Projektmanagement und Workmanagement sind zwei Begriffe, die regelmäßig gehört und verwendet werden, aber oft verstehen viele Menschen die Unterschiede nicht. Diese Begriffe führen immer wieder zu Verwirrung und werden manchmal im falschen Zusammenhang verwendet.
In diesem Artikel zeigen wir die Definitionen auf, um dir zu helfen, die beiden Begriffe zu unterscheiden.
Was sind die Unterschiede zwischen Projekt- und Workmanagement?
[.toc-name]Die Unterschiede[.toc-name]
Projektmanagenent
Projektmanagement und Workmanagement sind Funktionen zur Organisation und Verwaltung von Arbeit, aber sie haben unterschiedliche Schwerpunkte und Anwendungsbereiche.
Projektmanagement bezieht sich auf die Planung, Organisation und Durchführung eines spezifischen Projekts. Ein Projekt ist in der Regel eine einmalige Initiative mit klar definierten Zielen, einem Startdatum und einem Fälligkeitsdatum sowie spezifischen Anforderungen.
Das Projektmanagement umfasst typischerweise:
✅ Projektdefinition: Festlegung der Ziele, des Umfangs und der Anforderungen.
✅ Projektplanung: Erstellung eines detaillierten Projektplans, der Zeitrahmen, Ressourcen, Budget und Meilensteine umfasst.
✅ Durchführung und Steuerung: Überwachung der Projektfortschritte, Verwaltung der Ressourcen und Anpassung des Plans bei Bedarf.
✅ Abschluss: Formale Beendigung des Projekts, Evaluation der Ergebnisse und Dokumentation der Lessons Learned.
Workmanagement
Workmanagement ist ein breiterer Begriff, der sich auf die Organisation und Verwaltung aller anfallenden Arbeiten innerhalb eines Teams oder einer Organisation bezieht. Es geht nicht nur um einmalige Projekte, sondern um kontinuierliche Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten, die zur Erreichung der Ziele beitragen.
Workmanagement umfasst:
✅ Aufgabenverwaltung: Planung und Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder.
✅ Workflow-Optimierung: Effiziente Gestaltung der Arbeitsabläufe, um die Produktivität zu steigern.
✅ Ressourcenmanagement: Verwaltung der verfügbaren Ressourcen (z.B. Zeit, Personal, Materialien).Kommunikation und Kollaboration: Sicherstellung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
✅ Leistungsüberwachung: Verfolgung des Fortschritts und der Leistung im Hinblick auf die gesetzten Ziele.
[.b-important-block]Projektmanagement ist spezifisch und zielgerichtet auf einzelne Projekte mit einem definierten Anfang und Ende. Workmanagement ist breiter und bezieht sich auf die kontinuierliche Verwaltung und Optimierung der Arbeitsprozesse und Aufgaben innerhalb einer Organisation.
Beide Konzepte sind wichtig und können sich überschneiden, besonders in Organisationen, die sowohl Projekte als auch kontinuierliche Arbeitsprozesse managen müssen.[.b-important-block]
[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]
Was ist das klassische Projektmanagement?
[.toc-name]Projektmanagement im Detail[.toc-name]
Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Arbeitsmanagement liegt im Prinzip in den unterschiedlichen Anwendungen, in denen die Methoden eingesetzt werden.
Projektmanagement (PM) ist eine Organisationsmethode für einmalige Projekte. Das bedeutet, dass diese Projekte Fristen haben. Sie sind zeitlich begrenzt und werden innerhalb dieses Zeitrahmens abgeschlossen.
Im PM werden bestimmte Methoden eingesetzt, um ein Projekt zu planen, zu steuern und durchzuführen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, gemeinsam mit seinen Projektteammitgliedern daran zu arbeiten, alle Projektziele und Meilensteine zu erreichen. Der Erfolg eines Projekts wird durch ein klares Ziel definiert. Deshalb sind Teams, die an solchen Projekten arbeiten, auch kurzlebig. Es sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter/innen ergänzen. Nur so kann ein zusammenhängendes Projektteam entstehen. Hier ist ein Beispiel, um das zu verdeutlichen:
Projektziel
Es gibt einen neuen Auftrag in deiner Agentur. Du sollst eine komplette Marketingkampagne für einen neuen Großkunden auf die Beine stellen und ein Design für sein neues Produkt entwerfen...
