planung. Das zeigt: Planung ist kein starres Konstrukt – sie entwickelt sich mit dir und deinem Team weiter!
Jetzt bist du dran! Probiere die Tipps aus, passe sie an deine Arbeitsweise an und finde heraus, welche Methoden deinen Planungsalltag erleichtern.
Der nächste Schritt? Öffne awork und bring mit dem Planer deine Projekte auf das nächste Level – ganz ohne Chaos. 🚀
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