Jour fixe: Vom Pflichttermin zum Traummeeting

Yes, wir alle haben sie: Termine, zu denen wir gehen müssen, obwohl wir uns wirklich spannenderes vorstellen könnten. 

Leider landen Regeltermine wie Jour fixe oft auf der Liste der unliebsamen Meetingslots. Dabei hat ein Jour fixe das Potential, ein richtig nicer und effizienter Termin zu sein! 

Vom Inhouse-Meeting bis zum Kunden Jour fixe - mit der passenden Vorbereitung, einer effizienten Durchführung und der richtigen Nachbereitung holst du mehr aus deinem Jour fixe heraus. 

Entdecke in unserem Artikel, die Vorteile, Tipps und eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zur perfekten Jour fixe Planung. 

Was ist ein Jour fixe?

Ein Jour fixe ist ein regelmäßig stattfindender Termin, der dazu dient, sich mit Kunden oder Teammitgliedern auszutauschen. In dem wöchentlichen oder monatlichen Meeting werden aktuelle Themen besprochen, Fortschritte geteilt und gemeinsam anstehende Entscheidungen getroffen. Das Jour fixe Meeting sorgt für Kontinuität und hilft dabei, die Kommunikation sowie die Beziehungen zu stärken.

Unterschiede zwischen Meetings und Jour fixe

Meetings und Jour fixe unterscheiden sich vor allem in ihrer Regelmäßigkeit und Formalität. Ein Meeting ist oft ein geplantes Treffen, das angesetzt wird, wenn es spezifische Themen gibt, die besprochen werden müssen. Es kann einmalig oder unregelmäßig sein. 

Ein Jour fixe hingegen ist ein fest eingeplanter Termin, der in gleichbleibenden Abständen stattfindet, um laufende Projekte und Aufgaben zu besprechen. Die Kontinuität des Jour fixe fördert eine strukturierte Kommunikation und hilft dabei, den Überblick zu behalten und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Da alle wissen, wann der Jour fixe stattfindet, können sie sich besser darauf vorbereiten und es entsteht ein regelmäßiger Austausch.

[.b-important-block]Das Wort Jour fixe setzt sich aus dem französischen "Jour" für Tag und "fixe" für zu deutsch "fest" oder "fix" zusammen. Also ein "fixer Tag". Hier liegt vermutlich auch der Ursprung, dass viele die eigentlich falsche Schreibweise "Jour fix" verwenden. Abgekürzt mit "JF" kann dir das in Meetingeinladungen nicht mehr passieren. Ausgesprochen wird der Jour fixe: "Schur fix" - das hintere "e" ist also stumm.[.b-important-block]

[$tag]💡 Wie spricht man Jour fixe aus?[$tag]

Warum ein regelmäßiger Jour fixe wichtig ist?

[.toc-name]Warum ein Jour fixe wichtig ist?[.toc-name]

Neben all der KI-Thematik, innovativen Produktionslösungen und technischen Hilfsmitteln ist es wichtig, den persönlichen Kontakt zu deinen Kund*innen zu halten. Mit einem Regeltermin schaffst du eine verlässliche Kommunikationsbasis und sorgst dafür, dass beide Seiten immer auf dem neuesten Stand sind.

Die Vorteile eines Jour fixes:

⭐️ Erkenne Kundenwünsche schneller und gehe individuell auf sie ein

⭐️ Räume Missverständnisse frühzeitig aus dem Weg und stärke Vertrauen

⭐️ Baue eine langfristige Partnerschaft auf, die auf Transparenz und Offenheit setzt

⭐️ Werde ein Team mit deinen Kund*innen und lass die typische "Kunden- & Auftragnehmerseiten" hinter dir

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Projekte, für die ein Regeltermin nützlich ist

Ein Jour fixe mit Kund*innen ist Gold wert, vor allem bei langfristigen Projekten. 

Stell dir vor, du arbeitest an einer großen Marketingkampagne, die sich über Monate zieht. Da willst du doch am Ball bleiben und sicherstellen, dass alle immer up to date sind, oder? Genau hier spielt der Jour fixe seine Stärken aus. 

Oder in der Software-Entwicklung – ständig gibt's Updates und neue Features. Ohne regelmäßigen Austausch verlierst du schnell den Überblick. 

Und dann sind da noch Events. Eine Veranstaltung zu planen, ist ein Riesending! Locations checken, Catering organisieren, die Promo am Laufen halten – da hilft ein wöchentlicher Jour fixe, damit alles glatt läuft. 

Neben Kundenprojekten profitieren auch remote Teams von Jour fixes. In den regelmäßigen Meetings werden aktuelle Themen besprochen und der Teamzusammenhalt gefördert. 

Kurz gesagt: Überall, wo Teams eng verzahnt arbeiten und die Ziele sich bewegen, ist ein Jour fixe ein echtes Ass im Ärmel.