Projektstruktur
Für jedes Projekt gibt es eine verantwortliche Person, in diesem Fall den Projektmanager, nennen wir ihn Markus. Er sorgt dafür, dass jeder im Team weiß, wofür er verantwortlich ist, sich gegenseitig unterstützt und dass alle Termine eingehalten werden. Markus beginnt damit, Aufgaben für dieses Projekt zu erstellen, ein Team zusammenzustellen und diese Aufgaben auf die verschiedenen Kollegen zu verteilen. Larissa, Max und Julia sind für das kreative Brainstorming, die Formulierung von Ideen und die Gestaltung der Kampagne zuständig. Björn kümmert sich um das passende Design.
Diese Organisation ist die einzige Möglichkeit, produktiv am Projekt zu arbeiten. Andernfalls würden sich die Mitarbeiter möglicherweise gegenseitig behindern, die Arbeit an einer Aufgabe würde doppelt erledigt oder eine Aufgabe könnte sogar ganz vergessen werden. Natürlich beschreibt das zur Verdeutlichung gewählte Beispiel aus der Agentur die ideale Situation. In der Realität müssen Max und Larissa noch ein zweites wichtiges Projekt managen, was bedeutet, dass der gesamte Planungsprozess hin und wieder durcheinander geraten kann. Hier kann die richtige Software bei der Projektorganisation helfen. Schließlich wissen wir alle, dass solche Helfer unverzichtbar sind, uns Struktur geben und uns davor bewahren, hin und wieder etwas Wichtiges zu vergessen.
Was bedeutet also Workmanagement?
[.toc-name]Workmanagement im Detail[.toc-name]
Beim Work Management (WM) werden die gut durchdachten Methoden von Projektmanagement auf das aktuelle Tagesgeschäft übertragen und angewendet. Das primäre Ziel ist nicht der Abschluss eines Projekts, sondern die Optimierung der internen Produktivitätskultur.
Dazu gehört:
👉 die allgemeine tägliche Arbeitsorganisation
👉 die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben
👉 die Absprache zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen
👉 die Einhaltung von internen und externen Terminen
Grundsätzlich geht es darum, dass wichtige Informationen über interne Aufgaben klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team strukturiert ablaufen kann.
Methode im Arbeitsmanagement - Das Kanban Board
Eine beliebte Methode bei WM ist die Kanban-Board. Mit ihrer Hilfe wird der Arbeitsablauf übersichtlich visualisiert. Die Aufgaben werden in Prozessphasen unterteilt. Meistens bestehen sie aus Unterteilungen in "zu erledigen", "in Arbeit" und "erledigt". Jede Aufgabe muss also diese Phasen durchlaufen. So wird auf einen Blick deutlich, welche und wie viele Aufgaben sich in einer bestimmten Phase befinden. Dieses Wissen kann dann als Hilfe bei der weiteren Planung genutzt werden.
Mit Hilfe eines guten Arbeitsmanagements wie awork wird der Informationstransfer von einzelnen Geschäftsprozessen verbessert, so dass organisatorische Herausforderungen besser gemeistert werden können. Aber wie lässt sich das in einem Unternehmen konkret umsetzen? Um das zu veranschaulichen, werfen wir noch einmal einen Blick auf die Agentur:
Wie kann das Team in der Agentur durch Arbeitsmanagement produktiver zusammenarbeiten?
Bei einem guten WM ist die Übergabe von kompakten Aufgaben ein wichtiger Bestandteil. Zu diesen Aufgaben gehören detaillierte Informationen, Fristen, frühere Aktivitäten und Kontakte. Zum Beispiel kommuniziert Larissa aus dem Marketingteam mit Tom aus der Personalabteilung über ein Workmanagement-Tool. Sie teilt ihm in der erstellten Aufgabe mit, dass diese Aufgabe erledigt wurde, dass sie Feedback zu dieser Aufgabe hat oder, dass die Stellenausschreibung freigegeben wurde. Besonders effizient ist es, wenn alle relevanten Informationen zu den Aufgaben übersichtlich im WM-Programm gespeichert werden können. So sind alle relevanten Dokumente, eventuelle Vereinbarungen und Fristen in den Aufgaben selbst zu finden.