[.b-important-block]Laufende Projekte innerhalb von Agenturen und Consultingfirmen werden häufig als Retainer abgerechnet. Dabei wird eine Monatspauschale festgelegt, für die die auftragnehmende Firma einen gewissen Stundensatz oder Projektumfang leistet. Dadurch verschwimmen bei Retainerprojekten oft die Grenzen einzelner Bereiche, neue Aufgaben kommen hinzu und eine langfristige Zusammenarbeit stellt sich ein. Zudem sind bei Projekten auf Retainerbasis oft mehrere Teammitglieder am Start. Umso wichtiger ist es, in regelmäßigen Jour fixes alle auf den selben Status Quo zu bringen.[.b-important-block]

[$tag]💡 Jour fixe für Retainerprojekte[$tag]

Wie wird der Jour fixe hilfreich und inhaltsvoll?

[.toc-name]Wie wird der Jour fixe hilfreich?[.toc-name]

Gute Vorbereitung und eine effektive Durchführung sind entscheidend für einen erfolgreichen Jour fixe. 

Leg dir zunächst klare Ziele für das Meeting fest. Was soll besprochen werden? Welche Ergebnisse erwartest du? 

Bereite eine Agenda vor und teile sie vorab mit den Teilnehmer*innen, damit sich alle vorbereiten können. 

Sei während des Jour fix aufmerksam und leite das Gespräch zielgerichtet. Aktives Zuhören ist wichtig, um auf Kundenwünsche einzugehen und Missverständnisse zu vermeiden. 

Halte die Diskussionen auf Kurs und achte darauf, dass jede*r zu Wort kommt. 

Stelle sicher, dass du alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definierst und dokumentierst, damit nach dem Treffen alle wissen, was zu tun ist. 

Kurzum: Strukturiere, kommuniziere offen und halte nach, dann wird dein Jour fixe zu einem echten Erfolgsinstrument.

Faktoren, die Jour fixe zum unbeliebten Meeting machen

Ein Regelmeeting kann schnell unbeliebt werden, wenn es schlecht vorbereitet ist oder als Zeitverschwendung empfunden wird. 

Häufige Faktoren sind:

❌ mangelnde Agenda

❌ zu viele unstrukturierte Diskussionen

❌ das Fehlen konkreter Ergebnisse

Wenn Teilnehmer*innen das Gefühl haben, dass ihre Zeit nicht effektiv genutzt wird, sinkt die Motivation, teilzunehmen. Zudem kann eine zu starre Struktur, die keine Flexibilität für spontane Themen oder Diskussionen zulässt, den Jour fixe unattraktiv machen. Auch die fehlende Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen trägt dazu bei, dass das Meeting als nutzlos wahrgenommen wird. 

Deshalb ist es wichtig, den Jour fixe gut zu planen, zu moderieren und sicherzustellen, dass er einen echten Mehrwert für alle Beteiligten bietet.

Kunden Jour fixe richtig durchführen

1. Klarheit über Ziele und Agenda schaffen

Um einen erfolgreichen Jour fixe mit Kund*innen zu managen, ist es essentiell, dass du von Anfang an Klarheit über die Ziele und die Agenda schaffst. Definiere zuerst, was du mit dem Meeting erreichen möchtest. Sind es Updates zum Projektstatus, die Klärung offener Punkte oder strategische Entscheidungen? 

Sobald das Ziel feststeht, erstelle eine Agenda. Diese sollte alle Themen auflisten, die besprochen werden sollen, und eine geschätzte Zeitspanne für jedes Thema enthalten. 

Informiere alle Teilnehmer*innen im Voraus über die Agenda, damit sie sich vorbereiten können. Eine gut durchdachte Agenda hilft, das Meeting strukturiert und effizient zu halten.

⭐️ Bonuspunkt: Es zeigt deinen Kund*innen, dass du ihre Zeit wertschätzt und professionell arbeitest. ⭐️

2. Teilnehmer*innen einladen und Termin festlegen

Die erste Einladung für den Regeltermin ist natürlich super wichtig. Finde mit dem Projektteam einen passenden Termin und hinterlege in der Einladung alle relevanten Infos, sodass jeder weiß, worum es geht. 

Doch auch die sich wiederholende Termineinladung sollte immer die jeweilige Agenda enthalten und kurz zusammenfassen, was der Sinn und das gewünschte Ergebnis ist. So können auch Vertretungen und neue Kolleg*innen schnell und effizient in eure Jour fixe Struktur einsteigen. 

3. Vorbereitung der Unterlagen oder Präsentationen

Wenn du dich auf einen Jour fixe mit Kund*innen vorbereitest, ist es wichtig, dass deine zu teilenden Informationen präsentierbar aufbereitet sind. Ob das eine Projekt-Timeline, eine abgehakte Aufgabenliste oder eine Präsentation ist hängt von dem jeweiligen Projekt und deiner Arbeitsweise ab. 

Da du bereits die Ziele deines Meetings kennst, strukturierst du die zu besprechenden Inhalte passend dazu.

Benötigst du eine Freigabe für einen Entwurf? Setze den Status dieser Aufgabe auf "Feedback notwendig", dann ist dies im JF direkt sichtbar und wird nicht vergessen.

⭐️ Tipp: Du bist nicht die einzige Person, die etwas vorbereiten oder mitbringen muss? Dann notiere dies in der Termineinladung. Genaue Anweisungen helfen, dass sich jede*r Teilnehmer*in gut vorbereiten kann. ⭐️

4. Struktur und Zeitplan im Meeting beibehalten

Für einen smoothen JF ist es wichtig, dass du die Struktur und den Zeitplan im Griff hast. Anhand der Agenda siehst du bereits, welche Themen besprochen werden müssen und du kannst ableiten, wie viel Zeit je Punkt notwendig ist. 

⭐️ Tipp: Frage die Teilnehmer*innen zu Beginn des Meetings, ob die Agenda passend ist oder ob sie etwas hinzufügen möchten. Denkt ein*e Teilnehmer*in durchgehend an ein Thema, das nicht vergessen werden darf, ist es schwer, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Daher direkt alle Aspekte sammeln und den Kopf frei machen. ⭐️

Anhand der Agenda führst du durch das Meeting und hältst den Plan so gut es geht ein. Das zeigt, dass du den Zeitplan ernst nimmst und die Zeit deiner Kund*innen respektierst. 

Doch bleib flexibel, falls mal was dazwischen kommt - auch das ist kein Weltuntergang und oft entstehen durch Off-topic-Diskussionen neue, spannende Ideen. 

5. Nachbereitung des Meetings

Ein guter Jour fixe mit Kund*innen endet nicht, wenn alle das Meeting verlassen. Die Nachbereitung ist genauso wichtig, um sicherzustellen, dass alle Punkte umgesetzt werden. Ein Jour fixe Protokoll sollte immer erstellt werden, das alle besprochenen Punkte, Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben festhält. Versende das Protokoll zeitnah an alle Teilnehmer*innen, damit nichts in Vergessenheit gerät.

• Notizen machen: Schreib während des Treffens alles Wichtige mit, damit keine Details verloren gehen.
• To-Do-Liste erstellen: Notiere alle Aufgaben, die während des Meetings beschlossen wurden, inklusive Fristen und Verantwortlichkeiten.
• Protokoll führen: Halte Beschlüsse und Diskussionen in einem Protokoll fest, das du im Anschluss an alle Teilnehmer*innen versendest.‍
• Tools nutzen: Setze auf Projektmanagement-Tools, um Aufgaben zu verteilen und den Fortschritt zu überwachen.

So behältst du den Überblick und stellst sicher, dass die Ergebnisse des Jour Fixe umgesetzt werden.

6. Umgang mit schwierigen Situationen oder Kritik

Keine noch so gute Vorbereitung verhindert, dass es auch mal heiß her geht. Unzufriedenheit oder Unstimmigkeiten passieren einfach manchmal im Kundenprojektgeschäft und können den Jour fixe knifflig machen. Daher ist es wichtig, zu lernen, wie du damit richtig umgehen kannst. 

1. Ruhig bleiben: Atme tief durch und bewahre die Ruhe. So behältst du den Kopf klar.
2. Zuhören: Gib deinen Kund*innen die volle Aufmerksamkeit. Oft wollen Menschen einfach gehört werden.
3. Verständnis zeigen: Bestätige, dass du das Problem verstanden hast, und zeig Empathie.
4. Lösungsorientiert bleiben: Denke in Lösungen, nicht in Problemen. Überlege, wie das Feedback helfen kann, den Service zu verbessern.
5. Dank aussprechen: Bedanke dich für das Feedback, egal wie kritisch es ist. Es zeigt, dass dir die Meinung deiner Kund*innen wichtig ist.
6. Nachfassen: Bespreche, wie und wann ihr die angesprochenen Punkte angeht. So fühlen sich die Kund*innen ernst genommen. 

Mit diesen Schritten meisterst du auch schwierige Gespräche mit Bravour.

Vorlagen für Jour fixe nutzen

Der wöchentliche oder monatliche Jour fixe muss jedes Mal vorbereitet werden, das ist klar. Damit das schnell klappt und du dabei nicht zu viel Zeit einplanen musst, sind Vorlagen Gold wert. Du kannst nämlich mit einer guten Vorlage sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und nichts unter den Tisch fällt.

Leg dir eine Vorlage an, die folgende zu befüllende Punkte enthält: 

✅ Agenda

✅ Ziele des Treffens

✅ Protokoll der letzten Sitzung

✅ Raum für Notizen

So gehst du strukturiert vor und schaffst einen klaren Rahmen für dein Gespräch. Und denk dran: Die Vorlage ist nur ein Gerüst. Pass sie an die Bedürfnisse des Projektes an, damit jeder Jour fixe auch wirklich produktiv ist. 

Nutze die Vorlage auch, um die Ergebnisse festzuhalten, Aufgaben zu verteilen und den nächsten Jour fixe zu planen. So bleibt alles im Fluss und du hast den Kopf frei fürs Wesentliche: deine Kund*innen.

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