Wenn es zum Beispiel um die Stellenausschreibung geht, dann werden sowohl Larissas Text als auch Toms Kommentare in einem neuen Dokument in der entsprechenden Aufgabe in der Workmanagement-Tool gespeichert. Das bedeutet, dass sowohl Tom als auch Maria jetzt eine klare Visualisierung des Status der Aufgabe haben und welche Dokumente zu der Aufgabe gehören. Der Arbeitsprozess ist so auch für Larissas Kollegin nachvollziehbar, wenn sie während ihres Urlaubs für Larissa einspringt. Das ist äußerst praktisch, denn es verhindert Doppelarbeit und damit Zeitverschwendung.
Bessere Übersicht und Transparenz durch produktives Arbeitsmanagement
Nicht zuletzt brauchen Chefs auch einen Überblick über alle Projekte und die Workload ihrer Mitarbeiter. In unserem Fall wäre sofort ersichtlich, dass Larissa ziemlich viele Aufgaben zu erledigen hat und daher derzeit keine freien Kapazitäten für ein neues Projekt hat - im Gegensatz zu ihrer Kollegin. So könnte der neue wichtige Auftrag direkt an die Mitarbeiter/innen verteilt werden, die noch für neue Aufgaben verfügbar sind. Auch die Transparenz einer WM sollte hervorgehoben werden. Jeder, auch die Chefs, kennt den Aufgabenstatus. Hier liegt der Fokus nicht auf der Kontrolle der Beschäftigten, sondern dient in erster Linie dazu, sich über Aufgaben zu einigen. Vielleicht wird für eine Aufgabe Hilfe oder eine zweite Meinung benötigt, die direkt eingesehen und entsprechend eingeplant werden kann.
Das Workmanagement mit awork hilft, unnötige oder sogar doppelte Arbeit zu vermeiden. Das macht die eigene tägliche Arbeit zuverlässiger und nachvollziehbarer, auch für Kollegen und Vorgesetzte. Das ist besonders für Teams wichtig, da Absprachen klar und transparent dargestellt werden und Aufgaben parallel bearbeitet werden können.
Wie sieht das Arbeitsmanagement mit awork aus?
[.toc-name]Workmanagement in awork[.toc-name]
awork hilft dir, dich und dein Team besser zu organisieren und deinen Arbeitsablauf zu verbessern. Es ist ein Workmanagement-Tool wo du alle deine Aufgaben für bestimmte Themen strukturiert anlegen kannst. Das geschieht in Projekten. Das mag auf den ersten Blick verwirrend erscheinen, aber die Idee und Umsetzung von Projektmanagement hat sich schließlich bewährt und macht, wie du gesehen hast, jetzt auch im Arbeitsalltag Sinn. Deshalb arbeitet awork mit der praktischen Einteilung von Projekten, um dich und dein Team besser zu strukturieren und gemeinsam produktiver zu werden.
In awork kannst du Projekte erstellen, Teammitglieder einladen, Aufgaben in diesen Projekten erstellen und die entsprechenden Personen zuweisen. Auf diese Weise kann jeder sehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Besonders vorteilhaft ist, dass Dokumente oder Dateien direkt in den Aufgaben hochgeladen werden können, Kollegen benachrichtigt werden können und die Kommunikation somit in der Aufgabe stattfindet. So wird sichergestellt, dass alle deine Entscheidungen zu Projekten und Aufgaben immer klar dokumentiert sind.
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Fazit
Projekte sind zeitlich begrenzt und erfordern eine bestimmte Struktur und Organisation, um erfolgreich durchgeführt werden zu können. Um dies zu erreichen, haben sich bestimmte Projektmanagement Standards etabliert. Das Arbeitsmanagement baut auf der Idee von Projektmanagement auf, organisiert aber die interne Kommunikation in einem Unternehmen. Dabei geht es um die allgemeine Organisation des Arbeitsalltags, die Zuverlässigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben, die Abstimmung zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung von internen und externen Terminen. Grundsätzlich soll sichergestellt werden, dass wichtige Informationen, die zur Verbesserung der Arbeitsabläufe benötigt werden, klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team effizient durchgeführt werden kann.
Diese Organisation vermeidet Doppelarbeit und macht die tägliche Arbeit verständlicher und strukturierter.
